Checklist para organizar un Mercado de Navidad sin olvidos

Organizar un Mercado de Navidad implica coordinar expositores, puestos, permisos, comida, bebidas y circulación de visitantes. Esta checklist reúne 75 tareas y 80 artículos para avanzar en el orden adecuado, desde reservar el lugar hasta preparar el montaje. Incluye también los detalles que suelen quedar para el último momento: conexiones eléctricas, etiquetas de precios, números de puesto, cobros y un plan alternativo si llueve. Úsala como guía de trabajo y marca cada punto a medida que lo confirmes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Hacer reservas
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
Invitar a los expositores
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Confirmar ventas de puesto
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar permisos
Registrar los puntos de conexión eléctrica
2 personas
Confirmar proveedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Hacer menús
Hacer etiquetas de precio
Preparar los números de puesto
Probar el sistema de pago
2 personas
Preparar señales de ruta
Publicar la promoción en redes sociales
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Clasificar decoración navideña
2 personas
Dejar listo el plan para lluvia
Despejar el recinto
4 personas
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Montar las mesas del puesto
5 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Conectar cables de extensión
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar las cartas del menú
2 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Preparar el catering
5 personas
Calentar el vino caliente
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar efectivo
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Realizar la ronda de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender el punto de información
2 personas
Servir el catering
5 personas
Servir vino caliente
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer aperitivos
3 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Procesar pagos
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la iluminación
Anunciar la última ronda
Cerrar ventas
4 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Asegurar el dinero y el equipo
3 personas
Desmontar el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
4 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 18
Mesas altascant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mantelescant. 24
Estructuras para puestoscant. 12
Cajas de almacenajecant. 12
Percheroscant. 6

Vajilla

Tazascant. 120
Tazas para vino calientecant. 150
Vasos para refrescoscant. 120
Platoscant. 120
Cuencoscant. 80
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 80
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas para servircant. 12

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 20
Coronas navideñascant. 6
Ramas decorativascant. 20
Caminos de mesa rojoscant. 24
Números de puestocant. 18
Etiquetas de preciocant. 100
Carteles del menúcant. 8
Señales de rutacant. 10
Pinzas de la ropacant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Farolescant. 12
Bateríascant. 48

Equipo

Mantener calientecant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Cajas de la cajacant. 4
Datáfonoscant. 4
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Enrollacablescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Pinzascant. 10
Guantes de hornocant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20
Cucharones de servircant. 12
Abrebotellascant. 6
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Escobas de manocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de papel de cocinacant. 8
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Linternascant. 6

Otros

Cajas de caudalescant. 4
Monederoscant. 4
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 24
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 6
Paraguascant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define la distribución de los puestos antes de invitar a los expositores. Así puedes indicar medidas, ubicación, acceso a electricidad y número de puesto sin cambiarlo todo después.
Confirma los permisos y los proveedores con varias semanas de margen. La electricidad, las carpas y las mesas suelen ser difíciles de resolver cuando faltan pocos días.
Prepara los precios, menús y carteles antes del montaje. Lleva también pinzas y cajas de almacenaje para fijar etiquetas, guardar materiales y mantener despejadas las mesas.
Prueba el sistema de pago al menos 48 horas antes y comprueba qué puntos necesitan conexión eléctrica. Lleva una alternativa para cobrar si falla la red o un terminal.
Revisa la previsión meteorológica entre 3 y 5 días antes y deja listo el plan para lluvia. Comprueba dónde colocar las carpas, cómo proteger la decoración y por qué entrada circularán los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva la fecha y el lugar al principio, y deja las últimas 2 semanas para confirmar expositores, voluntarios, proveedores, pagos y compras.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un Mercado de Navidad?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 10 puestos, más 2 personas para coordinación y apoyo durante el montaje. Para un mercado de 20 puestos, organiza como mínimo 4 voluntarios por turno.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos y las preferencias dietéticas?: Cierra las ventas de puestos y las inscripciones entre 3 y 4 semanas antes. Recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario y entrega el resumen a quienes preparen los menús.
¿Qué hay que preparar el día anterior al Mercado de Navidad?: Deja listas las provisiones no perecederas, enfría las bebidas y clasifica la decoración el día anterior. También conviene preparar los números de puesto, las etiquetas de precio, las señales de ruta y comprobar el pronóstico del tiempo.

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