Kerstmarkt organiseren met een praktische checklist

Een kerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en kerstdecoratie. Je moet kraamhouders, bezoekersstromen, betalingen, stroom en warme bereidingen op elkaar afstemmen. Begin met aanmeldingen, dieetwensen en reserveringen en werk daarna toe naar een duidelijke plattegrond en een gecontroleerde voorraad. Plan de laatste controle op de dag zelf: leveringen, weersverwachting, koeling, contant geld en apparatuur bepalen of je zonder vertraging kunt openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Kraamhouders bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Plattegrond opstellen
2 personen
Verkoopregels afdrukken
Programma afdrukken
Leveringen bevestigen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Boodschappen controleren
2 personen
Droge voorraad sorteren
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Kerstdecoratie verzamelen
2 personen
Kraamhouders informeren
Contant geld klaarleggen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Soep voorbereiden
3 personen
Warme chocolademelk maken
2 personen
Glühwein voorbereiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Broodjes beleggen
3 personen
Kraamindeling uitzetten
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
4 personen
Kerstbomen plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Menuborden plaatsen
2 personen
Kassapunten inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Veiligheidsroute vrijmaken
2 personen
Kraamhouders ontvangen
3 personen
Kramen laten inrichten
4 personen

Event

Opening aankondigen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kassa bemannen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Warme dranken serveren
4 personen
Soep serveren
3 personen
Glühwein serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffetvoorraad aanvullen
3 personen
Servies inzamelen
3 personen
Tafels afnemen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Lichtdecoratie controleren
2 personen
Muziek afspelen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Laatste verkoop aankondigen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Servies afwassen
4 personen
Kramen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie inpakken
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen drogen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Kraamtafelsaantal 12
Biertafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kassatafelsaantal 3
Hoge tafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 6
Kerstboomstandaardsaantal 3
Kunststof bakkenaantal 12
Kraamwandenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glühweinbekersaantal 150
Kommetjesaantal 100
Soepkommenaantal 100
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Bordenaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Soepketelsaantal 3
Glühweinpanaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kassaboxenaantal 3
Pinapparatenaantal 3
Krattenaantal 20
Handkarrenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 12
Ledlampenaantal 16
Batterijlampenaantal 8
Lantaarnsaantal 10

Decoratie

Kunstkerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstkransenaantal 6
Kerstslingersaantal 12
Stoffen tafellopersaantal 16
Prijskaartjesaantal 100
Menubordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 10
Kerststerrenaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 16

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmessenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Serveertangenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig kraamhouders uiterlijk 2 weken vooraf en stuur daarna de kraamindeling, verkoopregels en praktische informatie opnieuw. Zo weet iedereen waar de kraamtafels, kraamwanden en eventuele kledingrekken staan.
Maak de plattegrond niet alleen voor de kramen. Houd ruimte vrij voor kassatafels, hoge tafels, klapstoelen en wachtrijen bij koffie, soep, warme chocolademelk en glühwein.
Controleer stroom minstens 7 dagen vooraf: tel het aantal koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels en warmhoudbakken en leg per stroompunt vast welke verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn.
Bereid warme dranken en eten in aparte rondes voor. Zet koelproducten pas kort voor gebruik klaar in koelboxen en controleer de droge voorraad de dag vóór de markt, niet tijdens de opbouw.
Leg betaalmiddelen en servies op vaste plekken klaar: kassaboxen en pinapparaten bij de verkoop, en bekers, kommen, borden en bestek direct bij de uitgifte. Plan minimaal 30 minuten vóór opening voor een laatste proef- en telronde.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstmarkt organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en kraamhouders. Plan de plattegrond, reserveringen en leveringen uiterlijk 2 weken voor de markt en doe de voorraadcontrole 1 dag vooraf.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker, afhankelijk van de verblijfsduur. Verdeel die inschatting over koffie, thee, warme chocolademelk en glühwein en houd extra bekers achter de hand voor piekmomenten.
Wanneer moet ik de kerstmarkt opbouwen?: Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw van partytenten, kraamtafels, tafels, apparatuur en decoratie. Begin met de kraamindeling en stroomvoorziening, zodat daarna de food- en verkoopplekken logisch kunnen worden ingericht.
Wat moet ik bij een kerstmarkt voor slecht weer regelen?: Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zorg dat partytenten, kraamwanden, kunststof bakken en koelboxen klaarstaan en bepaal vooraf wie bij wind of regen de opstelling aanpast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.