Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël demande une préparation suivie, surtout lorsque plusieurs exposants, livraisons et espaces de vente se coordonnent le même jour. Utilisez cette checklist pour avancer dans le bon ordre : invitations, inscriptions, réservations, plan des stands, achats et installation. Prévoyez aussi le service du café, du thé, de la soupe, du chocolat chaud et du vin chaud. Les détails oubliés concernent souvent l’argent liquide, les besoins alimentaires, les rallonges et le stockage au froid.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Faire les réservations
Établir le plan
2 personnes
Imprimer les règles de vente
Imprimer le programme
Confirmer les livraisons
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les courses
2 personnes
Trier les stocks secs
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler les décorations de Noël
2 personnes
Informer les exposants
Préparer l'argent liquide
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la soupe
3 personnes
Préparer du chocolat chaud
2 personnes
Préparer le vin chaud
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Tracer l’agencement des stands
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Installer les sapins de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les panneaux du menu
2 personnes
Aménager les points de caisse
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
Faire aménager les stands
4 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Tenir la caisse
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir des boissons chaudes
4 personnes
Servir la soupe
3 personnes
Servir du vin chaud
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Collecter la vaisselle
3 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Vérifier la décoration lumineuse
2 personnes
Passer de la musique
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Annoncer la dernière vente
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Emballer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire sécher le matériel
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de standqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tables de caisseqté 3
Tables hautesqté 4
Portants à vêtementsqté 6
Pieds de sapinqté 3
Bacs en plastiqueqté 12
Parois de standqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Tasses à vin chaudqté 150
Petits bolsqté 100
Bol à soupeqté 100
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Assiettesqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 3
Marmite à vin chaudqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 20
Chariots à mainqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 16
Lampes à batterieqté 8
Lanternesqté 10

Décoration

Sapins de Noël artificielsqté 3
Boules de Noëlqté 80
Couronnes de Noëlqté 6
Guirlandes de Noëlqté 12
Chemins de table en tissuqté 16
Étiquettes de prixqté 100
Panneaux de menuqté 8
Panneaux directionnelsqté 10
Étoiles de Noëlqté 12
Décorations de tableqté 16

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Pinces de serviceqté 12
Thermosqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez les inscriptions au moins 6 semaines avant le marché. Demandez dès le départ les besoins alimentaires et confirmez les exposants avant de finaliser le plan des stands.
Établissez le plan de circulation 2 à 3 semaines avant l’événement. Réservez un espace distinct pour les tables de caisse, les boissons chaudes, les files d’attente et les livraisons.
Vérifiez le matériel électrique au moins 7 jours avant : machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises doivent être compatibles avec les prises disponibles. Gardez les câbles hors des passages.
Préparez les boissons et la soupe le jour même, en prévoyant au minimum 2 heures avant l’ouverture pour le café, le chocolat chaud et le vin chaud. Utilisez des équipements de maintien au chaud plutôt que de tout servir immédiatement.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis contrôlez-les avec la liste complète. Stockez les produits réfrigérés dans des glacières ou au froid dès leur arrivée et gardez les produits secs séparés.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les invitations, les inscriptions, les exposants et les réservations prennent souvent les premières 3 à 4 semaines.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer les tentes, les tables, les parois, les chaises et la signalétique. Ajoutez 1 à 2 heures pour les boissons, la soupe, les encaissements et les dernières vérifications.
Que faut-il prévoir pour les boissons d’un marché de Noël ?: Prévoyez des tasses à café et à vin chaud, des machines à café, des bouilloires, ainsi que des marmites ou bacs de maintien au chaud. Faites une vérification complète du matériel électrique au moins 7 jours avant.
Quand vérifier la météo pour un marché de Noël extérieur ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 24 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps d’adapter les tentes, les vêtements, les stocks et l’installation des stands.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.