Checklist para organizar un Mercado de Navidad
Organizar un Mercado de Navidad requiere coordinar expositores, puestos, comida y bebidas sin dejar decisiones para el último día. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, continúa con el plano y las reservas, y termina con compras, montaje y cobros. Esta checklist reúne 70 tareas y 58 artículos para preparar el mercado paso a paso. Incluye también los detalles que suelen olvidarse, como confirmar entregas, imprimir las reglas de venta y comprobar el material de pago.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los portatarimas
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el plano
2 personas
Imprimir reglas de venta
Imprimir el programa
Confirmar entregas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las compras
2 personas
Ordenar el stock seco
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Reunir la decoración navideña
2 personas
Informar a los expositores
Preparar efectivo
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar sopa
3 personas
Preparar chocolate caliente
2 personas
Preparar vino caliente
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bocadillos
3 personas
Distribuir los puestos
3 personas
Montar mesas
4 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
4 personas
Colocar los árboles de Navidad
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colocar los carteles del menú
2 personas
Montar los puntos de caja
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
Montar los puestos
4 personas
Evento
Anunciar la apertura
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Atender la caja
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir bebidas calientes
4 personas
Servir sopa
3 personas
Servir vino caliente
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el stock del buffet
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Comprobar la iluminación decorativa
2 personas
Poner música
Acompañar la actividad infantil
3 personas
Anunciar la última venta
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar la caja
2 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Desmontar los puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Empacar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Secar materiales
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de puestocant. 12
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cajacant. 3
- Mesas altascant. 4
- Percheroscant. 6
- Soportes para árbol de Navidadcant. 3
- Bandejas de plásticocant. 12
- Paredes del standcant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Tazas para vino calientecant. 150
- Cuencoscant. 100
- Tazones para sopacant. 100
- Cucharillas de cafécant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Platoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Cucharonescant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Ollas para sopacant. 3
- Olla para vino calientecant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cajas de cajacant. 3
- Datáfonoscant. 3
- Cajonescant. 20
- Carritos de manocant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 16
- Lámparas de bateríacant. 8
- Farolescant. 10
Decoración
- Árboles de Navidad artificialescant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Coronas navideñascant. 6
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Caminos de mesa de telacant. 16
- Etiquetas de preciocant. 100
- Carteles del menúcant. 8
- Señales de orientacióncant. 10
- Flores de Pascuacant. 12
- Decoraciones de mesacant. 16
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Jarras medidorascant. 4
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Pinzas de servircant. 12
- Termoscant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregaderoscant. 4
- Esponjascant. 12
- Cubos de limpiezacant. 4
- Sets de escobacant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de distribuir los puestos y prepara el plano con tiempo suficiente para informar a cada expositor. Así puedes detectar mesas, paredes de stand o carpas que falten antes del montaje.
- Confirma las entregas y las reservas varios días antes del mercado. Comprueba especialmente mesas, sillas, carpas, cables alargadores y regletas, porque sustituirlos a última hora puede alterar toda la distribución.
- Haz las compras separando el stock seco de los productos refrigerados. Guarda estos últimos en neveras portátiles y revisa las cantidades antes de empezar a preparar sopa, chocolate caliente, vino caliente, café y té.
- Imprime el programa y las reglas de venta antes del día del evento, y entrega la información a los expositores con antelación. También conviene dejar preparado el efectivo y comprobar los datáfonos en la mesa de caja.
- Consulta el pronóstico del tiempo y adapta el montaje de las carpas, la decoración y las zonas de comida. Reúne con antelación los soportes para los árboles de Navidad, los percheros y las bandejas para mantener la comida caliente.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un Mercado de Navidad?
- Envíalas entre 6 y 8 semanas antes del mercado y fija una fecha límite para las inscripciones. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse, no durante el montaje.
- ¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?
- Haz un primer plano al cerrar las inscripciones y confírmalo al menos 7 días antes. Deja margen para ajustar mesas, carpas, paredes de stand y zonas de caja después de confirmar las reservas.
- ¿Cuánta comida y bebida hay que preparar?
- Calcula las cantidades a partir del número de inscripciones y añade aproximadamente un 10 % de margen para bebidas calientes y aperitivos. Compra el stock seco con antelación y adquiere los productos refrigerados lo más cerca posible del día del mercado.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior?
- El día anterior revisa las compras, las entregas, el programa impreso, las reglas de venta, el efectivo, los datáfonos y todos los cables. También deja agrupados la vajilla y el equipo para preparar café, té, sopa, chocolate caliente y vino caliente.
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