Weihnachtsmarkt organisieren: die praktische Checkliste
Ein Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorbereitung als Dekoration und Glühwein. Du musst Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen, Standbetreiber verbindlich bestätigen und den Lageplan rechtzeitig erstellen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lieferungen, Wetter, Einkäufe und die Aufteilung vor Ort. Plane außerdem genug Zeit für warme Speisen, Getränke, Kassen und den Aufbau ein. Diese Checkliste ordnet die Aufgaben so, dass kurz vor Beginn nichts Wesentliches liegen bleibt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
Lageplan erstellen
2 Personen
Verkaufsregeln ausdrucken
Programm drucken
Lieferungen bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Einkäufe prüfen
2 Personen
Trockenwaren sortieren
2 Personen
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
Weihnachtsdekoration sammeln
2 Personen
Standbetreiber informieren
Bargeld bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Suppe vorbereiten
3 Personen
Heiße Schokolade zubereiten
2 Personen
Glühwein vorbereiten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Brötchen belegen
3 Personen
Standaufteilung markieren
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
6 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Menütafeln aufstellen
2 Personen
Kassenbereiche einrichten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Sicherheitsroute freimachen
2 Personen
Standbetreiber empfangen
3 Personen
Stände einrichten lassen
4 Personen
Event
Eröffnung ankündigen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Kasse bedienen
3 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Heiße Getränke servieren
4 Personen
Suppe servieren
3 Personen
Glühwein ausschenken
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffetvorräte auffüllen
3 Personen
Geschirr einsammeln
3 Personen
Tische abwischen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten auffüllen
Lichtdekoration kontrollieren
2 Personen
Musik abspielen
Kinderaktivität betreuen
3 Personen
Letzten Verkauf ankündigen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Kasse abschließen
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Stände abbauen
5 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
3 Personen
Dekoration einpacken
3 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Materialien trocknen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- MessetischeAnz. 12
- BiertischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 40
- KassentischeAnz. 3
- Hohe TischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 6
- WeihnachtsbaumständerAnz. 3
- KunststoffbehälterAnz. 12
- StandwändeAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- GlühweintassenAnz. 150
- SchälchenAnz. 100
- SuppenschalenAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- MesserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- SuppenkesselAnz. 3
- GlühweinpfanneAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KassenboxenAnz. 3
- KartenlesegeräteAnz. 3
- KistenAnz. 20
- HandkarrenAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 12
- LED-LampenAnz. 16
- BatterielampenAnz. 8
- LaternenAnz. 10
Dekoration
- KunstweihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 80
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- Stoff-TischläuferAnz. 16
- PreisschilderAnz. 100
- MenükartenAnz. 8
- Wegweiser-SchilderAnz. 10
- WeihnachtssterneAnz. 12
- TischdekorationenAnz. 16
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- ServierzangenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- SpülbeckenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Standbetreiber und Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Markt. So kannst du den Lageplan, die Standwände und die benötigten Tische passend einteilen.
- Prüfe die Wettervorhersage 3 Tage vorher und erneut am Veranstaltungstag. Bei Regen oder Wind müssen Partyzelte, Verlängerungskabel und Verkaufsflächen anders aufgestellt oder gesichert werden.
- Sortiere Trockenwaren direkt nach dem Einkauf und lagere Kühlprodukte sofort ein. Plane für Kaffee, Tee, Suppe, heiße Schokolade und Glühwein jeweils einen eigenen Warmhalte- oder Ausschankbereich ein.
- Bereite Bargeld, Kassenboxen und Kartenlesegeräte spätestens am Vortag vor. Eine Kassenbox pro Verkaufsstelle verhindert, dass sich Einnahmen und Zuständigkeiten während des Markts vermischen.
- Markiere die Standaufteilung vor dem Aufbau auf dem Boden und stelle zuerst Tische und Verkaufsflächen auf. Rechne anschließend mindestens 60 Minuten für Dekoration, Getränkestationen und die Kontrolle aller Lieferungen ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Einladungen, Standanmeldungen und Reservierungen. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Standbetreiber, Ernährungswünsche, Lageplan und Verkaufsregeln feststehen.
- Was muss man für einen Weihnachtsmarkt an Essen und Getränken vorbereiten?
- Plane getrennte Stationen für Kaffee und Tee, Suppe, heiße Schokolade und Glühwein ein. Einkäufe und Lieferungen sollten 1 bis 2 Tage vorher geprüft werden; Kühlprodukte kommen sofort danach in Kühlboxen oder die Kühlung.
- Wann sollte der Lageplan für den Weihnachtsmarkt fertig sein?
- Erstelle den Lageplan spätestens 7 Tage vor dem Markt, sobald die Standbetreiber bestätigt sind. Drucke die Verkaufsregeln und das Programm spätestens am Vortag aus und lege sie an den vorgesehenen Stellen bereit.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts?
- Für einen Markt mit mehreren Verkaufsständen solltest du mindestens 2 bis 3 Stunden Aufbauzeit einplanen. Tische, Stühle, Kassen, Zelte und Standwände werden zuerst aufgestellt; Getränke, Speisen und Dekoration folgen danach.
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