Een kerstconcert organiseren zonder last-minute stress

Bij een kerstconcert lopen muziek, techniek, publieksontvangst en catering tegelijk door elkaar. Begin daarom met datum, locatie en programma; boek daarna musici en regel vergunningen, verzekering en apparatuur. Open pas vervolgens de aanmeldingen, zodat je weet hoeveel stoelen, programma’s, koffie en gebak nodig zijn. In de laatste week draait alles om bevestigen: het technisch draaiboek, de vrijwilligersindeling, de artiestenbriefing en de boodschappen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Concertprogramma vaststellen
3 personen
3
Artiesten en musici boeken
2 personen
4
Repertoire en teksten verzamelen
2 personen
5
Vergunningen en meldingen regelen
6
Verzekering controleren
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldingen openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
13
Catering reserveren
14
Apparatuur reserveren
15
Stoelen en tafels reserveren
16
Technisch draaiboek maken
2 personen
17
Plattegrond en looproutes maken
2 personen
18
Programma afdrukken
2 personen
19
Naamkaartjes maken
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
23
Catering voorbereiden
3 personen
24
Apparatuur en materialen controleren
2 personen
25
Artiestenbriefing versturen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Laadzone vrijmaken
2 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Podium opbouwen
4 personen
31
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
32
Verlichting installeren
2 personen
33
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
34
Kerstboom plaatsen
2 personen
35
Instrumenten klaarzetten
3 personen
36
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
37
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Kleedkamers inrichten
2 personen
40
Entreebalie inrichten
2 personen
41
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
42
Hapjes op schalen leggen
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Programma's uitdelen
2 personen
45
Donaties registreren
2 personen
46
Pauzedranken serveren
4 personen
47
Pauzehapjes serveren
4 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Servies verzamelen
2 personen
50
Artiesten begeleiden
51
Podiumwissels begeleiden
2 personen
52
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
53
Laatste bedankwoord verzorgen
54
Uitgang begeleiden
3 personen
55
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

56
Apparatuur uitschakelen
2 personen
57
Instrumenten inpakken
3 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
60
Afval verzamelen
3 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Toiletten schoonmaken
2 personen
63
Zaal schoonmaken
4 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven eten verdelen
2 personen
66
Donatieopbrengst overmaken
67
Bedankberichten versturen
2 personen
68
Facturen controleren en betalen
69
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 2
Kleedkamerstoelenaantal 8
Podiumdelenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Glazenaantal 140
Bordenaantal 140
Gebaksvorkjesaantal 140
Koffielepelsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 12
Diemicrofoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Kabelbindersaantal 50
Laptop
Muziekafspeelapparaat

Verlichting

Podiumlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 10
Kerstkransenaantal 4
Kerstboomstandaard
Kerststal
Tafelkledenaantal 10
Kerstservettenaantal 160
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Warmhoudkannenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Thermoboxenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Snijplankenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 12
Afvalzakkenaantal 40

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het concertprogramma vroeg vast en verzamel meteen repertoire en teksten. Geef musici daarna één actuele versie, zodat wijzigingen niet op verschillende plekken blijven rondzwerven.
Plan techniek niet pas op de concertdag. Controleer mengpaneel, luidsprekers, microfoons, microfoonstatieven, podiummonitoren, kabels en stekkerdozen tijdens een aparte test; leg kabels daarna vast met kabelbinders en kabelmatten.
Open online aanmeldingen zodra datum, locatie en programma bevestigd zijn. Vraag in hetzelfde formulier naar dieetwensen en gebruik het aantal aanmeldingen om stoelen, tafels, kopjes, glazen en gebaksvorkjes te bepalen.
Maak de vrijwilligersindeling per tijdsblok, niet alleen per taak. Zet ontvangst, zaal, catering, artiestenbegeleiding en techniek afzonderlijk op papier en wijs voor elk onderdeel een vervanger aan.
Regel de catering en gekoelde producten met een ophaalmoment vlak voor het concert. Koffiekannen, theepotten, serveerschalen en serveertangen worden vaak wel gereserveerd maar niet op tijd uit de opslag gehaald; zet daarom een controlepunt op de dagplanning.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur minimaal 12 weken vooraf vast. Boek musici en apparatuur daarna direct, zodat je nog tijd hebt voor vergunningen, verzekering, communicatie en een technisch draaiboek.
Wanneer moet ik de aanmeldingen voor een kerstconcert openen?: Open de aanmeldingen zodra programma, locatie en aanvangstijd definitief zijn, meestal 8 tot 10 weken voor het concert. Sluit ze 5 tot 7 dagen vooraf als je aantallen voor stoelen, catering en programma’s moet doorgeven.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerstconcert?: Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en 2 voor catering bij een klein concert. Voeg voor techniek en artiestenbegeleiding minstens 1 vaste persoon toe; plan daarnaast per taak een vervanger.
Wanneer test je de geluidsapparatuur voor een kerstconcert?: Doe een volledige test uiterlijk 1 dag vooraf en opnieuw 2 tot 3 uur voor aanvang. Controleer niet alleen microfoons en luidsprekers, maar ook kabels, stekkerdozen, laptop, muziekafspeelapparaat en podiummonitoren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.