Weihnachtskonzert organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Weihnachtskonzert steht und fällt nicht nur mit dem Programm, sondern mit vielen frühen Entscheidungen. Bestätige zuerst Termin und Ort, bevor du Künstler, Technik und Catering buchst. Danach folgen Anmeldungen, Genehmigungen, Helferplanung und ein genauer Ablauf für Bühne, Einlass und Verpflegung. Besonders häufig werden technische Details, Umkleiden und die Abholung gekühlter Getränke erst kurz vor dem Konzert geklärt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Konzertprogramm festlegen
3 Personen
- 3
Künstler und Musiker buchen
2 Personen
- 4
Repertoire und Texte zusammenstellen
2 Personen
- 5
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Anmeldungen öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 12
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
- 13
Catering reservieren
- 14
Ausrüstung reservieren
- 15
Stühle und Tische reservieren
- 16
Technischen Ablaufplan erstellen
2 Personen
- 17
Lageplan und Laufwege erstellen
2 Personen
- 18
Programm drucken
2 Personen
- 19
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 20
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke und Kühlprodukte abholen
2 Personen
- 23
Catering vorbereiten
3 Personen
- 24
Geräte und Materialien prüfen
2 Personen
- 25
Künstlerbriefing versenden
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Ladezone freimachen
2 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Bühne aufbauen
4 Personen
- 31
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
- 32
Beleuchtung installieren
2 Personen
- 33
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Weihnachtsbaum aufstellen
2 Personen
- 35
Instrumente bereitstellen
3 Personen
- 36
Soundcheck durchführen
3 Personen
- 37
Lichtcheck durchführen
2 Personen
- 38
Künstler empfangen
2 Personen
- 39
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 40
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee bereitstellen
3 Personen
- 42
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Programme ausgeben
2 Personen
- 45
Spenden erfassen
2 Personen
- 46
Pausengetränke servieren
4 Personen
- 47
Pausensnacks servieren
4 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Künstler betreuen
- 51
Bühnenwechsel begleiten
2 Personen
- 52
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 53
Abschließendes Dankeswort halten
- 54
Ausgang begleiten
3 Personen
- 55
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 56
Geräte ausschalten
2 Personen
- 57
Instrumente einpacken
3 Personen
- 58
Dekoration entfernen
3 Personen
- 59
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 60
Abfall sammeln
3 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Toiletten reinigen
2 Personen
- 63
Saal reinigen
4 Personen
- 64
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 65
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
- 66
Spendenbetrag überweisen
- 67
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
- 68
Rechnungen prüfen und bezahlen
- 69
Fotos mit Teilnehmenden teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 140
- TischeAnz. 10
- UmkleidetischeAnz. 2
- UmkleidestühleAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 140
- GläserAnz. 140
- TellerAnz. 140
- GebäckgabelnAnz. 140
- KaffeelöffelAnz. 140
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
- KaffeekannenAnz. 6
- TeekannenAnz. 4
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- NotenständerAnz. 12
- AnsteckmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 10
- KabelbinderAnz. 50
- Laptop
- Musikwiedergabegerät
Beleuchtung
- BühnenbeleuchtungAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Dekoration
- Weihnachtsbaum
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 10
- WeihnachtskränzeAnz. 4
- Weihnachtsbaumständer
- Krippe
- TischdeckenAnz. 10
- WeihnachtsserviettenAnz. 160
- ProgrammständerAnz. 4
Küche
- ThermokannenAnz. 6
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KüchenmesserAnz. 3
- ServierlöffelAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoboxenAnz. 3
- AluminiumfolieAnz. 3
- FrischhaltefolieAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- PutzlappenAnz. 12
- MüllsäckeAnz. 40
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Konzertprogramm fest, bevor du das Repertoire und die Texte zusammenstellst. Plane außerdem Zeit für Umbauten, Begrüßung und Pausen ein, damit der technische Ablaufplan realistisch bleibt.
- Buche Künstler, Musiker und Ausrüstung erst nach der Ortsbestätigung. Prüfe dabei, ob Mischpult, Lautsprecher, Bühnenmonitore, Mikrofone und Mikrofonständer zum Raum und zur erwarteten Besucherzahl passen.
- Öffne die Online-Anmeldung früh genug und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Eine Woche vor dem Konzert solltest du die Anmeldungen auswerten und die Cateringmenge verbindlich bestätigen.
- Teile Freiwillige nicht nur für den Einlass ein. Du brauchst auch Personen für Aufbau, Künstlerbetreuung, Getränke, Catering, Laufwege und den Abbau; verschicke die Einteilung spätestens einige Tage vorher.
- Prüfe Geräte und Materialien am Vortag vollständig. Dazu gehören auch Verlängerungskabel, Kabelmatten, Kabelbinder, Notenständer, Bühnenbeleuchtung sowie Gläser, Tassen und Serviergeschirr.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?
- Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Ort und Programm. Künstler, Genehmigungen, Technik und Catering solltest du anschließend so früh buchen, dass spätestens vier Wochen vor dem Konzert alle Zusagen vorliegen.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Online-Anmeldung. Schließe die Anmeldung ungefähr sieben Tage vorher, damit Catering und Sitzordnung planbar sind.
- Wie viele Helfer braucht ein Weihnachtskonzert?
- Plane mindestens eine Person für den Einlass, zwei für Aufbau und Technik sowie eine Ansprechperson für Künstler und Musiker ein. Bei mehr als 50 Gästen kommen meist zwei weitere Helfer für Getränke, Catering und Abbau hinzu.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtskonzert prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Technik, Kabel, Beleuchtung, Notenständer, Sitzmöbel und Umkleidebereich. Hole gekühlte Getränke möglichst erst am selben oder am vorherigen Tag ab und verschicke das Künstlerbriefing spätestens 24 Stunden vorher.
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