Cómo organizar un concierto de Navidad paso a paso

Organizar un concierto de Navidad requiere coordinar el programa artístico con la logística del público y del espacio. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después avanza en este orden: artistas, repertorio, permisos, inscripciones, equipo técnico y recepción. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el final el plan de circulación, las necesidades de los músicos o la comprobación del sonido. Con un calendario de tareas y responsables concretos, el montaje del día resulta mucho más manejable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Establecer el programa del concierto
3 personas
3
Contratar artistas y músicos
2 personas
4
Reunir repertorio y textos
2 personas
5
Gestionar permisos y notificaciones
6
Comprobar el seguro
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir inscripciones online
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
13
Reservar el catering
14
Reservar equipo
15
Reservar sillas y mesas
16
Elaborar el plan técnico
2 personas
17
Crear el mapa y las rutas de circulación
2 personas
18
Imprimir el programa
2 personas
19
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
23
Preparar el catering
3 personas
24
Comprobar el equipo y los materiales
2 personas
25
Enviar briefing a los artistas

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Despejar la zona de carga
2 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Montar el escenario
4 personas
31
Montar el sistema de sonido
3 personas
32
Instalar la iluminación
2 personas
33
Colgar la decoración navideña
3 personas
34
Colocar el árbol de Navidad
2 personas
35
Preparar los instrumentos
3 personas
36
Realizar la prueba de sonido
3 personas
37
Realizar la comprobación de luces
2 personas
38
Recibir a los artistas
2 personas
39
Preparar los vestuarios
2 personas
40
Montar el mostrador de entrada
2 personas
41
Preparar café y té
3 personas
42
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Repartir programas
2 personas
45
Registrar donaciones
2 personas
46
Servir bebidas del descanso
4 personas
47
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Recoger la vajilla
2 personas
50
Acompañar a los artistas
51
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
52
Responder preguntas del público
2 personas
53
Encargarse del discurso final de agradecimiento
54
Guiar la salida
3 personas
55
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

56
Apagar el equipo
2 personas
57
Empacar instrumentos
3 personas
58
Retirar la decoración
3 personas
59
Retirar sillas y mesas
4 personas
60
Recoger la basura
3 personas
61
Lavar la vajilla
3 personas
62
Limpiar los baños
2 personas
63
Limpiar la sala
4 personas
64
Devolver el material prestado
2 personas
65
Repartir la comida sobrante
2 personas
66
Transferir los ingresos de donaciones
67
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
68
Revisar y pagar facturas
69
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 10
Mesas de vestuariocant. 2
Sillas del vestuariocant. 8
Piezas de escenariocant. 8
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 140
Vasoscant. 140
Platoscant. 140
Tenedores de postrecant. 140
Cucharillas de cafécant. 140
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Atrilescant. 12
Micrófonos de diademacant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10
Bridascant. 50
Portátil
Reproductor de música

Iluminación

Luces del escenariocant. 6
Iluminación ambientalcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidad
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 10
Coronas navideñascant. 4
Soporte para árbol de Navidad
Belén
Mantelescant. 10
Servilletas navideñascant. 160
Atriles para programascant. 4

Cocina

Jarras térmicascant. 6
Teterascant. 3
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Cucharonescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Neveras portátilescant. 4
Cajas térmicascant. 3
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Tablas de cortarcant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Bolsas de basuracant. 40

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el espacio y el programa antes de abrir las inscripciones. Así podrás indicar la duración, el aforo disponible y si habrá recepción o catering sin cambiar la información después.
Envía a los artistas un briefing al menos 7 días antes. Incluye horarios de llegada, repertorio y textos, ubicación de camerinos, atriles, micrófonos y responsables técnicos.
Haz una prueba completa del equipo el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de la llegada del público. Comprueba mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, luces, cables y regletas.
Dibuja las rutas de circulación antes de colocar sillas y mesas. Reserva pasillos claros hacia la entrada, los aseos, el escenario y la zona de catering, y utiliza alfombrillas para cubrir los cables.
No esperes al último día para cerrar el catering y las preferencias dietéticas. Confirma las cantidades 48 horas antes, recoge entonces las bebidas y los productos refrigerados, y asigna voluntarios a la preparación y al servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación y artistas; después reserva equipo, gestiona permisos y abre las inscripciones.
¿Cuándo hay que contratar a los músicos para un concierto de Navidad?: Contrátalos al menos 6 semanas antes, especialmente si participan varios músicos o solistas. Pide el repertorio y los textos como máximo 3 semanas antes para preparar el programa y el briefing técnico.
¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido?: Programa una prueba completa entre 2 y 3 horas antes de abrir las puertas, con todos los micrófonos, monitores, atriles y pistas que se utilizarán. Si hay cambios de escenario, haz una comprobación adicional durante el montaje.
¿Cuándo confirmar el catering y las dietas de los asistentes?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido 48 horas antes. Calcula las cantidades según las inscripciones cerradas y deja bebidas refrigeradas y productos frescos para recoger el mismo día.

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