Organiser un concert de Noël sans rien laisser au dernier moment

Un concert de Noël se prépare dans un ordre précis : confirmer la date et le lieu, construire le programme, puis réserver les artistes, le matériel et le catering. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles doivent être suivis séparément pour éviter les oublis dans les dernières semaines. Prévoyez aussi un vrai déroulé technique : son, éclairage, circulation, loges et installation des sièges. Ce plan vous aide à passer de la première décision au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme du concert
3 personnes
3
Réserver les artistes et musiciens
2 personnes
4
Rassembler le répertoire et les textes
2 personnes
5
Gérer les autorisations et les déclarations
6
Vérifier l’assurance
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir les inscriptions en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
13
Réserver le catering
14
Réserver l’équipement
15
Réserver des chaises et des tables
16
Établir le plan technique
2 personnes
17
Créer le plan du site et les itinéraires de circulation
2 personnes
18
Imprimer le programme
2 personnes
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Contrôler l’équipement et le matériel
2 personnes
25
Envoyer le briefing aux artistes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Dégager la zone de chargement
2 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Monter la scène
4 personnes
31
Installer le système de sonorisation
3 personnes
32
Installer l'éclairage
2 personnes
33
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
34
Installer le sapin de Noël
2 personnes
35
Installer les instruments
3 personnes
36
Effectuer la vérification du son
3 personnes
37
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Aménager les vestiaires
2 personnes
40
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les programmes
2 personnes
45
Enregistrer les dons
2 personnes
46
Servir les boissons de pause
4 personnes
47
Servir les en-cas de pause
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Accompagner les artistes
51
Coordonner les changements de scène
2 personnes
52
Répondre aux questions du public
2 personnes
53
Préparer le mot de remerciement final
54
Encadrer la sortie
3 personnes
55
Rassembler les objets trouvés

Suivi

56
Éteindre l’équipement
2 personnes
57
Emballer les instruments
3 personnes
58
Retirer la décoration
3 personnes
59
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer les toilettes
2 personnes
63
Nettoyer la salle
4 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Distribuer les restes
2 personnes
66
Verser le produit des dons
67
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes
68
Vérifier et payer les factures
69
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Tables de logeqté 2
Chaises des vestiairesqté 8
Éléments de podiumqté 8
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verresqté 140
Assiettesqté 140
Fourchettes à gâteauqté 140
Cuillères à caféqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 12
Microcravatesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Serre-câblesqté 50
Ordinateur portable
Lecteur de musique

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 10
Couronnes de Noëlqté 4
Pied de sapin
Crèche de Noël
Nappesqté 10
Serviettes de Noëlqté 160
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Glacièresqté 4
Thermoboxesqté 3
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Planches à découperqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sacs poubelleqté 40

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et la durée du concert, puis fixez rapidement le programme. Gardez une marge d’au moins 30 minutes avant l’accueil du public pour l’installation et les derniers réglages.
Réservez les artistes, le catering, les sièges, les tables et l’équipement dès que le programme est suffisamment stable. Les microphones, le mélangeur, les enceintes et les retours de scène sont souvent oubliés jusqu’à la répétition.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis rassemblez les réponses dans une seule liste. Demandez les régimes alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert afin d’adapter le catering sans improviser.
Préparez un plan de salle et des itinéraires séparant le public, les artistes et les câbles. Prévoyez des tapis de câbles et des rallonges avant l’arrivée du public, pas pendant l’installation des chaises.
Envoyez aux artistes un briefing écrit au moins 3 jours avant l’événement. Indiquez l’heure d’arrivée, les morceaux, le matériel disponible, les loges, les balances et la personne à contacter sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, réserver les artistes et l’équipement, ouvrir les inscriptions, recruter les bénévoles et préparer le déroulé technique.
Quand faut-il réserver les artistes et le matériel pour un concert de Noël ?: Réservez-les dès que la date, le lieu et le format sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le concert. Attendre la dernière quinzaine peut limiter le choix des musiciens, des enceintes ou des microphones.
Quand envoyer les invitations à un concert de Noël ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses, les régimes alimentaires et le nombre de places.
À quelle heure faut-il installer la salle avant un concert de Noël ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour installer le podium, les sièges, le son, les lumières et les tables. Gardez ensuite 30 à 45 minutes pour la balance et les vérifications finales.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.