Zo organiseer je een kerstconcert

Een kerstconcert organiseren begint niet bij de decoratie, maar bij datum, locatie en het programma. Leg daarna de musici vast, controleer repertoire en muziekrechten en open op tijd de aanmeldingen. Ondertussen regel je techniek, vrijwilligers, stoelen, garderobe en koffie met koek. Werk op de dag zelf van entree en geluid naar ontvangst, optreden en afsluiting, zodat bezoekers niet wachten terwijl de laatste spullen nog worden klaargezet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Programma samenstellen
2 personen
3
Optredende musici vastleggen
2 personen
4
Repertoire en rechten controleren
2 personen
5
Reserveringen maken
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen openen
9
Promotie ophangen
2 personen
10
Programma online plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Bezoekerslijst afdrukken
15
Programmafolders afdrukken
2 personen
16
Naamkaartjes voorbereiden
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Apparatuur controleren
2 personen
19
Decoratie controleren
20
Dranken koelen
2 personen
21
Koek en cake portioneren
2 personen
22
Stoelen opstellen
4 personen
23
Tafels opstellen
3 personen
24
Entree inrichten
2 personen
25
Garderobe inrichten
2 personen
26
Muziekruimte inrichten
4 personen
27
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
28
Geluid aansluiten
3 personen
29
Verlichting aansluiten
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Kerstboom plaatsen
3 personen
32
Kerststal plaatsen
2 personen
33
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
34
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
35
Hapjes klaarzetten
2 personen
36
Programmafolders neerleggen
2 personen
37
Geluidsrepetitie uitvoeren
4 personen

Event

38
Kaartverkooptafel bemannen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Garderobe beheren
2 personen
41
Programmafolders uitdelen
2 personen
42
Concert openen
43
Podiumbegeleiding verzorgen
2 personen
44
Licht bedienen
45
Geluid bedienen
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
3 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Pauze begeleiden
3 personen
50
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
51
Concert afsluiten
52
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

53
Catering opruimen
3 personen
54
Servies afwassen
3 personen
55
Apparatuur afkoppelen
3 personen
56
Decoratie verwijderen
3 personen
57
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Zaal schoonmaken
4 personen
60
Sanitair schoonmaken
2 personen
61
Verlichting uitschakelen
62
Locatie afsluiten
2 personen
63
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Taartscheppenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Versterker
Muzieklessenaarsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 12
DI-boxenaantal 3
Koptelefoonaantal 2
Laptop
Reservebatterijenaantal 16
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Kerstlichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstboomversiering
Kerststal
Kerstkransenaantal 4
Dennentakkenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Kerstlintaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg musici, repertoire en muziekrechten vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo voorkom je dat een aangekondigd programma later moet worden aangepast.
Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en programma definitief zijn en verzamel dieetwensen tegelijk. Print de bezoekerslijst pas na de sluitingsdatum, zodat wijzigingen niet op het laatste moment ontstaan.
Plan voor techniek minimaal 60 minuten soundcheck vóór de ontvangst. Test luidsprekers, microfoons, mengpaneel, versterker en instrumentkabels samen; een losse kabel of lege batterij ontdek je anders tussen de bezoekers.
Richt entree en garderobe eerst in en zet voor elke bezoeker een hanger klaar. Plaats stoelen en tafels pas nadat je de looproute hebt bepaald, zodat mensen bij binnenkomst niet langs rijen of koffiespullen hoeven te manoeuvreren.
Bereid koffie, thee, water en gebak in aparte werkzones voor. Koel dranken vooraf, portioneer koek en cake vóór de deuren opengaan en houd één opslagbak vrij voor gebruikt servies tijdens de pauze.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kerstconcert organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, musici en programma. Verstuur uitnodigingen zodra het programma vaststaat, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor het concert.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstconcert klaar te zetten?: Reken op 3 tot 4 uur voor stoelen, tafels, entree, garderobe, catering en decoratie. Plan daarnaast minstens 60 minuten voor de soundcheck en houd 30 minuten over als buffer.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een kerstconcert?: Zet voor elke bevestigde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 procent extra aan. Bij 80 aanmeldingen betekent dat 84 tot 88 stoelen, afhankelijk van de beschikbare ruimte.
Wanneer moet je de bezoekerslijst en programmafolders afdrukken?: Druk de bezoekerslijst 1 tot 2 dagen voor het concert af, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Maak programmafolders uiterlijk op de dag ervoor en leg ze vóór de soundcheck bij de entree klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.