Organiser un concert de Noël : la méthode complète
Un concert de Noël se prépare dans un ordre précis : fixer la date et le lieu, confirmer les musiciens, construire le programme, puis ouvrir les inscriptions. Les détails d’accueil arrivent ensuite, mais certains doivent être anticipés plusieurs semaines avant, notamment les besoins alimentaires et les droits liés au répertoire. Ce plan vous aide à coordonner les réservations, les bénévoles, le matériel de sonorisation et le service de boissons et de pâtisseries sans improviser le jour venu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Établir le programme
2 personnes
- 3
Enregistrer les musiciens en prestation
2 personnes
- 4
Vérifier le répertoire et les droits
2 personnes
- 5
Faire les réservations
- 6
Concevoir les invitations
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Ouvrir les inscriptions
- 9
Afficher la promotion
2 personnes
- 10
Mettre le programme en ligne
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 14
Imprimer la liste des visiteurs
- 15
Imprimer les programmes
2 personnes
- 16
Préparer les badges nominatifs
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Vérifier l'équipement
2 personnes
- 19
Vérifier la décoration
- 20
Refroidir les boissons
2 personnes
- 21
Portionner les biscuits et les gâteaux
2 personnes
- 22
Installer les chaises
4 personnes
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Aménager l’entrée
2 personnes
- 25
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 26
Aménager la salle de musique
4 personnes
- 27
Installer les pupitres
2 personnes
- 28
Brancher le son
3 personnes
- 29
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer le sapin de Noël
3 personnes
- 32
Installer la crèche
2 personnes
- 33
Mettre en place la table de restauration
2 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Préparer les en-cas
2 personnes
- 36
Déposer les brochures du programme
2 personnes
- 37
Effectuer la répétition son
4 personnes
Événement
- 38
Tenir la table de billetterie
2 personnes
- 39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 40
Gérer le vestiaire
2 personnes
- 41
Distribuer les programmes
2 personnes
- 42
Ouvrir le concert
- 43
Assurer l’encadrement de la scène
2 personnes
- 44
Gérer l’éclairage
- 45
Gérer le son
2 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Servir le café et le thé
3 personnes
- 48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 49
Encadrer la pause
3 personnes
- 50
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 51
Clôturer le concert
- 52
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Suivi
- 53
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 54
Faire la vaisselle
3 personnes
- 55
Débrancher l’équipement
3 personnes
- 56
Retirer la décoration
3 personnes
- 57
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 58
Rassembler les déchets
3 personnes
- 59
Nettoyer la salle
4 personnes
- 60
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
- 61
Éteindre l’éclairage
- 62
Fermer le lieu
2 personnes
- 63
Ranger le stock restant
2 personnes
- 64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 65
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tablesqté 8
- Tables pliantesqté 2
- Portantsqté 3
- Cintres de vestiaireqté 120
- Tabouretsqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à théqté 120
- Verres à eauqté 120
- Assiettes à pâtisserieqté 120
- Fourchettes à gâteauqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 6
- Thermosqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pelles à gâteauqté 3
- Bacs de rangementqté 12
- Glacièresqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Amplificateur
- Pupitres de musiqueqté 12
- Câbles d'instrumentsqté 12
- Boîtiers DIqté 3
- Casque audioqté 2
- Ordinateur portable
- Piles de rechangeqté 16
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Serre-câblesqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Éclairage d’ambianceqté 4
- Guirlandes de Noëlqté 6
- Bougies LEDqté 24
Décoration
- Sapin de Noël
- Décoration du sapin de Noël
- Crèche de Noël
- Couronnes de Noëlqté 4
- Branches de sapinqté 12
- Chemins de tableqté 8
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 4
- Ruban de Noëlqté 4
Nettoyage
- Balaisqté 2
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant de concevoir les invitations. Les inscriptions et la communication ne peuvent être fiables qu’une fois la durée du concert et la capacité d’accueil confirmées.
- Contactez les musiciens assez tôt pour enregistrer leur prestation et vérifier le répertoire ainsi que les droits nécessaires. Prévoyez une date limite de confirmation au moins 4 semaines avant le concert.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’imprimer une liste de visiteurs exacte, de préparer les badges et d’adapter les quantités de boissons, de biscuits et de gâteaux.
- Répartissez les bénévoles sur des postes précis : entrée, vestiaire, accueil, service et assistance technique. Pour une ouverture des portes à 19 h, prévoyez l’installation des chaises, tables et portants au plus tard à 17 h 30.
- Testez le son avant l’arrivée du public : microphones, haut-parleurs, pieds de micro, câbles, table de mixage et amplificateur doivent être vérifiés avec les musiciens. Installez aussi les pupitres et gardez les câbles hors des passages.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert de Noël ?
- Commencez au moins 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu et les musiciens, de vérifier les droits, d’envoyer les invitations et de traiter les inscriptions.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert de Noël ?
- Envoyez-les environ 6 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme sont confirmés. Fermez ensuite les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement pour préparer l’accueil et les quantités.
- Combien de boissons prévoir pour un concert de Noël ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Ajoutez une marge de 10 % et prévoyez les boissons chaudes dans des thermos après le concert.
- À quelle heure installer la salle avant le concert ?
- Commencez l’installation 90 minutes avant l’ouverture des portes. Gardez les 30 dernières minutes pour le test du son, le refroidissement des boissons, la mise en place du vestiaire et la vérification de la liste des visiteurs.
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