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Weihnachtskonzert organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Weihnachtskonzert entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Abend. Zuerst stehen Termin, Ort, Programm und Mitwirkende fest; danach folgen Rechte, Reservierungen und Einladungen. Sobald Anmeldungen eingehen, planst du Sitzplätze, Verpflegung, Garderobe und Helfer mit echten Zahlen. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Notenpulte und Kabel und bereitest Einlass, Programmhefte sowie Kuchen und Getränke vor.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • 2

    Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • 3

    Auftrittsmusiker festlegen

    2 Personen

  • 4

    Repertoire und Rechte prüfen

    2 Personen

  • 5

    Reservierungen vornehmen

  • 6

    Einladungen gestalten

  • 7

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 8

    Anmeldungen öffnen

  • 9

    Werbung aufhängen

    2 Personen

  • 10

    Programm online stellen

  • 11

    Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • 12

    Ernährungswünsche erfassen

  • 13

    Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • 14

    Besucherliste ausdrucken

  • 15

    Programmhefte drucken

    2 Personen

  • 16

    Namensschilder vorbereiten

  • 17

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 18

    Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • 19

    Dekoration überprüfen

  • 20

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 21

    Kekse und Kuchen portionieren

    2 Personen

  • 22

    Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 23

    Tische aufstellen

    3 Personen

  • 24

    Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • 25

    Garderobe einrichten

    2 Personen

  • 26

    Musikraum einrichten

    4 Personen

  • 27

    Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • 28

    Ton anschließen

    3 Personen

  • 29

    Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • 30

    Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • 31

    Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • 32

    Krippe aufstellen

    2 Personen

  • 33

    Cateringtisch vorbereiten

    2 Personen

  • 34

    Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • 35

    Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • 36

    Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • 37

    Soundcheck durchführen

    4 Personen

Event

  • 38

    Kartenverkaufstisch besetzen

    2 Personen

  • 39

    Besucher empfangen

    4 Personen

  • 40

    Garderobe verwalten

    2 Personen

  • 41

    Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • 42

    Konzert eröffnen

  • 43

    Bühnenbetreuung übernehmen

    2 Personen

  • 44

    Licht steuern

  • 45

    Ton bedienen

    2 Personen

  • 46

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 47

    Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • 48

    Snacks servieren

    3 Personen

  • 49

    Pause betreuen

    3 Personen

  • 50

    Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • 51

    Konzert abschließen

  • 52

    Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • 53

    Catering aufräumen

    3 Personen

  • 54

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 55

    Geräte abkoppeln

    3 Personen

  • 56

    Dekoration entfernen

    3 Personen

  • 57

    Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • 58

    Abfall sammeln

    3 Personen

  • 59

    Saal reinigen

    4 Personen

  • 60

    Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • 61

    Beleuchtung ausschalten

  • 62

    Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • 63

    Restbestand einlagern

    2 Personen

  • 64

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 65

    Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 3
  • GarderobenbügelAnz. 120
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TortenplattenAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • TortenheberAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Mischpult
  • Verstärker
  • NotenpulteAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • DI-BoxenAnz. 3
  • KopfhörerAnz. 2
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • Weihnachts-LichterkettenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 24

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • Weihnachtsbaumdekoration
  • Krippe
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • TannenzweigeAnz. 12
  • TischläuferAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WeihnachtsbandAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege spätestens 8 bis 10 Wochen vorher Termin, Ort, Programm und auftretende Musiker fest. Prüfe dabei auch Repertoire und Aufführungsrechte, bevor Einladungen gedruckt oder online gestellt werden.
  • Öffne die Anmeldung mindestens 4 Wochen vorher und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche. Drucke die Besucherliste erst nach Anmeldeschluss, aber halte 5 bis 10 Prozent zusätzliche Sitzplätze bereit.
  • Plane die Technik nicht erst am Konzerttag: Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Verstärker und Instrumentenkabel 3 bis 5 Tage vorher im Veranstaltungsraum.
  • Teile Helfer für Einlass, Garderobe, Bewirtung und Abbau spätestens 1 Woche vorher ein. Für jeweils 50 Gäste brauchst du mindestens eine Person am Eingang und eine weitere für Getränke und Kuchen.
  • Richte den Saal am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vorher ein. Stelle Stühle und Tische auf, bereite Garderobenständer und Bügel vor, kühle Getränke und portioniere Kekse und Kuchen erst kurz vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?
Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Termin, Ort, Programm und Musikern. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert bereit sein.
Wie viele Stühle braucht man für ein Weihnachtskonzert?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 80 Anmeldungen stellst du also etwa 84 bis 88 Stühle auf.
Wann sollte die Technik für ein Weihnachtskonzert geprüft werden?
Prüfe Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Verstärker, Notenpulte und Kabel 3 bis 5 Tage vorher. Am Konzerttag genügt dann ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten.
Wie viel Kaffee und Kuchen braucht man für ein Weihnachtskonzert?
Rechne pro Gast mit etwa 2 Tassen Kaffee oder Tee und 1 bis 2 Kuchen- oder Keksportionen. Kaufe für Getränke rund 10 Prozent Reserve und erfasse Allergien spätestens beim Anmeldeschluss.

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