Cómo organizar un concierto de Navidad sin improvisar
Organizar un Concierto de Navidad requiere coordinar programa, músicos, público y una recepción sencilla en el orden correcto. Empieza por confirmar la fecha y el lugar; después cierra el repertorio, los derechos y las reservas antes de abrir las inscripciones. Durante las semanas siguientes tendrás que controlar asistentes, preferencias dietéticas, voluntarios y material técnico. El día del concierto, deja la decoración, las bebidas, las sillas y la entrada para un montaje planificado, no para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Elaborar el programa
2 personas
- 3
Contratar a los músicos que actuarán
2 personas
- 4
Comprobar el repertorio y los derechos
2 personas
- 5
Hacer reservas
- 6
Diseñar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Abrir inscripciones
- 9
Colocar la promoción
2 personas
- 10
Publicar el programa en línea
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Imprimir la lista de visitantes
- 15
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 16
Preparar tarjetas de nombre
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Comprobar el equipo
2 personas
- 19
Comprobar la decoración
- 20
Enfriar bebidas
2 personas
- 21
Racionar galletas y bizcocho
2 personas
- 22
Colocar las sillas
4 personas
- 23
Montar mesas
3 personas
- 24
Montar la entrada
2 personas
- 25
Montar el guardarropa
2 personas
- 26
Montar la sala de música
4 personas
- 27
Colocar los atriles
2 personas
- 28
Conectar el sonido
3 personas
- 29
Conectar la iluminación
2 personas
- 30
Colgar la decoración
3 personas
- 31
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
- 32
Colocar el belén
2 personas
- 33
Preparar la mesa de catering
2 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Preparar los aperitivos
2 personas
- 36
Colocar los folletos del programa
2 personas
- 37
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Evento
- 38
Atender la taquilla
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
4 personas
- 40
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 41
Repartir folletos del programa
2 personas
- 42
Abrir el concierto
- 43
Coordinar el escenario
2 personas
- 44
Controlar la iluminación
- 45
Operar el sonido
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Servir café y té
3 personas
- 48
Servir aperitivos
3 personas
- 49
Gestionar la pausa
3 personas
- 50
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 51
Cerrar el concierto
- 52
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 53
Recoger el catering
3 personas
- 54
Lavar la vajilla
3 personas
- 55
Desconectar el equipo
3 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 58
Recoger la basura
3 personas
- 59
Limpiar la sala
4 personas
- 60
Limpiar los sanitarios
2 personas
- 61
Apagar la iluminación
- 62
Cerrar el recinto
2 personas
- 63
Guardar el stock restante
2 personas
- 64
Devolver el material prestado
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 8
- Mesas plegablescant. 2
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 120
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharas para tartascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Amplificador
- Atriles de músicacant. 12
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cajas DIcant. 3
- Auricularescant. 2
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 16
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Bridascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Guirnaldas de luces navideñascant. 6
- Velas LEDcant. 24
Decoración
- Árbol de Navidad
- Adornos de árbol de Navidad
- Belén
- Coronas navideñascant. 4
- Ramas de pinocant. 12
- Manteles runnerscant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Cinta navideñacant. 4
Limpieza
- Escobascant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de diseñar las invitaciones. Si el repertorio aún cambia, también cambiarán la información publicada y los folletos que tendrás que imprimir.
- Contrata a los músicos con margen suficiente y comprueba el repertorio y los derechos antes de anunciarlo. Reserva también tiempo para una prueba de micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, amplificador y cables.
- Abre las inscripciones cuando el programa y la información práctica estén confirmados. Recoge las preferencias dietéticas desde el primer formulario y prepara la lista de visitantes al menos un día antes.
- Asigna voluntarios para tareas concretas, como entrada, guardarropa, bebidas y orientación. El guardarropa necesita percheros y perchas, mientras que la entrada suele requerir una mesa, tarjetas de nombre y la lista de asistentes.
- Planifica el montaje por zonas: sillas y atriles para la actuación, mesas para el servicio y una entrada despejada. Enfría las bebidas y raciona las galletas y el bizcocho el mismo día, pero deja tazas, vasos, bandejas, termos y jarras preparados con antelación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Navidad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar el lugar, contratar a los músicos, revisar derechos, publicar el programa y gestionar las inscripciones sin hacer cambios a última hora.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un concierto de Navidad?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, el lugar y el programa estén confirmados. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes para imprimir la lista y organizar las preferencias dietéticas.
- ¿Qué equipo de sonido hace falta para un concierto de Navidad?
- Comprueba como mínimo altavoces, micrófonos, soportes, mesa de mezclas, amplificador y cables de instrumentos. Haz una prueba completa entre 1 y 2 horas antes de la llegada del público, no justo cuando vaya a comenzar el concierto.
- ¿Cuándo hay que preparar las sillas y el guardarropa?
- Monta las sillas, las mesas, la entrada y el guardarropa el mismo día, dejando entre 2 y 3 horas para el montaje y la comprobación final. Coloca percheros y perchas antes de abrir las puertas, y mantén libre el recorrido hacia la sala.
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