Kerstconcert organiseren: complete checklist

Een kerstconcert organiseren vraagt meer dan een programma en een podium. Je legt eerst datum, locatie, artiesten en vergunningen vast en werkt daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en techniek. Deze checklist bevat 84 taken en 62 spullen, van lessenaars en dirigentenstandaard tot speakers, microfoons en cateringservies. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: muziekrechten, dieetwensen, parkeerinformatie, technische tests en duidelijke routebordjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en dirigent bevestigen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Catering en dieetwensen uitvragen
Muziekpartijen en rechten controleren
2 personen
Technische benodigdheden reserveren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerinformatie uitwerken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
2 personen
Programmafolders ontwerpen
2 personen
Programmafolders printen
2 personen
Decoratie en verlichting inkopen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Aanmeldingen definitief verwerken
2 personen
Dieetwensen aan keuken doorgeven
Muziekbestanden en partituren klaarzetten
2 personen
Technische testafspraak bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse catering controleren
2 personen
Zaal leegmaken en vloer controleren
4 personen
Podiumdeel vrijmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
Cateringtafels opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opstellen
2 personen
Kerstdecoratie ophangen
3 personen
Kerstboom en decor plaatsen
3 personen
Routebordjes en bewegwijzering plaatsen
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koffie- en theestation inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dieetvriendelijke hapjes apart zetten
2 personen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Instrumenten en lessenaars plaatsen
4 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Programma met presentator doornemen
2 personen
Toiletten controleren en aanvullen
2 personen

Event

Deuren openen en bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers aanmelden
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Concert aankondigen
Concert begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Pauzehapjes aanvullen
2 personen
Bezoekers opnieuw naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Slotwoord en dankwoord verzorgen
Uitloop met warme drank begeleiden
3 personen
Avondcatering serveren
4 personen
Muziek en achtergrondgeluid verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Decoratie veilig verwijderen
3 personen
Geluids- en lichtapparatuur afbouwen
3 personen
Instrumenten en partituren inpakken
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven houdbare voorraad opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen verwerken
Aanmeldgegevens archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Ontvangsttafelsaantal 3
Cateringtafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Lessenaarsaantal 25
Dirigentenstandaard
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Schotelsaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Dessertbordenaantal 150
Dinervorkenaantal 150
Dessertlepelsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Muzieklessenaarslampenaantal 12
Kabelmattenaantal 10

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Kerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstboomstandaard
Kerstslingersaantal 8
Kerstkransenaantal 4
Tafellopersaantal 12
Kerstservettenaantal 150
Kerststerrenaantal 12

Catering

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Warmhoudschalenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Karaffenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Broodmandenaantal 8
Tangenaantal 8
IJsblokbakkenaantal 4
Boodschappen

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Vuilnisbakkenaantal 8
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Tips

Leg datum, programma, artiesten, dirigent en zaal eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en meldingen, zodat je geen uitnodigingen verstuurt voordat de basis definitief is.
Plan de technische test uiterlijk enkele dagen voor het concert. Test actieve speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, DI-boxen, kabels en muzieklessenaarslampen samen op locatie.
Open aanmeldingen pas nadat programma, locatie en praktische publieksinformatie klaar zijn. Verwerk dieetwensen uiterlijk vóór je de cateringbestelling plaatst en geef ze daarna door aan de keuken.
Maak parkeerinformatie, route- en zaalbordjes en programmafolders onderdeel van één publieksplanning. Print de folders niet voordat de aanmeldingen, aanvangstijd en programmadetails definitief zijn.
Controleer de zaalindeling met stoelen, ontvangsttafels, cateringtafels en garderoberekken. Leg kabelmatten en stekkerdozen vooraf vast en houd verlichting, verlengkabels en reservebenodigdheden op de boodschappenlijst.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een kerstconcert organiseren en de datum vastleggen?: Leg de datum en het programma vast voordat je artiesten, dirigent en locatie definitief bevestigt. Doe dit bij voorkeur enkele maanden vooraf, zodat je nog tijd hebt voor uitnodigingen, aanmeldingen en techniek.
Hoeveel dagen voor een kerstconcert moet ik uitnodigingen versturen?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, programma, locatie en aanvangstijd vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmeldingen tegelijk, zodat je de opkomst en catering tijdig kunt berekenen.
Wanneer moet ik catering voor een kerstconcert bestellen?: Verwerk eerst alle aanmeldingen en dieetwensen en plaats daarna de cateringbestelling. Rond de definitieve aantallen uiterlijk 7 dagen voor het concert af en geef dieetwensen direct aan de keuken door.
Wanneer test ik de techniek voor een kerstconcert?: Bevestig een technische testafspraak enkele dagen vóór het concert en voer die uit met de volledige opstelling. Controleer minimaal speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, kabels, stekkerdozen en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.