Weihnachtskonzert organisieren: die Checkliste

Ein Weihnachtskonzert braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm, Künstler und Saal hängen unmittelbar zusammen. Danach folgen Anmeldungen, Musik- und Nutzungsrechte, Technik, Catering und die Einteilung der Helfer. Plane den technischen Test nicht erst für den Veranstaltungstag und kläre Ernährungswünsche vor der endgültigen Bestellung. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zu Beschilderung, Programmheften und dem Einkauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler und Dirigent bestätigen
2 Personen
Veranstaltungsort und Saal reservieren
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Catering und Ernährungswünsche abfragen
Musikrechte und Nutzungsrechte prüfen
2 Personen
Technisches Equipment reservieren
Freiwillige einteilen
2 Personen
Parkhinweise ausarbeiten
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
2 Personen
Programmhefte gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Dekoration und Beleuchtung beschaffen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
Anmeldungen endgültig bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche an die Küche weitergeben
Musikdateien und Noten bereitlegen
2 Personen
Technischen Testtermin bestätigen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Frisches Catering kontrollieren
2 Personen
Saal leerräumen und Boden prüfen
4 Personen
Bühnenteil freimachen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
Cateringtische aufstellen
2 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone anschließen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Weihnachtsdekoration aufhängen
3 Personen
Weihnachtsbaum und Deko aufstellen
3 Personen
Wegweiser und Beschilderung aufstellen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Kaffee- und Teestation einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Diätfreundliche Häppchen separat beiseitestellen
2 Personen
Musiker empfangen
2 Personen
Instrumente und Notenständer aufstellen
4 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Ablauf mit dem Moderator durchgehen
2 Personen
Toiletten kontrollieren und auffüllen
2 Personen

Event

Türen öffnen und Besucher empfangen
4 Personen
Besucher anmelden
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Konzert ankündigen
Konzert begleiten
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausengetränke servieren
3 Personen
Pausensnacks auffüllen
2 Personen
Besucher erneut in den Saal begleiten
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
Schlusswort und Dankeswort übernehmen
Auslauf mit warmem Getränk begleiten
3 Personen
Abendcatering servieren
4 Personen
Musik und Hintergrundgeräusche bereitstellen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr und Gläser sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Cateringbereich reinigen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
Dekoration sicher entfernen
3 Personen
Ton- und Lichttechnik abbauen
3 Personen
Instrumente und Noten einpacken
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene haltbare Vorräte verstauen
2 Personen
Gefundene Gegenstände bearbeiten
Anmeldedaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 120
BistrotischeAnz. 12
EmpfangstischeAnz. 3
Catering-TischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 150
PulteAnz. 25
Dirigentenpult
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 120
DesserttellerAnz. 150
EsstischgabelnAnz. 150
DessertlöffelAnz. 150
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
DI-BoxenAnz. 4
AudiokabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
NotenpultlampenAnz. 12
KabelmattenAnz. 10

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LED-KerzenAnz. 30

Dekoration

Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
Weihnachtsbaumständer
WeihnachtsgirlandenAnz. 8
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischläuferAnz. 12
WeihnachtsserviettenAnz. 150
WeihnachtssterneAnz. 12

Catering

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
WarmhalteschalenAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
KaraffenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
BrotkörbeAnz. 8
ZangenAnz. 8
EiswürfelbehälterAnz. 4
Einkäufe

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger
MülleimerAnz. 8
ReinigungshandschuheAnz. 8

Tipps

Lege Programm, Dirigent und Künstler mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert fest. Erst danach lassen sich Einladungen, Anmeldung und Programmheft verlässlich vorbereiten.
Reserviere den Saal früh und prüfe spätestens 6 Wochen vorher, welche Genehmigungen oder Meldungen nötig sind. Kläre dabei auch Bestuhlung, Garderobe, Empfangstische und den Zugang für Technik und Catering.
Öffne die Anmeldung mit einer festen Frist, idealerweise 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und gib die endgültigen Angaben spätestens 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung an die Küche weiter.
Plane den Techniktest mindestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert und prüfe aktive Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, DI-Boxen, Audiokabel und Kabelmatten gemeinsam vor Ort. So fallen fehlende Verlängerungskabel oder Notenpultlampen nicht erst beim Aufbau auf.
Bereite Wegweiser, Raumschilder und Programmhefte spätestens am Vortag vor. Rechne Sitzplätze, Wassergläser, Kaffeetassen und Cateringgeschirr anhand der bestätigten Anmeldungen und halte für Helfer einen kurzen Ablauf mit Einlass-, Garderoben- und Abbauzeiten bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm, Künstlern und Saal. In den letzten 2 Wochen sollten vor allem Anmeldungen, Catering, Technik, Beschilderung und Helfereinteilung abgeschlossen werden.
Wann sollten die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschickt werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Setze eine verbindliche Rückmeldefrist 2 bis 3 Wochen vor dem Termin.
Wann muss man das Catering für ein Weihnachtskonzert bestellen?: Bestelle das Catering nach dem Anmeldeschluss, normalerweise 5 bis 7 Tage vor der Veranstaltung. Gib der Küche dabei die endgültige Personenzahl und alle gemeldeten Diätwünsche weiter.
Wann sollte der Techniktest für ein Weihnachtskonzert stattfinden?: Bestätige den Techniktest 3 bis 5 Tage vor dem Konzert, möglichst im selben Saal und mit dem vorgesehenen Aufbau. Prüfe dabei Ton, Mikrofone, Kabelwege, Lautsprecher, Beleuchtung und die Notenpultlampen.

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