Concert de Noël : la checklist pour tout organiser

Organiser un concert de Noël demande de coordonner la musique, la salle, le public et la restauration dans un ordre précis. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme les artistes, le chef d’orchestre et les autorisations nécessaires. Les dernières semaines servent surtout à traiter les inscriptions, finaliser le catering et tester le matériel technique. Cette checklist rassemble les 84 tâches et 62 fournitures du plan, pour ne pas découvrir un oubli le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les artistes et le chef d'orchestre
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Vérifier les autorisations et les déclarations
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Demander les besoins en restauration et en régimes alimentaires
Vérifier les partitions et les droits musicaux
2 personnes
Réserver le matériel technique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Développer les informations de stationnement
Traiter les inscriptions
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
2 personnes
Concevoir les brochures du programme
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Acheter la décoration et l’éclairage
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Passer la commande traiteur
Traiter définitivement les inscriptions
2 personnes
Transmettre les besoins alimentaires à la cuisine
Préparer les fichiers musicaux et les partitions
2 personnes
Confirmer le rendez-vous de test technique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier le catering frais
2 personnes
Vider la salle et vérifier le sol
4 personnes
Dégager une partie de la scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Installer les tables de traiteur
2 personnes
Installer le système son
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
Installer le sapin de Noël et la décoration
3 personnes
Installer les panneaux de route et la signalisation
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre de côté les snacks adaptés aux régimes
2 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Installer les instruments et les pupitres
4 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Passer en revue le programme avec l’animateur
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le concert
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Reconduire les visiteurs vers la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Préparer le mot de clôture et les remerciements
Accompagner la sortie des boissons chaudes
3 personnes
Servir le catering du soir
4 personnes
Assurer la musique et le fond sonore
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Retirer la décoration en toute sécurité
3 personnes
Démonter le matériel son et lumière
3 personnes
Emballer les instruments et les partitions
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock non périssable restant
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables d’accueilqté 3
Tables de cateringqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Pupitresqté 25
Pupitre de chef d’orchestre
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettes à dessertqté 150
Fourchettes de tableqté 150
Cuillères à dessertqté 150
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Lampes pour pupitres de musiqueqté 12
Passe-câblesqté 10

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Bougies LEDqté 30

Décoration

Sapin de Noël
Boules de Noëlqté 60
Pied de sapin
Guirlandes de Noëlqté 8
Couronnes de Noëlqté 4
Chemins de tableqté 12
Serviettes de Noëlqté 150
Étoiles de Noëlqté 12

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Plats de maintien au chaudqté 4
Glacièresqté 4
Carafesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Corbeilles à painqté 8
Pincesqté 8
Bacs à glaçonsqté 4
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 8
Gants de nettoyageqté 8

Conseils

Bloque la date, le programme, les artistes et le chef d’orchestre avant d’envoyer les invitations. Prévois au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les réponses et les besoins alimentaires.
Vérifie les partitions, les droits musicaux et les fichiers audio plusieurs jours avant la répétition technique. Prépare aussi une lampe pour chaque pupitre utilisé sur scène.
Organise un test technique à une date précise avant le concert, avec la table de mixage, les microphones, les câbles, les rallonges et les passe-câbles. Un câble manquant se repère plus facilement en répétition qu’à l’ouverture des portes.
Finalise les inscriptions avant de commander le traiteur. Utilise le nombre confirmé de participants pour calculer les portions, puis transmets les régimes alimentaires à la cuisine au plus tard lors de la commande définitive.
Prépare l’accueil avant l’arrivée du public : tables, chaises, panneaux de direction, brochures imprimées et informations de stationnement. Réserve aussi les bénévoles par poste, notamment pour l’entrée, la salle et le catering.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Noël ?: Commence idéalement 3 à 4 mois avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les artistes, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Noël ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant le concert, avec une date limite de réponse. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions et ajuster le catering.
Combien de temps avant faut-il réserver le matériel technique ?: Réserve le matériel au moins 3 semaines à l’avance, surtout pour les microphones, la table de mixage, les pieds et les câbles. Programme le test technique quelques jours avant le concert.
Quand commander le traiteur pour un concert de Noël ?: Passe la commande après la clôture des inscriptions définitives, généralement 7 à 10 jours avant l’événement. Transmets à la cuisine le nombre confirmé de convives et les régimes alimentaires en même temps.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.