Kerstconcert organiseren: checklist en planning

Een kerstconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een programma vastleggen. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, bezoekersadministratie, techniek, catering en de opbouw van zaal en podium. Plan eerst datum, locatie en artiesten, werk daarna naar uitnodigingen en bezoekersaantallen toe. In de laatste week controleer je vooral techniek, partituren, dranken, servies en veiligheidsuitgangen. Deze checklist helpt je om niets op het laatste moment te moeten oplossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Muzikanten en koor vastleggen
2 personen
Repertoire en speelvolgorde bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering en contactgegevens vastleggen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan bezoekers sturen
Definitieve bezoekerslijst maken
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Partituren en programmaboekjes printen
2 personen
Naamkaartjes voor crew maken
Techniek en instrumenten laden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Veiligheidsuitgangen controleren
2 personen
Zaal en foyer inspecteren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumdelen opstellen
4 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Kerstversiering ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Programmaboekjes neerleggen
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Muzikanten laten inzingen
3 personen
Crewbriefing geven
5 personen

Event

Entree en garderobe openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertdeel begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Pauzedrankjes serveren
3 personen
Bezoekers terug naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
Lichtstanden tijdens concert bedienen
Geluidsniveau tijdens concert bedienen
Kerstsamenzang begeleiden
3 personen
Bedankwoord uitspreken
Nazit en borrel serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe en uitgang bemannen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Eten en drank afruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Decoratie afnemen
3 personen
Geluidsinstallatie afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Podium en stoelen afbreken
4 personen
Tafels en materialen opruimen
4 personen
Zaal en foyer schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Techniek en stroom uitschakelen
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restanten opslaan of weggeven
2 personen
Foto's en bestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Schaaltjesaantal 20
Buffetbakkenaantal 12

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Muziekstandaardsaantal 20
Instrumentkabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Gaffer tapeaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Snoerverlichtingaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Decoratie

Kerstboomaantal 2
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststerrenaantal 20
Kersttafellopersaantal 12
LED-kaarsenaantal 40
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg repertoire en speelvolgorde uiterlijk 3 weken voor het concert vast. Zo kunnen koor en muzikanten hun partituren oefenen en kun je programmaboekjes tijdig printen.
Verwerk aanmeldingen doorlopend en stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering. Vraag dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling, maar zodra iemand zich aanmeldt.
Test speakers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen en instrumentkabels minimaal 2 uur voor aanvang. Leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar voordat de muzikanten arriveren.
Koel dranken minstens 4 uur vooraf en vul de koelboxen vlak voor de ontvangst. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een vaste plek, zodat de foyer niet blokkeert.
Plan de opbouw met een korte veiligheidsronde: controleer uitgangen, looproutes en podiumdelen voordat je stoelen en tafels definitief neerzet. Houd garderoberekken en crew-naamkaartjes direct beschikbaar bij binnenkomst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, koor en muzikanten. Reserveer de laatste 2 weken voor bezoekersaantallen, catering, techniek en drukwerk.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 7 tot 10 dagen vooraf, zodat je de definitieve bezoekerslijst en cateringhoeveelheden kunt maken.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een kerstconcert?: Reken op minimaal 3 uur voor podiumdelen, stoelen, techniek, verlichting, foyer en catering. Plan daarna nog 30 minuten voor een geluidstest en controle van de veiligheidsuitgangen.
Wanneer moet ik de techniek van een kerstconcert controleren?: Controleer en laad instrumenten en techniek de dag ervoor. Test op locatie minimaal 2 uur voor aanvang alle microfoons, speakers, kabels, muziekstandaards en het mengpaneel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.