Checklist para organizar un Concierto de Navidad

Organizar un Concierto de Navidad requiere coordinar música, público, catering y montaje en el orden correcto. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y confirmar músicos y coro; después cierra repertorio, permisos e inscripciones. Durante la última semana, confirma asistentes, dietas y cantidades, y prepara programas, partituras y tarjetas para el equipo. El día del concierto, reserva tiempo para cargar instrumentos, revisar salidas, montar el escenario y probar sonido antes de recibir a los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Confirmar músicos y coro
2 personas
Definir el repertorio y el orden de actuación
2 personas
Comprobar permisos
Registrar el seguro y los datos de contacto
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los visitantes
Elaborar la lista definitiva de asistentes
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Imprimir partituras y programas
2 personas
Crear tarjetas con nombres para el equipo
Cargar el equipo técnico y los instrumentos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salidas de emergencia
2 personas
Inspeccionar la sala y el vestíbulo
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración navideña
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Hacer vocalizar a los músicos
3 personas
Dar la charla al equipo
5 personas

Evento

Abrir la entrada y el guardarropa
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar la primera parte del concierto
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Guiar a los visitantes de vuelta a la sala
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
Controlar los niveles de luz durante el concierto
Controlar el nivel de sonido durante el concierto
Dirigir el canto navideño
3 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Servir la sobremesa y las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cubrir guardarropa y salida
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Retirar la comida y la bebida
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el escenario y las sillas
4 personas
Recoger las mesas y los materiales
4 personas
Limpiar la sala y el foyer
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Apagar la técnica y la corriente
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar o donar los sobrantes
2 personas
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 12
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Bandejas de bufécant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Atrilescant. 20
Cables de instrumentoscant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cajas DIcant. 3
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 8

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 20
Caminos de mesa navideñoscant. 12
Velas LEDcant. 40
Atriles para programascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el repertorio antes de enviar las invitaciones. Si el orden de actuación cambia después, tendrás que actualizar programas y comunicarlo de nuevo a los asistentes.
Envía un recordatorio entre 3 y 5 días antes y prepara la lista definitiva de asistentes al menos 48 horas antes. Aprovecha ese momento para confirmar preferencias dietéticas y calcular el catering.
No dejes la parte técnica para la última hora: carga altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, atriles, cables y cajas DI el día anterior, y reserva como mínimo 90 minutos para el montaje y la prueba de sonido.
Abre el lugar con al menos 2 horas de margen. Comprueba las salidas de emergencia, revisa sala y vestíbulo, coloca sillas y mesas y monta las partes del escenario antes de que llegue el público.
Enfría las bebidas la víspera y llena las neveras portátiles antes de abrir las puertas. Deja separadas las tazas, vasos, copas, platos y cubiertos para que el servicio de café y el bufé no interfieran con la actuación.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un Concierto de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, confirma músicos y coro, define el programa y comprueba permisos; deja las invitaciones listas después de cerrar esos datos.
¿Cuándo enviar las invitaciones para un Concierto de Navidad?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Cierra las inscripciones aproximadamente 7 días antes y manda un recordatorio entre 3 y 5 días antes, cuando ya puedas confirmar catering y preferencias dietéticas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el escenario y el sonido?: Reserva al menos 90 minutos para descargar instrumentos, montar las partes del escenario, colocar atriles y conectar altavoces, micrófonos, mesa de mezclas y cables. Añade otros 30 minutos para una prueba de sonido completa.
¿Cuándo preparar la comida y las bebidas del concierto?: Calcula las cantidades con la lista definitiva de asistentes 48 horas antes. Enfría las bebidas el día anterior y prepara neveras, termos, máquinas de café y bandejas antes de abrir el lugar, idealmente con 60 minutos de margen.

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