Organiser un Concert de Noël sans rien oublier

Un Concert de Noël demande plus qu’une date et quelques morceaux à répéter. Il faut coordonner les musiciens et la chorale, préparer l’accueil des visiteurs, prévoir le catering et tester toute la technique avant l’ouverture des portes. Cette checklist de 73 tâches suit l’ordre logique de préparation, des premières réservations à l’installation de la salle. Les 44 éléments à prévoir couvrent aussi bien les tables et la vaisselle que les microphones, câbles et éclairages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver les musiciens et la chorale
2 personnes
Définir le répertoire et l’ordre de passage
2 personnes
Vérifier les autorisations
Enregistrer l’assurance et les coordonnées
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux visiteurs
Établir la liste définitive des visiteurs
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Imprimer les partitions et les livrets de programme
2 personnes
Créer des badges nominatifs pour l’équipe
Charger le matériel technique et les instruments
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre les décorations de Noël
3 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Déposer les livrets du programme
2 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Faire répéter les musiciens
3 personnes
Faire le briefing de l'équipe
5 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée et le vestiaire
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Servir les boissons de la pause
3 personnes
Reconduire les visiteurs dans la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
Gérer les réglages d’éclairage pendant le concert
Régler le niveau sonore pendant le concert
Animer le chant de Noël
3 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Servir le after et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer le vestiaire et la sortie
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Débarrasser la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter la sono
3 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter la scène et les chaises
4 personnes
Ranger les tables et le matériel
4 personnes
Nettoyer la salle et le foyer
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Couper la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker ou donner les restes
2 personnes
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tablesqté 12
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Bacs à buffetqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de microqté 20
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 3
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 20
Chemins de table de Noëlqté 12
Bougies LEDqté 40
Pupitres de programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Prévois ensuite un délai d’au moins 2 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Arrête la liste définitive des visiteurs quelques jours avant le concert. Utilise ce nombre pour calculer les quantités de catering, la vaisselle, les boissons et le nombre de chaises.
Prépare les partitions et les livrets de programme avant la semaine du concert. Imprime quelques exemplaires supplémentaires, car les oublis et les changements de dernière minute sont fréquents.
Charge le matériel technique et les instruments la veille, puis vérifie séparément microphones, pieds, câbles, rallonges, multiprises et boîtiers DI. Un test complet sur place doit avoir lieu avant l’arrivée du public.
Le jour J, ouvre le lieu assez tôt pour inspecter les issues de secours, installer la scène, les tables et les chaises, puis tester la sonorisation et les éclairages. Refroidis les boissons et remplis les glacières avant l’accueil des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un Concert de Noël ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de réserver le lieu, les musiciens et la chorale, puis de gérer les invitations, les inscriptions et le programme.
Quand envoyer les invitations pour un Concert de Noël ?: Envoie-les environ 4 à 6 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés. Prévois un rappel 7 à 10 jours avant la représentation.
Combien de chaises et de verres faut-il prévoir ?: Prévois une chaise par visiteur confirmé, plus 5 à 10 % de réserve. Pour les verres et la vaisselle, pars du nombre définitif d’inscrits et ajoute au moins 10 % pour les échanges, les chutes et les invités non prévus.
Quand tester le matériel sonore et les instruments ?: Charge tout le matériel la veille et réalise le test dans la salle le jour du concert, au moins 2 heures avant l’ouverture. Vérifie notamment les microphones, la table de mixage, les câbles, les rallonges et les haut-parleurs.

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