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Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtskonzert braucht früh klare Entscheidungen: Termin, Programm, Musiker und Veranstaltungsort hängen eng zusammen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Verpflegung und die technische Vorbereitung. Plane außerdem Zeit für Noten, Programmhefte, Bühnenaufbau und die Kontrolle der Notausgänge ein. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-minute-Probleme am Konzerttag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Musiker und Chor festlegen

    2 Personen

  • Repertoire und Reihenfolge festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung und Kontaktdaten festhalten

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Besucher senden

  • Endgültige Besucherliste erstellen

  • Cateringmengen berechnen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Noten und Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder für die Crew erstellen

  • Technik und Instrumente einladen

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Saal und Foyer inspizieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühnenteile aufstellen

    4 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    3 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Musiker zum Einsingen anleiten

    3 Personen

  • Crew-Briefing geben

    5 Personen

Event

  • Eingang und Garderobe öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    3 Personen

  • Besucher zurück in den Saal begleiten

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    4 Personen

  • Lichtstimmungen während des Konzerts steuern

  • Lautstärke während des Konzerts regeln

  • Weihnachtslieder begleiten

    3 Personen

  • Dankesrede halten

  • Afterparty und Getränke ausschenken

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Garderobe und Ausgang besetzen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Dekoration abnehmen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Bühne und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Tische und Materialien aufräumen

    4 Personen

  • Saal und Foyer reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Technik und Strom ausschalten

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste lagern oder verschenken

    2 Personen

  • Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 12
  • GarderobenständerAnz. 2
  • HockerAnz. 8
  • BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20
  • BuffetbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • NotenständerAnz. 20
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 3
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • WeihnachtsbaumAnz. 2
  • WeihnachtskugelnAnz. 80
  • WeihnachtsgirlandenAnz. 12
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • WeihnachtssterneAnz. 20
  • WeihnachtstischläuferAnz. 12
  • LED-KerzenAnz. 40
  • ProgrammständerAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin, Programm und Repertoire zuerst fest. Reserviere den Veranstaltungsort möglichst mehrere Monate vorher, damit Musiker, Chor und Technik verbindlich zugesagt werden können.
  • Verschicke die Einladungen mit einer klaren Rückmeldefrist, etwa vier Wochen vor dem Konzert. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und sende sieben bis zehn Tage vorher eine Erinnerung.
  • Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Notenständer, Kabel, DI-Boxen und Gaffer Tape mindestens eine Woche vorher gemeinsam mit der zuständigen Person.
  • Berechne Catering und Getränke anhand der endgültigen Besucherliste. Kühle Getränke am Vortag und fülle Kühlboxen spätestens zwei Stunden vor Beginn; für Kaffee solltest du mehrere Thermoskannen und ausreichend Tassen einplanen.
  • Öffne den Veranstaltungsort mindestens zwei Stunden vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Notausgänge und Saal, stelle danach Stühle, Tische und Bühnenelemente auf und prüfe anschließend Licht, Instrumente und Programmhefte.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Programm. Musiker, Chor und Genehmigungen sollten spätestens acht bis zehn Wochen vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte man die Einladungen für ein Weihnachtskonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa vier bis sechs Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist rund zwei Wochen vorher und sende sieben bis zehn Tage vor dem Konzert eine Erinnerung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Weihnachtskonzert?
Plane mindestens zwei Stunden für Saal, Bühne, Bestuhlung, Technik und Catering ein. Für einen ersten Soundcheck mit Musikern und Chor kommen je nach Besetzung weitere 60 bis 90 Minuten hinzu.
Was muss man am Tag des Weihnachtskonzerts zuerst prüfen?
Kontrolliere beim Öffnen zuerst Notausgänge, Saal und Foyer. Danach folgen Bühnenaufbau, Strom- und Kabelwege, Mikrofone, Lautsprecher, Instrumente und die Beschilderung; beginne damit mindestens zwei Stunden vor dem Einlass.

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