Checklist voor een kerstconcert organiseren

Een kerstconcert vraagt om meer dan musici en een mooi programma. Je regelt vooraf ook repertoire en muziekrechten, aanmeldingen, vrijwilligers, techniek en de ontvangst van bezoekers. Op de dag zelf bepalen de zaalopstelling, garderobe, koffie en informatiematerialen hoe soepel het concert verloopt. Deze checklist zet de voorbereiding in een praktische volgorde, zodat je minder snel apparatuur, dieetwensen of laatste drukwerk vergeet.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Optredende musici vastleggen
2 personen
Repertoire en rechten controleren
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Promotie ophangen
2 personen
Programma online plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Programmafolders afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Decoratie controleren
Dranken koelen
2 personen
Koek en cake portioneren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Muziekruimte inrichten
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
Geluid aansluiten
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstboom plaatsen
3 personen
Kerststal plaatsen
2 personen
Cateringtafel klaarzetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Geluidsrepetitie uitvoeren
4 personen

Event

Kaartverkooptafel bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Garderobe beheren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Concert openen
Podiumbegeleiding verzorgen
2 personen
Licht bedienen
Geluid bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauze begeleiden
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Concert afsluiten
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Apparatuur afkoppelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Verlichting uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Tafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 3
Garderobehangersaantal 120
Krukkenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Gebaksbordjesaantal 120
Gebaksvorkjesaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12
Schenkkannenaantal 6
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Taartscheppenaantal 3
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Mengpaneel
Versterker
Muzieklessenaarsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 12
DI-boxenaantal 3
Koptelefoonaantal 2
Laptop
Reservebatterijenaantal 16
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Kerstlichtsnoerenaantal 6
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kerstboom
Kerstboomversiering
Kerststal
Kerstkransenaantal 4
Dennentakkenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4
Kerstlintaantal 4

Schoonmaak

Bezemsaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische opstelling uiterlijk een week vooraf vast. Controleer luidsprekers, microfoons, standaards, mengpaneel, versterker en instrumentkabels samen met de musici; test alles nogmaals voordat bezoekers binnenkomen.
Plan de bezoekersstroom vóór je stoelen en tafels neerzet. Richt entree en garderobe zo in dat jassen niet bij de zitplaatsen belanden en houd een aparte plek vrij voor bezoekerslijst, naamkaartjes en programmafolders.
Verwerk aanmeldingen in één overzicht en sluit het verzamelen van dieetwensen enkele dagen voor het concert. Zo kun je boodschappen, koek en cake en het aantal kopjes, glazen en gebaksbordjes gericht voorbereiden.
Koel dranken op tijd en zet koffie- en theeservice niet pas tijdens de inloop klaar. Gebruik thermoskannen of warmhoudkannen, controleer de waterkokers en koffiezetapparaten en portioneer koek en cake vooraf.
Maak een korte tijdlijn voor de concertdag met minstens drie blokken: opbouw, soundcheck en ontvangst. Laat vrijwilligers per blok weten waar zij nodig zijn, bijvoorbeeld bij garderobe, entree, catering of het uitdelen van programmafolders.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kerstconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en optredende musici. Open aanmeldingen zodra repertoire, tijdstip en locatie definitief zijn; plan de laatste technische controle uiterlijk 7 dagen voor het concert.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kerstconcert?: Zet voor iedere aangemelde bezoeker één stoel klaar en houd 5 tot 10 extra stoelen achter de hand. Controleer daarnaast of musici, vrijwilligers en eventuele begeleiders een aparte plek nodig hebben voordat je de zaalindeling definitief maakt.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een kerstconcert versturen?: Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en geef in de uitnodiging een duidelijke uiterste aanmelddatum. Plan een herinnering 7 tot 10 dagen voor het concert, wanneer je ook dieetwensen en vrijwilligerstaken controleert.
Welke apparatuur heb ik nodig voor een kerstconcert?: Reken minimaal op luidsprekers, microfoons, microfoonstandaards, een mengpaneel, versterker, muzieklessenaars en instrumentkabels als die bij de uitvoering worden gebruikt. Test de volledige keten uiterlijk een week vooraf en neem op de concertdag minstens 60 minuten voor de soundcheck.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.