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Weihnachtskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtskonzert steht und fällt mit guter Vorbereitung: Programm, Musiker, Rechte, Anmeldungen und Raum müssen rechtzeitig feststehen. Plane zuerst Datum und Ort, danach Programm, Repertoire und Einladungen. In den letzten Tagen kümmerst du dich um Besucherliste, Programmhefte, Technik, Getränke und Gebäck. Diese Checkliste führt dich durch alle 65 Aufgaben und hilft dir, am Konzerttag nichts Wesentliches zu vergessen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftrittsmusiker festlegen

    2 Personen

  • Repertoire und Rechte prüfen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Werbung aufhängen

    2 Personen

  • Programm online stellen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Programmhefte drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Dekoration überprüfen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kekse und Kuchen portionieren

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Musikraum einrichten

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    2 Personen

  • Ton anschließen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Weihnachtsbaum aufstellen

    3 Personen

  • Krippe aufstellen

    2 Personen

  • Cateringtisch vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

Event

  • Kartenverkaufstisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Programmhefte verteilen

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Bühnenbetreuung übernehmen

    2 Personen

  • Licht steuern

  • Ton bedienen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Pause betreuen

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Konzert abschließen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Geräte abkoppeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Sanitäranlagen reinigen

    2 Personen

  • Beleuchtung ausschalten

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • TischeAnz. 8
  • KlappischeAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 3
  • GarderobenbügelAnz. 120
  • HockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • TortenplattenAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • TortenheberAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • KühlboxenAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Mischpult
  • Verstärker
  • NotenpulteAnz. 12
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • DI-BoxenAnz. 3
  • KopfhörerAnz. 2
  • Laptop
  • ErsatzbatterienAnz. 16
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • Weihnachts-LichterkettenAnz. 6
  • LED-KerzenAnz. 24

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • Weihnachtsbaumdekoration
  • Krippe
  • WeihnachtskränzeAnz. 4
  • TannenzweigeAnz. 12
  • TischläuferAnz. 8
  • Willkommensschild
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WeihnachtsbandAnz. 4

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Musiker festlegen, Reservierungen vornehmen und Einladungen gestalten.
  • Prüfe Repertoire und Aufführungsrechte mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Stelle das Programm anschließend online und drucke die Programmhefte erst, wenn die Reihenfolge endgültig ist.
  • Schließe die Anmeldungen 3 bis 5 Tage vor dem Konzert ab. Drucke danach die Besucherliste, erfasse Ernährungswünsche und teile Freiwillige für Einlass, Garderobe und Bewirtung ein.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofone, Mischpult, Verstärker und Instrumentenkabel spätestens am Vortag. Lege außerdem Notenpulte bereit und prüfe, ob für jeden Musiker ein geeigneter Platz vorhanden ist.
  • Richte den Raum am Konzerttag in dieser Reihenfolge ein: Stühle und Tische, Eingangsbereich, Garderobe, Technik und anschließend Getränke sowie portionierte Kekse und Kuchen. Plane dafür mindestens 2 Stunden vor Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weihnachtskonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Ort und Programm brauchen Vorlauf; Einladungen und Anmeldungen sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Stühle brauche ich für ein Weihnachtskonzert?
Plane pro angemeldeter Person einen Stuhl und zusätzlich etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein. Bei 100 erwarteten Gästen solltest du also ungefähr 105 bis 110 Sitzplätze aufstellen.
Wann sollte ich die Technik für das Weihnachtskonzert prüfen?
Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und plane am Konzerttag einen zweiten kurzen Soundcheck ein. Kontrolliere dabei Lautsprecher, Mikrofone, Mikrofonständer, Mischpult, Verstärker und Kabel.
Wann soll ich Getränke und Kuchen für das Weihnachtskonzert vorbereiten?
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 2 bis 3 Stunden vor dem Einlass. Schneide Kuchen und teile Kekse erst kurz vor dem Beginn, damit sie frisch bleiben und der Eingangsbereich nicht lange blockiert wird.

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