Checklist para organizar un Concierto de Navidad
Un Concierto de Navidad necesita más que contratar músicos y preparar un programa. Hay que cerrar fecha y ubicación, controlar las inscripciones y dejar listo tanto el repertorio como el equipo de sonido. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde las reservas y las invitaciones hasta las sillas, el guardarropa, las bebidas y la recepción. También incluye los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los folletos y los micrófonos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Contratar a los músicos que actuarán
2 personas
Comprobar el repertorio y los derechos
2 personas
Hacer reservas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Colocar la promoción
2 personas
Publicar el programa en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Imprimir folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Comprobar la decoración
Enfriar bebidas
2 personas
Racionar galletas y bizcocho
2 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la sala de música
4 personas
Colocar los atriles
2 personas
Conectar el sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar el árbol de Navidad
3 personas
Colocar el belén
2 personas
Preparar la mesa de catering
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Evento
Atender la taquilla
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar el escenario
2 personas
Controlar la iluminación
Operar el sonido
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Gestionar la pausa
3 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Cerrar el concierto
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desconectar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Apagar la iluminación
Cerrar el recinto
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesascant. 8
- Mesas plegablescant. 2
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 120
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasos de técant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tenedores de postrecant. 120
- Cucharillas de cafécant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de servircant. 6
- Termoscant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cucharas para tartascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Amplificador
- Atriles de músicacant. 12
- Cables de instrumentoscant. 12
- Cajas DIcant. 3
- Auricularescant. 2
- Portátil
- Baterías de repuestocant. 16
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Bridascant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
- Guirnaldas de luces navideñascant. 6
- Velas LEDcant. 24
Decoración
- Árbol de Navidad
- Adornos de árbol de Navidad
- Belén
- Coronas navideñascant. 4
- Ramas de pinocant. 12
- Manteles runnerscant. 8
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
- Cinta navideñacant. 4
Limpieza
- Escobascant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar las invitaciones. Así puedes confirmar a los músicos, publicar horarios fiables y abrir las inscripciones con todos los datos necesarios.
- Comprueba el repertorio y los derechos con varias semanas de margen. Una revisión tardía puede obligarte a cambiar piezas cuando las invitaciones ya están enviadas.
- Reserva voluntarios para funciones concretas: entrada, guardarropa, bebidas y apoyo técnico. Para un concierto con público, asignarlos al menos 7 días antes evita depender de una sola persona el día del evento.
- Haz una prueba completa del sonido antes de que llegue el público: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, amplificador y cables. Reserva entre 60 y 90 minutos para montar y probar el equipo.
- Prepara la recepción el mismo día con una secuencia clara: sillas y mesas, guardarropa, entrada, folletos y tarjetas de nombre; después enfría las bebidas y raciona galletas y bizcocho. Deja la lista de visitantes impresa antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Navidad?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, contratar a los músicos, revisar el repertorio, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin concentrarlo todo en los últimos días.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones del concierto de Navidad?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes y fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del concierto. Así puedes recoger preferencias dietéticas, imprimir la lista de visitantes y calcular bebidas, postres y material de recepción.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el lugar?
- Calcula entre 2 y 3 horas para colocar sillas, mesas, entrada y guardarropa, preparar la zona de servicio y revisar la decoración. Añade entre 60 y 90 minutos para probar el sonido si se utilizan micrófonos y altavoces.
- ¿Qué debo comprobar el día anterior al concierto?
- Confirma la llegada de los músicos y voluntarios, revisa el equipo y deja listos los folletos, las tarjetas de nombre y la lista de visitantes. También conviene enfriar las bebidas y verificar que haya tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, jarras y termos suficientes.
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