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Checklist pour organiser un concert de Noël

Un concert de Noël demande plus qu’un programme musical : il faut coordonner les artistes, les inscriptions, l’accueil et la collation. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, du choix de la date jusqu’à l’installation des chaises et du vestiaire. Prévoyez aussi le matériel technique, les programmes imprimés et les besoins alimentaires des visiteurs. Utilisez le plan pour répartir les responsabilités et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Enregistrer les musiciens en prestation

    2 personnes

  • Vérifier le répertoire et les droits

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir les inscriptions

  • Afficher la promotion

    2 personnes

  • Mettre le programme en ligne

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer la liste des visiteurs

  • Imprimer les programmes

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Vérifier l'équipement

    2 personnes

  • Vérifier la décoration

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Portionner les biscuits et les gâteaux

    2 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Aménager l’entrée

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Aménager la salle de musique

    4 personnes

  • Installer les pupitres

    2 personnes

  • Brancher le son

    3 personnes

  • Brancher l’éclairage

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer le sapin de Noël

    3 personnes

  • Installer la crèche

    2 personnes

  • Mettre en place la table de restauration

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Déposer les brochures du programme

    2 personnes

  • Effectuer la répétition son

    4 personnes

Événement

  • Tenir la table de billetterie

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Gérer le vestiaire

    2 personnes

  • Distribuer les programmes

    2 personnes

  • Ouvrir le concert

  • Assurer l’encadrement de la scène

    2 personnes

  • Gérer l’éclairage

  • Gérer le son

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Encadrer la pause

    3 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Clôturer le concert

  • Assurer la remise au vestiaire

    2 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Débrancher l’équipement

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer la salle

    4 personnes

  • Nettoyer les sanitaires

    2 personnes

  • Éteindre l’éclairage

  • Fermer le lieu

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 120
  • Tablesqté 8
  • Tables pliantesqté 2
  • Portantsqté 3
  • Cintres de vestiaireqté 120
  • Tabouretsqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verres à théqté 120
  • Verres à eauqté 120
  • Assiettes à pâtisserieqté 120
  • Fourchettes à gâteauqté 120
  • Cuillères à caféqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Carafesqté 6
  • Thermosqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Pelles à gâteauqté 3
  • Bacs de rangementqté 12
  • Glacièresqté 4

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Microphonesqté 4
  • Pieds de microqté 4
  • Table de mixage
  • Amplificateur
  • Pupitres de musiqueqté 12
  • Câbles d'instrumentsqté 12
  • Boîtiers DIqté 3
  • Casque audioqté 2
  • Ordinateur portable
  • Piles de rechangeqté 16
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 8
  • Passe-câblesqté 12
  • Serre-câblesqté 2

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 6
  • Éclairage d’ambianceqté 4
  • Guirlandes de Noëlqté 6
  • Bougies LEDqté 24

Décoration

  • Sapin de Noël
  • Décoration du sapin de Noël
  • Crèche de Noël
  • Couronnes de Noëlqté 4
  • Branches de sapinqté 12
  • Chemins de tableqté 8
  • Panneau d’accueil
  • Pupitres de programmeqté 4
  • Ruban de Noëlqté 4

Nettoyage

  • Balaisqté 2
  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 2
  • Seauxqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6
  • Poubellesqté 6
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations, puis vérifiez que l’espace permet d’installer les chaises, les tables et le vestiaire sans gêner l’entrée.
  • Confirmez rapidement les musiciens, le répertoire et les droits nécessaires. Prévoyez une vérification technique séparée pour les micros, les pieds, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles.
  • Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir les besoins alimentaires et établir une liste de visiteurs fiable. Imprimez cette liste avant l’accueil, avec les badges nominatifs et les programmes.
  • Répartissez les bénévoles avant la semaine du concert : accueil, vestiaire, installation, assistance technique et service des boissons ne doivent pas reposer sur la même personne.
  • Le jour du concert, refroidissez les boissons et portionnez les biscuits et les gâteaux avant l’arrivée du public. Installez les thermos, cafetières, bouilloires, tasses, verres et assiettes sur des tables distinctes de l’espace musical.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Noël ?
Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu et les musiciens, préparer le programme, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
Envoyez-les idéalement 6 à 8 semaines avant le concert, puis faites une relance 2 à 3 semaines avant. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour imprimer la liste des visiteurs et prévoir la collation.
Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un concert de Noël ?
Préparez une table d’entrée, la liste des visiteurs, les badges et les programmes imprimés. Si un vestiaire est prévu, installez les portants et les cintres au moins 1 heure avant l’ouverture des portes.
Quand installer le matériel et les chaises ?
Prévoyez l’installation de la salle 2 à 3 heures avant le début du concert. Testez ensuite les microphones, haut-parleurs, amplificateur, table de mixage et câbles avant l’arrivée des musiciens et du public.

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