Kerstborrel organiseren: checklist en planning
Een kerstborrel loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas catering, drank en inrichting regelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat allergenenlabels en passende hapjes niet op het laatste moment moeten worden gemaakt. Reserveer tafels, stoelen, koeling en apparatuur op tijd. Op de dag zelf draait het vooral om een logische opstelling: buffet, bar, servies, muziek en verlichting moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitief aantal gasten bepalen
Cateringhoeveelheden berekenen
Tafels en stoelen reserveren
Koelkasten en koelboxen regelen
Muziek en afspeellijst voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
Draaiboek en contactlijst printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenenlabels maken
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Buffet- en barhoek inrichten
2 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Kerstversiering ophangen
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek aansluiten en testen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Drankstations vullen
2 personen
Ontvangstbalie klaarzetten
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dieetvrije hapjes apart serveren
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Laatste ronde drankjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Versiering en verlichting verwijderen
2 personen
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 2
- Barkrukkenaantal 6
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Wijnglazenaantal 60
- Bierglazenaantal 50
- Waterglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Koffielepelsaantal 40
- Vorkenaantal 60
- Messenaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
Decoratie
- Kerstboom
- Kerstballenaantal 40
- Guirlandesaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Kerststukjesaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Tafelnummersaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledkaarsenaantal 20
Apparatuur
- Bluetoothspeaker
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Drankdispensersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk één week vooraf. Gebruik dat aantal voor de catering, het servies, de glazen en de hoeveelheid naamkaartjes.
- Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna bij op basis van het werkelijke verbruik. Zet drank minstens enkele uren voor aanvang te koelen.
- Maak een aparte lijst met dieetwensen en allergieën zodra de aanmeldingen binnenkomen. Leg allergenenlabels bij de schalen, niet alleen op een algemeen informatieblad.
- Test muziek, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen minimaal één uur voor aanvang. Zo kun je nog een kabel vervangen zonder dat de opbouw stilvalt.
- Richt buffet en bar gescheiden in en zet servies aan het begin van de looproute. Houd serveertangen en opscheplepels per schaal apart, zodat gasten niet met hetzelfde bestek verschillende hapjes pakken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kerstborrel organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur vier tot zes weken vooraf vast en verstuur daarna de uitnodigingen. Plan de definitieve aantallen, catering en huur van tafels en stoelen uiterlijk één week voor de borrel.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een kerstborrel?
- Houd voor het eerste uur rekening met twee tot drie drankjes per persoon. Voor een borrel van drie uur komt dat neer op ongeveer vijf tot zeven drankjes per gast, verdeeld over alcoholische en alcoholvrije opties.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een kerstborrel verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de uitnodiging uit en sluit de inventarisatie ongeveer één week vooraf. Dan kun je hoeveelheden berekenen, geschikte hapjes bestellen of maken en allergenenlabels voorbereiden.
- Wanneer moet ik de locatie opbouwen voor een kerstborrel?
- Begin minimaal twee uur voor ontvangst met schoonmaken, tafels en stoelen plaatsen en de buffet- en barhoek inrichten. Plan daarnaast minstens één uur voor het testen van muziek, verlichting en koeling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!