Checklist para organizar un cóctel navideño
Un cóctel navideño necesita más que aperitivos y decoración: hay que cerrar invitados, catering, bebidas, mobiliario y montaje en el orden adecuado. Esta checklist reúne 43 tareas y 41 elementos para que puedas avanzar desde la confirmación de la fecha hasta el último puesto de bebidas. Reserva con tiempo las mesas, sillas, neveras y equipo de sonido, y deja para el día del evento solo la preparación y comprobación final.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar el número definitivo de invitados
Calcular las cantidades de catering
Reservar mesas y sillas
Gestionar neveras y cajas térmicas
Preparar la música y la lista de reproducción
Preparar tarjetas de nombre
Imprimir el programa y la lista de contactos
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Crear etiquetas de alérgenos
Limpiar el lugar
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Montar la zona de buffet y bar
2 personas
Preparar la vajilla y las copas
2 personas
Colgar la decoración navideña
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Conectar y probar la música
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Rellenar los puestos de bebidas
2 personas
Preparar el mostrador de recepción
Evento
Recibir a los invitados
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir por separado los aperitivos sin dieta
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración y la iluminación
2 personas
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
Llevar la basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 2
- Taburetes de barcant. 6
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Copas de cervezacant. 50
- Vasos para aguacant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Cucharillas de cafécant. 40
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
- Cucharonescant. 6
Decoración
- Árbol de Navidad
- Bolas de Navidadcant. 40
- Guirnaldascant. 4
- Mantelescant. 8
- Arreglos navideñoscant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Números de mesacant. 6
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Velas LEDcant. 20
Equipo
- Altavoz Bluetooth
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Cubiterascant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Dispensadores de bebidascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados antes de calcular el catering y hacer la compra. Recoge las preferencias dietéticas con las inscripciones para poder preparar etiquetas de alérgenos y separar las opciones correctamente.
- Planifica las bebidas por fases: enfría con antelación lo que se servirá al llegar y deja espacio en las neveras portátiles para reponer durante el cóctel. Comprueba también que haya copas de vino, cerveza y vasos de agua suficientes.
- Haz el montaje en este orden: mesas y sillas, zona de buffet y bar, vajilla y copas, decoración e iluminación. Así evitas mover manteles, bandejas o arreglos navideños cuando todo ya está colocado.
- Prueba el altavoz Bluetooth, los cables alargadores, las regletas y la lista de reproducción antes de que lleguen los invitados. Enciende las guirnaldas de luces y las velas LED durante la revisión del espacio, no al inicio del cóctel.
- Prepara las tarjetas de nombre, los números de mesa, el programa y la lista de contactos antes del día del evento. Coloca los aperitivos en bandejas y rellena los puestos de bebidas justo antes de abrir, para que no pierdan temperatura ni presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar un cóctel navideño?
- Confirma fecha y ubicación al menos 4 semanas antes y envía las invitaciones en cuanto tengas esos datos. Cierra las inscripciones y el número definitivo de invitados entre 7 y 10 días antes para calcular el catering y la compra.
- ¿Cuándo debo calcular la cantidad de catering?
- Haz el cálculo cuando falten entre 7 y 10 días y ya conozcas el número definitivo de invitados. Revisa las preferencias dietéticas en ese momento y prepara las etiquetas de alérgenos antes de montar el buffet.
- ¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para un cóctel navideño?
- Enfría las bebidas principales entre 4 y 6 horas antes de que empiece el evento. Deja una parte en las neveras portátiles para la reposición y rellena los puestos de bebidas justo antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar el cóctel navideño?
- Reserva entre 2 y 3 horas para limpiar el lugar, montar mesas y sillas, preparar el buffet y el bar, colocar la decoración y probar la música. Haz la prueba de iluminación y sonido como mínimo 30 minutos antes de la llegada de los invitados.
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