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Weihnachtsumtrunk organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weihnachtsumtrunk wirkt unkompliziert, braucht aber mehr Vorbereitung als nur Getränke und Dekoration. Bestätige zuerst Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche. Sobald die endgültige Gästezahl feststeht, kannst du Cateringmengen, Geschirr, Gläser, Sitzplätze und Kühlung zuverlässig planen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Abstimmung bis zum Aufbau von Buffet, Bar, Musik und Beleuchtung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Endgültige Gästezahl festlegen

  • Cateringmengen berechnen

  • Tische und Stühle reservieren

  • Kühlschränke und Kühlboxen organisieren

  • Musik und Playlist vorbereiten

  • Namensschilder vorbereiten

  • Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Allergenkennzeichnungen erstellen

  • Location reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Buffet- und Barbereich einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Weihnachtsdekoration aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Musik anschließen und testen

  • Häppchen auf Platten anrichten

    3 Personen

  • Getränkestationen auffüllen

    2 Personen

  • Empfangstresen aufstellen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snackhäppchen ohne Diätvorgaben separat servieren

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

  • Letzte Runde Getränke servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    3 Personen

  • Dekoration und Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Den Veranstaltungsort gründlich reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 50
  • BuffetischeAnz. 2
  • BarhockerAnz. 6

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • BiergläserAnz. 50
  • WassergläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 40
  • KaffeelöffelAnz. 40
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • Weihnachtsbaum
  • WeihnachtskugelnAnz. 40
  • GirlandenAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • WeihnachtsgesteckeAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 50
  • TischnummernAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StumpenkerzenAnz. 20

Ausstattung

  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 12
  • GetränkespenderAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vor dem Weihnachtsumtrunk fest. Erst danach lassen sich Häppchen, Getränke, Teller und Gläser ohne unnötige Reserve berechnen.
  • Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und stelle zusätzliche Kühlboxen bereit, wenn die Kühlschränke vor Ort nicht ausreichen.
  • Drucke Ablaufplan, Kontaktliste und Allergenkennzeichnungen spätestens am Vortag aus. Am Veranstaltungstag fehlen solche Unterlagen oft genau dann, wenn Rückfragen zu Speisen oder Technik entstehen.
  • Baue Buffet- und Barbereich mindestens 2 Stunden vor Beginn auf. Stelle Geschirr, Servierzangen und Servierlöffel bereit, bevor die Häppchen auf Platten angerichtet werden.
  • Teste Bluetooth-Lautsprecher, Lichterketten und Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste. Schließe die Musik mindestens 30 Minuten vorher an, damit technische Probleme nicht während der Begrüßung auftreten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Weihnachtsumtrunk planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Die endgültige Gästezahl sollte 7 Tage vor dem Termin feststehen, damit Catering und Ausstattung rechtzeitig organisiert werden können.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Weihnachtsumtrunk?
Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person. Für jede weitere Stunde kannst du ungefähr 1 bis 2 Getränke pro Person einplanen und Wasser getrennt bereitstellen.
Wann sollte man das Buffet für einen Weihnachtsumtrunk aufbauen?
Beginne etwa 2 Stunden vor dem Start mit Tischen, Geschirr, Kühlung und Barbereich. Die Häppchen richtest du möglichst kurz vor Beginn an, damit sie frisch bleiben.
Wie viele Gläser und Teller braucht man pro Gast?
Plane mindestens 1,5 Trinkgläser pro Person sowie je einen Teller für herzhafte Speisen und Desserts ein. Bei einem längeren Umtrunk oder fehlender Spülmöglichkeit sind 2 Gläser pro Person sicherer.

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