Kermiskoers organiseren: complete checklist

Een kermiskoers organiseren vraagt meer dan een start- en finishlijn. Je regelt tegelijk het parcours, verkeersveiligheid, inschrijvingen, vrijwilligers en wedstrijdmateriaal. Begin met vergunningen en een vast parcours; pas daarna kun je het verkeersplan, de communicatie en de inzet van mensen afronden. Op de wedstrijddag draait alles om een duidelijke briefing, zichtbare routeborden en een goed ingerichte start- en finishzone. Deze checklist helpt je de 71 taken en 66 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunningen aanvragen
Parcours vastleggen
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Verkeersregelaars aanvragen
Parcoursinspectie uitvoeren
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Reserveringen maken
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Deelnemers bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voorbereiden
Startnummers maken
2 personen
Parcourskaarten drukken
Routeborden voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
2 personen

Event

Fietsenstalling markeren
2 personen
Start- en finishzone uitzetten
4 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeersregelaars instrueren
3 personen
Kraam- en publiekszone opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opzetten
6 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Finishboog plaatsen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Inschrijftafel bemannen
3 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Fietscontrole uitvoeren
2 personen
Rennersbriefing geven
2 personen
Publiek naar vakken begeleiden
4 personen
Startceremonie begeleiden
3 personen
Koersverloop omroepen
2 personen
Kruispunten beveiligen
12 personen
Parcours rondes registreren
3 personen
Doorkomsttijden noteren
3 personen
Renners van water voorzien
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finish begeleiden
4 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Publieksprogramma begeleiden
3 personen
Eindmededeling omroepen
2 personen
Publiek uit de zone begeleiden
4 personen

Nazorg

Verkeersafzettingen verwijderen
6 personen
Routeborden ophalen
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
6 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Geluidsinstallatie afkoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen reinigen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 60
Statafelsaantal 6
Partytentenaantal 4
Kleedjesaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Racehesjesaantal 20
Rondebord
Finishboog
Fietspompenaantal 3
Reservebinnenbandenaantal 12
Bidonkrattenaantal 6
Wedstrijdfluitjesaantal 12
Stopwatchesaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Rekenmachinesaantal 2
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 40
Dranghekkenaantal 30
Verkeerskegelsaantal 30
Routepijlenaantal 25
Waarschuwingsbordenaantal 12
Afzetlintaantal 8
Verkeersregelaarshesjesaantal 20
Pionverlichtingaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Tangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4
Koelelementenaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handvegersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Isolatiedekensaantal 10
Zakverbandenaantal 4
Portofoonsaantal 12
Veiligheidsspeldenaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Kermisvlaggenaantal 30
Sponsorpostersaantal 20
Programmabordenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag vergunningen en verkeersregelaars vroeg aan en werk het verkeersplan uit zodra het parcours vastligt. Plan daarnaast een parcoursinspectie vóór de wedstrijddag, zodat knelpunten niet pas bij de opbouw zichtbaar worden.
Bepaal de wedstrijdcategorieën voordat je het inschrijfformulier publiceert. Zo kun je deelnemers correct bevestigen, startnummers maken en het rondebord en de uitslagenadministratie voorbereiden.
Maak per vrijwilliger een concrete post en tijdstip. Geef verkeersregelaars, parcoursmedewerkers en mensen bij start en finish tijdens één briefing uitleg over hun route, communicatiemiddel en handelwijze bij problemen.
Controleer materiaal niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Test luidsprekers, microfoon, mengpaneel, stopwatches en verlengkabels vooraf; leg fietspompen en reservebinnenbanden klaar bij de deelnemerszone.
Richt de start- en finishzone als eerste herkenbaar in met de finishboog, verkeershekken en routeborden. Markeer ook de fietsenstalling en zet klaptafels, statafels, partytenten en bidonkratten op hun vaste plek voordat deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kermiskoers organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met vergunningen, het parcours en het verkeersplan. Reserveer daarna tijd voor inschrijvingen, sponsoren en vrijwilligers; plan de materiaalcontrole en briefing uiterlijk in de laatste week.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een kermiskoers?: Dat hangt af van de gemeente, het parcours en de afsluitingen. Informeer bij de gemeente zodra je de route hebt vastgelegd en houd rekening met een behandelingstermijn van meerdere weken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kermiskoers?: Het aantal hangt af van de route, kruisingen en het aantal deelnemers. Reken minimaal op aparte bezetting voor elke verkeerspost, plus mensen voor start, finish, inschrijvingen, materiaal en de omroep; maak de indeling uiterlijk een week vooraf.
Wanneer moet ik startnummers en parcourskaarten maken?: Maak startnummers nadat de deelnemers en wedstrijdcategorieën zijn bevestigd. Druk parcourskaarten en bereid routeborden enkele dagen vóór de koers voor, zodat je bij de opbouw alleen nog hoeft te controleren en te plaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.