Checklist para organizar una carrera de feria

Una carrera de feria necesita más coordinación que una salida deportiva normal: hay que cerrar un recorrido, ordenar el tráfico y atender a participantes y público. Empieza por los permisos y la inspección del circuito; después organiza las inscripciones, los voluntarios y el material. Esta checklist reúne las tareas en el orden práctico para llegar al día de la carrera con dorsales, señalización, puestos y comunicación preparados. Reserva tiempo para confirmar datos y revisar el recorrido una segunda vez.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permisos
Marcar el recorrido
2 personas
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Solicitar controladores de tráfico
Realizar la inspección del recorrido
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Hacer reservas
Gestionar inscripciones
2 personas
Confirmar participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la sesión informativa
Crear dorsales
2 personas
Imprimir las tarjetas del recorrido
Preparar señales de ruta
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
2 personas

Evento

Señalizar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Instruir a los reguladores de tráfico
3 personas
Montar la zona de puestos y público
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar carpas
6 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar arco de meta
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Atender la mesa de inscripción
3 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Realizar control de bicicletas
2 personas
Dar la sesión informativa a los corredores
2 personas
Guiar al público a las gradas
4 personas
Coordinar la ceremonia de apertura
3 personas
Anunciar la evolución del recorrido
2 personas
Asegurar los cruces
12 personas
Registrar las rondas del recorrido
3 personas
Anotar los tiempos de paso
3 personas
Suministrar agua a los corredores
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Guiar la meta
4 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Preparar los premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Guiar el programa para el público
3 personas
Anunciar el mensaje final
2 personas
Guiar al público fuera de la zona
4 personas

Seguimiento

Retirar los cortes de tráfico
6 personas
Recoger los carteles de ruta
4 personas
Desmontar las carpas y la decoración
6 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Desconectar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
6 personas
Retirar los residuos
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 60
Mesas altascant. 6
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 12
Percheroscant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Portadorsalescant. 150
Chalecos de carreracant. 20
Platos redondos
Arco de meta
Bombas de bicicletacant. 3
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Cajas para bidonescant. 6
Silbatos de competicióncant. 12
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Calculadorascant. 2
Premioscant. 12

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 8
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 8

Material de tráfico

Vallas de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 30
Conos de tráficocant. 30
Flechas de rutacant. 25
Señales de advertenciacant. 12
Cinta de balizamientocant. 8
Chalecos para reguladores de tráficocant. 20
Iluminación con conoscant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Pinzascant. 6
Jarras de servircant. 4
Acumuladores de fríocant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas aislantescant. 10
Vendas elásticascant. 4
Walkie-talkiescant. 12
Imperdiblescant. 200

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de feriacant. 30
Carteles de patrociniocant. 20
Carteles del programacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y prepara el plan de tráfico con varias semanas de margen. La inspección del recorrido debe hacerse antes de colocar vallas, señales y puntos de control.
Cierra las inscripciones con una fecha límite clara y confirma después a cada participante. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día anterior.
Asigna voluntarios a puestos concretos y prepara una sesión informativa breve. Indica quién controla cada cruce, qué señales debe usar y a quién avisar ante una incidencia.
Prepara dorsales, tarjetas del recorrido y señales por zonas, y comprueba las cantidades antes de empaquetarlas. Lleva bolígrafos, portapapeles y calculadoras para resolver cambios en la mesa de inscripción.
Monta primero la salida y la meta, el aparcamiento de bicicletas y los puntos de asistencia. Comprueba también sonido, cables, baterías, bombas de bicicleta y cámaras de aire de repuesto antes de que lleguen los corredores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir los permisos para una carrera de feria?: Empieza el trámite al menos 6 u 8 semanas antes de la carrera. El plazo exacto depende de la administración y del uso de la vía, así que confirma también cuándo debes presentar el plan de tráfico y solicitar controladores.
¿Cuándo hay que inspeccionar el recorrido de una carrera?: Haz una primera inspección cuando el recorrido esté definido y una segunda entre 3 y 7 días antes del evento. Revisa cruces, obstáculos, aparcamiento de bicicletas, zonas de salida y meta, y cualquier cambio reciente en la vía.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones y confirmar a los participantes?: Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes, según el tiempo que necesites para crear dorsales, organizar categorías y comprar comida. Envía la confirmación final al menos 3 días antes e incluye la hora de llegada y las indicaciones prácticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de feria?: Calcula como mínimo un voluntario por cruce o punto de control, más 2 o 3 personas para inscripción, salida y meta. Añade una persona responsable de coordinación y prepara una sesión informativa de 30 minutos antes de abrir el recinto.

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