Zo organiseer je een Avondvierdaagse

Begin ongeveer drie maanden vooraf met de vier routes, afstanden en start- en finishlocatie. Loop elke route daarna voor en regel vergunningen, routebeheerders en een verkeersplan voordat je inschrijvingen opent. Vervolgens verwerk je aanmeldingen, deel je startgroepen in en koppel je vrijwilligers aan kruispunten, posten en de finish. In de laatste week draait alles om controleren, sorteren en briefen: routepakketten per dag, polsbandjes, routekaarten, verkeersmaterialen en medische spullen moeten klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Routeafstanden vaststellen
2 personen
2
Routes voorlopen
4 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Vergunningen aanvragen
5
Routebeheerders informeren
2 personen
6
Verkeersplan uitwerken
2 personen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Inschrijfformulier publiceren
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Deelnemerslijsten controleren
2 personen
14
Startgroepen indelen
2 personen
15
Routekaarten drukken
2 personen
16
Polsbandjes sorteren
2 personen
17
Routeborden controleren
2 personen
18
Verkeersmaterialen klaarzetten
2 personen
19
Medische materialen aanvullen
20
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
21
Deelnemersinformatie versturen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Startpakketten samenstellen
4 personen
25
Routepakketten per dag sorteren
3 personen

Event

26
Startterrein afzetten
4 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
28
Inschrijftafel inrichten
2 personen
29
Routeborden plaatsen
6 personen
30
Rustpunten inrichten
6 personen
31
Vrijwilligers instrueren
2 personen
32
Deelnemers registreren
4 personen
33
Startgroepen begeleiden
4 personen
34
Rustpunten bemannen
8 personen
35
Verkeerspunten bemannen
8 personen
36
Dranken bijvullen
2 personen
37
Finishers afvinken
3 personen
38
Eindcontrole route uitvoeren
4 personen
39
Afval verzamelen
4 personen
40
Terrein opruimen
6 personen
41
Startterrein opnieuw opbouwen
4 personen
42
Dagrouteborden plaatsen
6 personen
43
Rustpunten opnieuw inrichten
6 personen
44
Deelnemers opnieuw registreren
4 personen
45
Startgroepen begeleiden
4 personen
46
Rustpunten bemannen
8 personen
47
Verkeerspunten bemannen
8 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Finishers afvinken
3 personen
50
Route opruimen
4 personen
51
Terrein opruimen
6 personen
52
Dagroute voorbereiden
6 personen
53
Rustpunten bemannen
8 personen
54
Verkeerspunten bemannen
8 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Finishers afvinken
3 personen
57
Route opruimen
4 personen
58
Dagroute voorbereiden
6 personen
59
Medaille-uitreiking klaarzetten
3 personen
60
Rustpunten bemannen
8 personen
61
Verkeerspunten bemannen
8 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Finishers afvinken
3 personen
64
Medaljes uitreiken
4 personen
65
Route opruimen
4 personen
66
Finishterrein opruimen
6 personen

Nazorg

67
Routeborden verwijderen
6 personen
68
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
69
Terrein grondig schoonmaken
6 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Materialen inventariseren
2 personen
72
Overgebleven eten opslaan
2 personen
73
Afval afvoeren
3 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Koelboxen en materiaal reinigen
3 personen
76
Deelnemersuitslagen verwerken
2 personen
77
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 30
Afzethekkenaantal 24
Biertafelsetsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Waterdispensersaantal 8
Mobiele speakersaantal 2
Megafoonaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6

Verkeersmateriaal

Routebordenaantal 80
Pijlbordenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Waarschuwingsvestenaantal 30
Bakenlampenaantal 12

Registratie

Inschrijfformulierenaantal 300
Deelnemerslijstenaantal 20
Startnummersaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Pennensetsaantal 12
Routekaartenaantal 1200
Clipboardmappenaantal 12

Sportmateriaal

Medaljesaantal 300
Stempelkaartenaantal 300
Stempelkussensaantal 12
Routepijlenaantal 120
Parcourslintaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 500
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Schenkkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Jerrycansaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 4
Reddingsdekensaantal 12
Zaklampenaantal 12
Walkietalkiesaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Dorpsvlaggenaantal 8
Startfinishdoek

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop iedere route vooraf volledig na en controleer niet alleen de afstand, maar ook oversteekplaatsen, smalle stukken en plekken waar routepijlen of borden kunnen verdwijnen. Plan deze controle uiterlijk twee weken voor de eerste wandeldag.
Vraag vergunningen en toestemming van routebeheerders minimaal 8 weken vooraf aan. Zet in het verkeersplan per kruispunt wie er staat, welk materiaal nodig is en hoe laat de post wordt opgebouwd.
Sluit de inschrijving uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de start en controleer daarna de deelnemerslijsten, dieetwensen en startgroepen. Houd een aparte lijst bij voor wijzigingen op de eerste avond.
Maak voor elke wandeldag een eigen routepakket met routekaarten, routeborden, pijlen, verkeerskegels, waarschuwingsvesten en eventuele bakenlampen. Sorteer de pakketten per locatie, zodat vrijwilligers niet op de startdag hoeven te zoeken.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 2 dagen voor de start en neem daarin de route, meldprocedure en materiaaluitgifte door. Vul medische materialen aan, test megafoon en mobiele speakers en controleer verlengsnoeren, stekkerdozen en verlichting vóór opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Avondvierdaagse organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met routes, locaties, vergunningen en routebeheerders. Open de inschrijving daarna zodra de praktische afspraken vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken voor de eerste avond.
Wanneer moet je de routes van een Avondvierdaagse voorlopen?: Loop elke route minstens één keer volledig voor en doe dat uiterlijk 2 weken voor de start. Controleer vlak voor het evenement nog een keer de routeborden, pijlen en tijdelijke verkeerssituaties.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Avondvierdaagse?: Tel per verkeerspunt of bemande post minimaal 2 vrijwilligers en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish en materiaaltransport. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en houd per avond 10% reserve aan voor uitval.
Wat moet je de deelnemers voor de Avondvierdaagse sturen?: Stuur de deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de start met starttijden, groepsindeling, verzamelplek, route-informatie en contactgegevens. Vermeld ook wanneer polsbandjes, startnummers of startpakketten worden uitgedeeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.