Course cycliste de kermesse : la checklist d’organisation

Une course cycliste de kermesse demande surtout une bonne coordination entre le parcours, la sécurité et l’accueil des participants. Commencez par les autorisations et le plan de circulation, puis ouvrez les inscriptions avant de répartir les bénévoles. Dans les derniers jours, vérifiez les dossards, les barrières, la signalisation et le matériel de course. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les éléments qui prennent souvent du retard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander les autorisations
Définir le parcours
2 personnes
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Demander des agents de circulation
Effectuer l’inspection du parcours
2 personnes
Définir les catégories de compétition
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Faire les réservations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing
Créer les dossards
2 personnes
Imprimer les cartes du parcours
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Délimiter le parking à vélos
2 personnes
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Briefer les régulateurs de trafic
3 personnes
Installer le stand et la zone du public
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tentes de fête
6 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Tenir la table d’inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Effectuer le contrôle des vélos
2 personnes
Faire le briefing des coureurs
2 personnes
Guider le public vers les tribunes
4 personnes
Animer la cérémonie d’ouverture
3 personnes
Annoncer l'évolution du cours
2 personnes
Sécuriser les croisements
12 personnes
Enregistrer les tours de parcours
3 personnes
Noter les heures de passage
3 personnes
Fournir de l’eau aux coureurs
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer l’arrivée
4 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner le programme public
3 personnes
Diffuser le message de fin
2 personnes
Faire sortir le public de la zone
4 personnes

Suivi

Retirer les barrières de circulation
6 personnes
Récupérer les panneaux indicateurs
4 personnes
Démonter les tentes et la décoration
6 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Débrancher la sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Rassembler les objets perdus
2 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 60
Tables hautesqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Couverturesqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Gilets de courseqté 20
Tableau rond
Arche d'arrivée
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 12
Caisses de bidonsqté 6
Sifflets de compétitionqté 12
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Calculatricesqté 2
Prixqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 40
Barrières de fouleqté 30
Cônes de signalisationqté 30
Flèches de directionqté 25
Panneaux d'avertissementqté 12
Ruban de balisageqté 8
Gilets de régulateur de circulationqté 20
Éclairage de balisageqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Pincesqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 10
Bandages tubulairesqté 4
Talkies-walkiesqté 12
Épingles de sûretéqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de fête foraineqté 30
Pancartes de sponsorsqté 20
Panneaux du programmeqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez les autorisations et les agents de circulation plusieurs semaines avant la course : leur disponibilité peut limiter la date ou le parcours.
Inspectez le parcours après avoir défini le plan de circulation, puis prévoyez assez de barrières et de panneaux pour sécuriser chaque carrefour et chaque changement de direction.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les participants, préparer les numéros de départ et organiser les catégories de compétition.
Réunissez les bénévoles pour un briefing précis avant le départ : indiquez à chacun son poste, son horaire et la procédure à suivre en cas de problème sur le parcours.
Faites une vérification complète du matériel la veille, notamment les chronomètres, sifflets, haut-parleurs, pompes, chambres à air, glacières et rallonges.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une course cycliste de kermesse ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de définir le parcours, de recruter les agents de circulation et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il fermer les inscriptions à une course cycliste ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, d’imprimer les dossards et de répartir les bénévoles selon le nombre réel de coureurs.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une course cycliste de kermesse ?: Prévoyez au minimum une personne par point de circulation à surveiller, plus une équipe pour le départ, l’arrivée, les inscriptions et le chronométrage. Ajoutez 2 à 3 personnes de réserve pour remplacer un bénévole absent.
Que faut-il vérifier la veille d’une course cycliste ?: Contrôlez le parcours, les barrières, les panneaux, les dossards et tout le matériel électrique la veille. Chargez aussi les batteries externes et testez les haut-parleurs, le microphone et les chronomètres avant l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.