Avondvierdaagse organiseren: checklist van voorbereiding tot finish
Een Avondvierdaagse vraagt meer voorbereiding dan vier wandelavonden plannen. Je regelt routes, vergunningen, verkeersveiligheid, inschrijvingen en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Daarna moeten startpakketten, routekaarten, polsbandjes en routepakketten per dag klaarstaan. Begin met de route en locaties, werk daarna de deelnemers- en vrijwilligersorganisatie uit en controleer in de laatste week alle materialen per wandeldag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Routeafstanden vaststellen
2 personen
Routes voorlopen
4 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Routebeheerders informeren
2 personen
Verkeersplan uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten controleren
2 personen
Startgroepen indelen
2 personen
Routekaarten drukken
2 personen
Polsbandjes sorteren
2 personen
Routeborden controleren
2 personen
Verkeersmaterialen klaarzetten
2 personen
Medische materialen aanvullen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappen doen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Startpakketten samenstellen
4 personen
Routepakketten per dag sorteren
3 personen
Event
Startterrein afzetten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
6 personen
Rustpunten inrichten
6 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Rustpunten bemannen
8 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Eindcontrole route uitvoeren
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein opruimen
6 personen
Startterrein opnieuw opbouwen
4 personen
Dagrouteborden plaatsen
6 personen
Rustpunten opnieuw inrichten
6 personen
Deelnemers opnieuw registreren
4 personen
Startgroepen begeleiden
4 personen
Rustpunten bemannen
8 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Route opruimen
4 personen
Terrein opruimen
6 personen
Dagroute voorbereiden
6 personen
Rustpunten bemannen
8 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Route opruimen
4 personen
Dagroute voorbereiden
6 personen
Medaille-uitreiking klaarzetten
3 personen
Rustpunten bemannen
8 personen
Verkeerspunten bemannen
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Finishers afvinken
3 personen
Medaljes uitreiken
4 personen
Route opruimen
4 personen
Finishterrein opruimen
6 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
6 personen
Verkeersmaterialen verzamelen
4 personen
Terrein grondig schoonmaken
6 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en materiaal reinigen
3 personen
Deelnemersuitslagen verwerken
2 personen
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 30
- Afzethekkenaantal 24
- Biertafelsetsaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Waterdispensersaantal 8
- Mobiele speakersaantal 2
- Megafoonaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 6
Verkeersmateriaal
- Routebordenaantal 80
- Pijlbordenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 30
- Waarschuwingsvestenaantal 30
- Bakenlampenaantal 12
Registratie
- Inschrijfformulierenaantal 300
- Deelnemerslijstenaantal 20
- Startnummersaantal 300
- Polsbandjesaantal 300
- Pennensetsaantal 12
- Routekaartenaantal 1200
- Clipboardmappenaantal 12
Sportmateriaal
- Medaljesaantal 300
- Stempelkaartenaantal 300
- Stempelkussensaantal 12
- Routepijlenaantal 120
- Parcourslintaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 500
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Schenkkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 8
- Jerrycansaantal 12
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 4
- Reddingsdekensaantal 12
- Zaklampenaantal 12
- Walkietalkiesaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Dorpsvlaggenaantal 8
- Startfinishdoek
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Loop iedere route vooraf en controleer kruisingen, smalle doorgangen en plekken waar routeborden of routepijlen nodig zijn. Doe dit ruim vóór het evenement, zodat je nog tijd hebt om een alternatief traject uit te werken.
- Reserveer start- en finishlocatie voordat je de uitnodigingen verstuurt. Controleer ook of er ruimte is voor partytenten, klaptafels, inschrijving, waterdispensers en deelnemers die na afloop blijven staan.
- Maak per wandeldag een apart routepakket met routekaarten, routeborden, verkeerskegels, waarschuwingsvesten en eventuele bakenlampen. Zo hoeft een vrijwilliger op de dag zelf niet uit één grote voorraad te zoeken.
- Plan de vrijwilligers niet alleen voor het lopen van de routes, maar ook voor inschrijving, verkeersbegeleiding, startgroepen, verzorgingspunten en de finish. Verstuur de briefing uiterlijk enkele dagen vooraf met verzameltijd en contactgegevens.
- Controleer de avond vóór elke wandeling de koelboxen, waterdispensers, megafoon, mobiele speakers, verlengsnoeren en verlichting. Leg startnummers, polsbandjes, stempelkaarten en deelnemerslijsten per startgroep klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Avondvierdaagse organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met routes, start- en finishlocatie en vergunningen. Werving van vrijwilligers en inschrijving kunnen daarna direct starten; plan de materiaalcontrole in de laatste week.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een Avondvierdaagse?
- Dat hangt af van de gemeente, route en omvang van de deelnemersgroep. Neem minimaal 8 weken vooraf contact op met de gemeente en vraag welke vergunningen, meldingen en afspraken over verkeersbegeleiding nodig zijn.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een Avondvierdaagse?
- Maak per route een aparte bezetting voor verkeerspunten, routecontrole, start, finish en verzorging. Tel daarnaast minstens 2 coördinatoren voor de hele avond en plan een reserve van ongeveer 10% voor uitval.
- Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?
- Stuur de praktische informatie uiterlijk 7 dagen voor de eerste wandelavond. Vermeld daarin de starttijden, startgroepen, routeafstanden, startlocatie, wat deelnemers meenemen en hoe zij de organisatie bereiken.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!