Kerkopenstelling organiseren: checklist en planning
Een kerkopenstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen de deuren openzetten. Leg eerst de openingstijden en sleutelafspraken vast, werf daarna vrijwilligers en maak een rooster met duidelijke diensten. Controleer het gebouw op verlichting, verwarming, toiletten en vrije nooduitgangen voordat je de bezoekersroute inricht. Met informatieborden, bewegwijzering, een gastenboek en een donatiebox weten bezoekers waar ze moeten zijn en wat ze kunnen doen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Openingstijden vastleggen
Vrijwilligers werven
Uitnodigingen versturen
2 personen
Opening online publiceren
Vrijwilligersaanmeldingen verwerken
Vrijwilligersrooster maken
Dieetwensen verzamelen
Sleutelafspraken bevestigen
Kerkgebouw inspecteren
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting controleren
Verwarming controleren
Nooduitgangen vrijmaken
2 personen
Bezoekersroute bepalen
2 personen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering printen
Boodschappen doen
2 personen
Geleende materialen ophalen
2 personen
Kerkzaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Kapstokken inrichten
2 personen
Informatietafels inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Donatiebox plaatsen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deuren openen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kerkgeschiedenis toelichten
2 personen
Bezoekersroute begeleiden
2 personen
Bezoekersaantallen registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Gebak en koek serveren
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad bijvullen
Donatiebox veiligstellen
2 personen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen
Kerkdeuren sluiten
2 personen
Nazorg
Eindronde door het gebouw
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koffiepunt schoonmaken
2 personen
Tafels afnemen
2 personen
Kerkzaal vegen
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Klaptafelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Paraplubakkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 100
- Theelepelsaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Serveerbladenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Informatiebordenaantal 6
- Bewegwijzeringsbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Gastenboekenaantal 2
- Balpennenaantal 12
- Donatiebox
- Naamkaartjesaantal 40
Verlichting
- Batterijlantaarnsaantal 8
- LED-kaarsenaantal 24
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Stofblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de laatste gebouwcontrole uiterlijk één dag vooraf. Loop de bezoekersroute helemaal na, controleer de toiletten en houd alle nooduitgangen vrij van stoelen, tafels en dozen.
- Maak vrijwilligersdiensten van 2 tot 3 uur en plan per dienst minstens één persoon die de sleutelafspraken kent. Laat nieuwe vrijwilligers vooraf weten waar de informatieborden, schoonmaakmiddelen en donatiebox liggen.
- Zet koffie- en informatietafels niet pas bij opening klaar. Plaats tafels, stoelen, kapstokken en paraplubakken minstens 60 minuten eerder, zodat je nog ruimte houdt voor een laatste controle.
- Test koffiezetapparaten, waterkokers, verlenghaspels en stekkerdozen voordat bezoekers arriveren. Gebruik geen verlengsnoeren op looproutes en zorg dat batterijlantaarns beschikbaar zijn als extra verlichting.
- Print bewegwijzering en informatieborden vooraf en neem reserve-exemplaren mee. Bevestig de route op ooghoogte bij de ingang, toiletten en informatietafels; dat voorkomt dat vrijwilligers steeds dezelfde vraag moeten beantwoorden.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kerkopenstelling?
- Reken minimaal op 2 vrijwilligers per gelijktijdige dienst: één voor ontvangst en één voor toezicht en vragen. Bij meerdere ingangen of een verwachte drukte boven ongeveer 30 bezoekers tegelijk heb je per extra ingang of ruimte minstens 1 extra vrijwilliger nodig.
- Hoe lang van tevoren moet je een kerkopenstelling organiseren?
- Begin idealiter 4 tot 6 weken vooraf met openingstijden, vrijwilligerswerving en communicatie. Plan de gebouwinspectie, schoonmaak en inrichting in de laatste week; de bewegwijzering en vrijwilligersbevestiging regel je uiterlijk 2 dagen vooraf.
- Wanneer maak je het vrijwilligersrooster voor een kerkopenstelling?
- Maak een eerste rooster zodra de aanmeldingen binnen zijn, bij voorkeur 2 weken voor de openstelling. Bevestig iedere dienst opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf en noteer wie de sleutel heeft en wie bij afwezigheid kan invallen.
- Wat moet je controleren voordat de kerk opengaat?
- Controleer minimaal 60 minuten voor opening de verlichting, verwarming, toiletten, nooduitgangen, bezoekersroute en bewegwijzering. Test ook de koffieapparatuur, zet de donatiebox en het gastenboek klaar en loop daarna nog één keer als bezoeker vanaf de ingang naar de informatiebalie.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!