Checklist para organizar la apertura de una iglesia

Una apertura de iglesia necesita más que limpiar la sala y abrir las puertas. Hay que coordinar voluntarios, confirmar las llaves, revisar baños, calefacción e iluminación y marcar un recorrido claro para los visitantes. Esta checklist reúne 56 tareas y 33 materiales para trabajar en orden, desde la planificación hasta el montaje. También ayuda a detectar lo que suele quedar para el último momento: la señalización, las preferencias alimentarias y el café para quienes llegan.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar los horarios de apertura
Reclutar voluntarios
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la apertura en línea
Gestionar las inscripciones de voluntarios
Crear el horario de voluntarios
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los acuerdos de llaves
Inspeccionar el edificio de la iglesia
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar la iluminación
Comprobar la calefacción
Despejar las salidas de emergencia
2 personas
Definir la ruta de visitantes
2 personas
Preparar los carteles informativos
2 personas
Imprimir señalización
Hacer la compra
2 personas
Recoger materiales prestados
2 personas
Limpiar la sala de la iglesia
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar percheros
2 personas
Montar mesas de información
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar la caja de donaciones
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Explicar la historia de la iglesia
2 personas
Guiar la ruta de visitantes
2 personas
Registrar el número de visitantes
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir pasteles y galletas
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Comprobar los baños
Reabastecer el stock
Asegurar la caja de donaciones
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas
Cerrar las puertas de la iglesia
2 personas

Seguimiento

Ronda final por el edificio
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Limpiar las mesas
2 personas
Barrer la sala de la iglesia
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Retirar la señalización
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 2
Paragüeroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharillascant. 100
Tenedorescant. 100
Bandejas de serviciocant. 6
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Enrollacablescant. 3
Regletascant. 4

Decoración

Paneles informativoscant. 6
Carteles de señalizacióncant. 12
Mantelescant. 8
Libros de firmascant. 2
Bolígrafoscant. 12
Caja de donaciones
Tarjetas de nombrecant. 40

Iluminación

Linternas a pilascant. 8
Velas LEDcant. 24

Limpieza

Escobascant. 2
Recogedores de polvocant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Fija los horarios de apertura antes de publicar la invitación y deja al menos 30 minutos entre la llegada de los voluntarios y la entrada de los visitantes para repartir funciones y revisar el edificio.
Crea el horario de voluntarios con turnos de 2 horas como máximo y confirma las inscripciones varios días antes; así sabrás quién recibe a la gente, quién atiende la información y quién repone bebidas.
Haz una inspección completa entre 3 y 7 días antes: comprueba baños, iluminación y calefacción, despeja las salidas de emergencia y confirma quién tiene las llaves de cada acceso.
Define un recorrido único desde la entrada hasta la sala principal y coloca los carteles informativos antes del día de apertura. No olvides indicar baños, salidas y la mesa de información.
Calcula las bebidas por tramo: prepara 2 o 3 por persona para la primera hora y deja tazas, vasos, cucharillas, platos y termos listos junto a las máquinas de café y las teteras.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar la apertura de una iglesia?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar horarios, reclutar voluntarios, enviar invitaciones y publicar la apertura en línea. Reserva la última semana para confirmar llaves, revisar el edificio y cerrar el horario de voluntarios.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una apertura de iglesia?: Como punto de partida, cuenta con 1 voluntario por cada 15 o 20 visitantes previstos, más una persona responsable de la coordinación. Para una apertura de 60 personas, organiza al menos 4 voluntarios por turno.
¿Qué hay que revisar en la iglesia antes de abrir?: Haz una revisión entre 3 y 7 días antes y repítela el mismo día. Comprueba baños, iluminación, calefacción, salidas de emergencia, recorrido de visitantes, señalización y acuerdos de llaves.
¿Cuándo se prepara el café y la mesa de información?: Monta las mesas, sillas, percheros y la mesa de información entre 2 y 3 horas antes de abrir. Coloca las bebidas y los materiales de atención como máximo 30 minutos antes, para que no se enfríen ni estorben durante la limpieza.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.