Kirchenöffnung organisieren: Die vollständige Checkliste
Eine Kirchenöffnung braucht mehr Vorbereitung als nur offene Türen. Du musst Öffnungszeiten und Besucherroute festlegen, Freiwillige einteilen und Einladungen rechtzeitig verschicken. Kurz vor dem Termin zählen vor allem Gebäudekontrolle, Beschilderung, Reinigung und eine klare Übergabe der Schlüssel. Auch Kaffeeausgabe, Garderobe, Toiletten und Notausgänge werden leicht übersehen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum fertigen Kirchenraum.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Öffnungszeiten festlegen
Freiwillige rekrutieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Eröffnung online veröffentlichen
Freiwilligenanmeldungen bearbeiten
Freiwilligenplan erstellen
Ernährungswünsche erfassen
Schlüsselabsprachen bestätigen
Kirchengebäude inspizieren
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Beleuchtung kontrollieren
Heizung prüfen
Notausgänge freihalten
2 Personen
Besucherroute festlegen
2 Personen
Informationsschilder vorbereiten
2 Personen
Beschilderung drucken
Einkaufen gehen
2 Personen
Geliehene Materialien abholen
2 Personen
Kirchensaal reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Garderobenständer einrichten
2 Personen
Informationstische einrichten
2 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Spendenbox aufstellen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
Türen öffnen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Kirchengeschichte erläutern
2 Personen
Besucherroute begleiten
2 Personen
Besucherzahlen erfassen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
Gebäck und Kekse servieren
2 Personen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Bestand auffüllen
Spendenbox sichern
2 Personen
Letzte Besucher begleiten
2 Personen
Kirchentüren schließen
2 Personen
Nachbereitung
Abschlussrunde durch das Gebäude
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Kaffeepunkt reinigen
2 Personen
Tische abwischen
2 Personen
Kirchensaal fegen
2 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Beschilderung entfernen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 80
- KlappischeAnz. 8
- KleiderständerAnz. 2
- RegenschirmbehälterAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- GläserAnz. 100
- TortenplattenAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- InfotafelnAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- GästebücherAnz. 2
- KugelschreiberAnz. 12
- Spendenbox
- NamensschilderAnz. 40
Beleuchtung
- BatterielaternenAnz. 8
- LED-KerzenAnz. 24
Reinigung
- BesenAnz. 2
- BlechdosenAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 20
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Öffnungszeiten mindestens 4 Wochen vorher fest und teile für jede Öffnungsstunde mindestens zwei Freiwillige ein. Plane zusätzlich eine Ansprechperson für Schlüssel und Rückfragen ein.
- Verschicke Einladungen und veröffentliche die Eröffnung online spätestens 2 bis 3 Wochen vorher. Erfasse dabei Ernährungswünsche, damit Kaffee, Kuchen und Geschirr am Veranstaltungstag zusammenpassen.
- Kontrolliere das Kirchengebäude 7 Tage vorher: Toiletten, Beleuchtung, Heizung und Notausgänge gehören auf eine eigene Prüfliste. Prüfe auch, ob die Besucherroute ohne Umwege ausgeschildert werden kann.
- Bereite Informationsschilder, Wegweiser und Namensschilder spätestens 3 Tage vorher vor. Am Vortag werden sie angebracht; so bleibt am Eröffnungstag Zeit für letzte Änderungen statt für Druckarbeiten.
- Richte Tische, Stühle, Garderobenständer und Informationstische am Vortag ein. Stelle Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Tassen, Gläser und Serviertabletts gemeinsam bereit und teste Verlängerungskabel sowie Beleuchtung vor dem Einlass.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Kirchenöffnung organisieren?
- Beginne mindestens 6 Wochen vorher mit Öffnungszeiten, Helfersuche und Schlüsselabsprachen. Einladungen und die Online-Ankündigung sollten 2 bis 3 Wochen vor der Eröffnung verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden.
- Wie viele freiwillige Helfer braucht man für eine Kirchenöffnung?
- Plane mindestens zwei Freiwillige pro geöffneter Stunde ein: eine Person für Information und Besucherführung, eine für Getränke und praktische Fragen. Bei mehreren Eingängen oder einer großen Besucherroute brauchst du je Bereich eine zusätzliche Person.
- Was muss man vor einer Kirchenöffnung im Gebäude kontrollieren?
- Kontrolliere 7 Tage vorher Toiletten, Beleuchtung, Heizung, Notausgänge und die geplante Besucherroute. Am Vortag folgen Reinigung, das Aufstellen der Möbel und eine letzte Prüfung der Beschilderung.
- Wann sollte die Beschilderung für die Kirchenöffnung fertig sein?
- Drucke Informationsschilder und Wegweiser spätestens 3 Tage vorher. Bringe sie am Vortag an und gehe die Strecke anschließend einmal aus Besuchersicht ab, damit kein Eingang, Toilettenbereich oder Informationstisch fehlt.
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