Checklist pour organiser l’ouverture de l’église

Une ouverture d’église réussie repose surtout sur un bon enchaînement des préparatifs. Commencez par fixer les horaires, recruter les bénévoles et organiser les inscriptions, puis vérifiez le bâtiment avant de préparer l’accueil des visiteurs. Prévoyez un parcours clair, des panneaux lisibles et un espace équipé pour les informations, les dons ou le livre d’or. Cette checklist rassemble 56 tâches et 33 éléments à prévoir, afin de ne rien laisser au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer les horaires d’ouverture
Recruter des bénévoles
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’ouverture en ligne
Traiter les inscriptions des bénévoles
Établir le planning des bénévoles
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les modalités pour les clés
Inspecter le bâtiment de l'église
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Vérifier le chauffage
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Imprimer la signalisation
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel emprunté
2 personnes
Nettoyer la salle de l’église
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les portemanteaux
2 personnes
Installer les tables d’information
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Installer la boîte à dons
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Présenter l’histoire de l’Église
2 personnes
Accompagner le parcours des visiteurs
2 personnes
Enregistrer le nombre de visiteurs
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les pâtisseries et les biscuits
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vérifier les toilettes
Réapprovisionner les stocks
Sécuriser la boîte de dons
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les portes de l’église
2 personnes

Suivi

Tournée finale du bâtiment
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Balayer la salle de l’église
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Porte-parapluiesqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 100
Plateaux de serviceqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3

Équipement

Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Nappesqté 8
Livres d’orqté 2
Stylos à billeqté 12
Boîte de dons
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes à pilesqté 8
Bougies LEDqté 24

Nettoyage

Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant d’envoyer les invitations : les bénévoles doivent connaître leurs créneaux et les visiteurs doivent recevoir une information identique.
Organisez le planning des bénévoles au moins 7 jours à l’avance. Prévoyez une personne à l’accueil, une personne pour orienter les visiteurs et un remplacement pour chaque créneau.
Inspectez l’église avant l’installation : testez l’éclairage et le chauffage, vérifiez les toilettes et gardez toutes les sorties de secours dégagées.
Préparez le parcours des visiteurs avant de poser la signalétique. Imprimez les panneaux après avoir vérifié les accès, les espaces d’information et le sens de circulation.
Réservez au moins 2 heures avant l’ouverture pour le nettoyage et l’installation des tables, chaises, portemanteaux et tables d’information. Regroupez aussi les rallonges, multiprises et lampes à piles au même endroit.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser l’ouverture d’une église ?: Commencez au moins 3 semaines avant la date prévue. Utilisez la première semaine pour fixer les horaires, recruter les bénévoles et publier l’ouverture, puis gardez les derniers jours pour les vérifications et l’installation.
Combien de bénévoles faut-il pour une ouverture d’église ?: Prévoyez au minimum 3 rôles par créneau : accueil, orientation des visiteurs et surveillance générale. Ajoutez une personne de remplacement pour chaque créneau afin de couvrir les absences.
Quand installer la signalétique dans l’église ?: Installez les panneaux le jour même, après avoir défini le parcours et dégagé les sorties de secours. Faites un dernier contrôle 30 minutes avant l’ouverture pour vérifier que chaque accès est visible.
Combien de temps prévoir pour préparer l’église ?: Réservez environ 2 heures pour nettoyer la salle et les toilettes, installer le mobilier, préparer les tables d’information et mettre en place la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour le contrôle final.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.