Wat heb je nodig voor een kennismakingsavond?

Voor een kennismakingsavond heb je meer nodig dan koffie en hapjes. Richt ontvangst, buffet en kennismakingsspel zo in dat deelnemers meteen weten waar ze moeten zijn en met wie ze praten. Denk aan naamkaartjes, kaartjeshouders, servies, warme dranken, koelruimte en eenvoudige presentatietechniek. Controleer je boodschappenlijst zodra de aanmeldingen binnen zijn, vooral op dieetwensen en het aantal zitplaatsen. Met deze lijst zie je welke spullen je vooraf moet kopen, lenen of klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 50
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Servies

Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerplankenaantal 6
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Tangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Schalen met dekselaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Bluetoothspeaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Kaartjeshoudersaantal 6
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Welkomstbord
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 20
Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Plakbandaantal 3
Scharenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Theeassortiment - 3 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Koffiemelk - 2 kuipjes
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Tonic - 3 flessen
- Bruisend mineraalwater - 8 flessen
- Plat mineraalwater - 10 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 6 zakken
- Stokbroden - 8 stuks
- Volkorenbrood - 4 broden
- Wraps - 5 pakken
- Roomkaas - 1 kilo
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Brie - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Kruidenboter - 750 gram
- Kipfiletbeleg - 1 kilo
- Gerookte zalm - 500 gram
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilo
- Paprika's - 8 stuks
- Wortels - 2 kilo
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Bananen - 30 stuks
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 6 zakken
- Tortillachips - 6 zakken
- Salsa - 4 potten
- Gemengde noten - 1 kilo
- Olijven - 1 kilo
- Miniquiches - 80 stuks
- Vegetarische samosa's - 60 stuks
- Bitterballen - 100 stuks
- Vegetarische bitterballen - 60 stuks
- Mini-loempia's - 60 stuks
- Brownies - 50 stuks
- Koekjes - 6 pakken
- Servetten - 200 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 30 stuks
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 3 flessen

Tips

Maak per aangemelde deelnemer één naamkaartje en leg daarnaast minimaal 5 lege kaartjes met stiften klaar voor last-minute wijzigingen. Zet de kaartjeshouders op de ontvangsttafel, zodat namen vanaf binnenkomst zichtbaar zijn.
Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Voor koffie en thee heb je naast kopjes ook een koffiezetapparaat, waterkoker, voldoende glazen, suiker en melk nodig; zet minstens één extra kan of thermoskan klaar.
Plan per deelnemer ongeveer 6 tot 8 hapjes en gebruik aparte serveerschalen voor dieetwensen. Leg snijplanken, koks messen, tangen en opscheplepels klaar voordat het buffet opent, niet pas wanneer de eerste gasten binnenkomen.
Zet voor iedere aanwezige een stoel klaar en reserveer minstens één extra tafel voor ontvangst of naamkaartjes. Controleer ook kapstokken, tafelkleden en een welkomstbord; die worden bij een kennismakingsavond vaak pas op locatie gemist.
Test Bluetoothspeaker en microfoon uiterlijk 30 minuten voor ontvangst. Neem minimaal één verlengkabel en stekkerdoos mee en houd koelboxen achter de hand als er geen koelkast dicht bij de drankentafel staat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel naamkaartjes heb ik nodig voor een kennismakingsavond?: Neem één naamkaartje per aangemelde deelnemer en leg minimaal 5 extra blanco kaartjes klaar. Bij een groep van 30 personen heb je dus minstens 35 kaartjes nodig, plus stiften en kaartjeshouders.
Hoeveel hapjes moet ik inkopen voor een kennismakingsavond?: Reken op 6 tot 8 hapjes per persoon voor een avond met koffie, thee en drankjes. Voor 25 deelnemers zijn dat ongeveer 150 tot 200 hapjes; tel dieetwensen apart mee.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een kennismakingsavond?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer één stoel klaar en voeg 5% extra toe, afgerond naar boven. Voor 30 deelnemers zijn 32 stoelen praktisch; plan daarnaast minimaal één ontvangsttafel en één buffettafel.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een kennismakingsavond doen?: Controleer de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf, zodra de meeste aanmeldingen en dieetwensen bekend zijn. Koop houdbare producten eerder en haal gekoelde hapjes en dranken uiterlijk op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.