Kennisfestival organiseren: checklist en planning

Een kennisfestival vraagt om meer dan een programma en een paar zalen. Je regelt tegelijk sprekers, aanmeldingen, techniek, bewegwijzering, catering en de ontvangst van deelnemers. Begin met datum, programma en locatie, en werk daarna toe naar bevestigingen, communicatie en controles. Deze checklist helpt je de 65 taken en 56 benodigdheden in een logische volgorde af te werken, zodat presentaties, naamkaartjes en zaalopstelling niet op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekers bevestigen
Sprekersinformatie verzamelen
Aanmeldformulier instellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma naar sprekers sturen
Presentaties verzamelen
Presentaties controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Route- en zaalbordjes maken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringportioneren
3 personen
Locatie openen
2 personen
Zalen controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Presentaties klaarzetten
2 personen
Techniek testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Welkomstdrank serveren
2 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Tijdschema bewaken
Presentaties ondersteunen
2 personen
Vragenronde begeleiden
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Netwerkborrel begeleiden
2 personen
Afscheid en sluiting begeleiden
2 personen
Laatste bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Catering afbouwen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Zalen schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Restanten opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Presentaties nasturen
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 12
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Clickersaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 200
Badgehoudersaantal 200
Tafelkledenaantal 24
Programmafoldersaantal 200
Pijlbordjesaantal 20
Naambordjes sprekersaantal 8
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Flip-overblokkenaantal 6
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zalen eerst vast. Benader sprekers daarna direct en stuur het definitieve programma uiterlijk één week voor het festival naar alle bevestigde sprekers.
Stel het aanmeldformulier vroeg in en vraag dieetwensen meteen mee. Stuur parkeerinformatie en praktische routegegevens uiterlijk enkele dagen voor het kennisfestival aan de deelnemers.
Plan een technische controle vóór de openingsdag. Test per zaal de laptop, projector, het beeldscherm, de HDMI-kabels en -adapters, microfoons, luidsprekers en clickers.
Maak registratie en bewegwijzering de dag ervoor klaar. Druk de deelnemerslijst en naamkaartjes af en plaats route- en zaalbordjes voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Koel dranken op tijd en verdeel de catering over duidelijke werkplekken. Zet buffettafels, waterkannen, herbruikbare drinkglazen, koffiekopjes, borden en bestek klaar voordat de locatie opent.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kennisfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer zalen en bevestig sprekers zo vroeg mogelijk, omdat hun beschikbaarheid meestal de rest van de planning bepaalt.
Wanneer moet ik sprekersinformatie en presentaties verzamelen?: Vraag sprekersinformatie direct na bevestiging op en plan een vaste deadline voor presentaties, bijvoorbeeld 7 dagen voor het festival. Controleer de bestanden daarna op formaat, beeldverhouding en benodigde aansluitingen.
Wanneer druk ik naamkaartjes en de deelnemerslijst af?: Verwerk aanmeldingen tot vlak voor het evenement, maar druk naamkaartjes en de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af. Houd een extra exemplaar van de lijst achter de registratietafel voor wijzigingen op de dag zelf.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de zalen klaar te zetten?: Plan minimaal 2 uur vóór de ontvangst voor het openen van de locatie, het controleren van de zalen, het plaatsen van tafels en stoelen en het testen van de techniek. Zet registratie, bewegwijzering en catering daarna als laatste klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.