Checklist para organizar un Festival del conocimiento sin olvidos
Un Festival del conocimiento combina ponencias, varias salas, inscripciones y bastante coordinación técnica. La preparación empieza por fijar la fecha, el programa y el recinto; después hay que confirmar a los ponentes, abrir las inscripciones y comunicar toda la información a los asistentes. Durante la última semana conviene cerrar presentaciones, señalización, acreditaciones y catering. El día del evento, reserva tiempo para probar proyectores, micrófonos y conexiones antes de recibir al primer participante.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y las salas
Contactar con los ponentes
2 personas
Confirmar ponentes
Recopilar información de los ponentes
Configurar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Enviar el programa a los ponentes
Recopilar las presentaciones
Revisar las presentaciones
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Hacer señales de ruta y salas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Porcionar el catering
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las salas
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las presentaciones
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Evento
Recibir a los ponentes
2 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
Acompañar la inauguración
2 personas
Anunciar a los ponentes
Vigilar el horario
Apoyar las presentaciones
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Guiar el cóctel de networking
2 personas
Coordinar la despedida y el cierre
2 personas
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Reunir los materiales
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar las salas
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Recoger los restos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar las presentaciones
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 180
- Mesa de registro
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas altascant. 12
- Sillas para ponentescant. 6
Equipo
- Portátilescant. 3
- Pantallascant. 3
- Proyectorescant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Cables HDMIcant. 6
- Adaptadores HDMIcant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Clicscant. 3
- Baterías externascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Tazas de cafécant. 180
- Platoscant. 220
- Cubiertoscant. 220
- Jarras de cafécant. 8
- Teterascant. 4
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
- Film transparentecant. 4
Decoración
- Tarjetas de nombrecant. 200
- Portabadgescant. 200
- Mantelescant. 24
- Folletos del programacant. 200
- Carteles de flechascant. 20
- Carteles con nombres de los ponentescant. 8
- Rotuladorescant. 12
- Bolígrafoscant. 220
- Bloc de notascant. 200
- Bloc de rotafoliocant. 6
- Cinta adhesivacant. 8
- Cuerdacant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y las salas antes de contactar con todos los ponentes. Envía el horario definitivo con varios días de margen para que puedan preparar y entregar sus presentaciones.
- Configura el formulario de inscripción con suficiente antelación para recoger preferencias dietéticas y calcular el catering. Revisa las inscripciones al menos una vez por semana y con más frecuencia durante los últimos 7 días.
- Prepara una copia de cada presentación y pruébala en el portátil, proyector y pantalla que se usarán en la sala. Lleva cables HDMI, adaptadores, regletas y baterías externas: suelen ser lo que falta cuando cambia el equipo del ponente.
- Imprime la lista de participantes y las tarjetas de nombre antes de abrir el recinto. Coloca señales visibles desde la entrada hasta el registro y cada sala, especialmente si hay varias rutas o plantas.
- Abre la ubicación con tiempo para comprobar las salas, montar mesas y colocar sillas antes de la llegada del público. Enfría las bebidas y reparte el catering después de verificar que hay vasos, tazas, platos, cubiertos y utensilios de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Festival del conocimiento?
- Empieza al menos 8 semanas antes para reservar el recinto, fijar el programa y contactar con los ponentes. Deja la última semana para confirmar inscripciones, revisar presentaciones, imprimir acreditaciones y cerrar el catering.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?
- Confirma su participación cuando el programa y la sala estén definidos, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Pide la información necesaria y la presentación final como máximo 7 días antes del evento.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones y la información de aparcamiento?
- Envía las invitaciones cuando el formulario de inscripción esté probado y el programa sea estable, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Comparte las indicaciones de aparcamiento entre 3 y 5 días antes, junto con el horario y la ubicación.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar las salas y el equipo?
- Abre el recinto al menos 2 horas antes de la primera sesión. Reserva los primeros 60 minutos para montar mesas y sillas, comprobar proyectores, pantallas, micrófonos y altavoces, y resolver cualquier problema de cables o adaptadores.
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