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Wissensfestival organisieren: die Checkliste für deine Planung

Ein Wissensfestival besteht aus mehreren Vorträgen, Räumen und vielen kleinen Übergaben. Damit am Veranstaltungstag niemand nach Präsentationen, Namensschildern oder HDMI-Adaptern suchen muss, planst du die Aufgaben in einer festen Reihenfolge. Beginne mit Datum, Programm und Räumen, bestätige danach die Referenten und öffne die Anmeldung. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Teilnehmerdaten, Catering und Beschilderung; am Veranstaltungstag folgen Aufbau, Raumkontrolle und Registrierung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Anmeldeformular einrichten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbematerial veröffentlichen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkinformationen versenden

  • Programm an die Referenten senden

  • Präsentationen sammeln

  • Präsentationen prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Wegweiser und Raumschilder erstellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Catering portionieren

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Präsentationen vorbereiten

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Begrüßungsgetränk servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Zeitplan überwachen

  • Präsentationen unterstützen

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Geschirr abholen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Networking-Event betreuen

    2 Personen

  • Verabschiedung und Abschluss begleiten

    2 Personen

  • Letzte Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Räume reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Reste aufräumen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen nachschicken

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 18
  • StühleAnz. 180
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 12
  • RednerstühleAnz. 6

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • BildschirmeAnz. 3
  • ProjektorenAnz. 3
  • ProjektionsleinwändeAnz. 3
  • HDMI-KabelAnz. 6
  • HDMI-AdapterAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 4
  • Mischpult
  • KlickerAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 180
  • TellerAnz. 220
  • BestecksetsAnz. 220
  • KaffeekannenAnz. 8
  • TeekannenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 18
  • ServierzangenAnz. 12
  • WasserkannenAnz. 12

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 200
  • BadgehalterAnz. 200
  • TischdeckenAnz. 24
  • ProgrammhefteAnz. 200
  • WegweiserAnz. 20
  • Namensschilder für SprecherAnz. 8
  • StifteAnz. 12
  • StifteAnz. 220
  • NotizblöckeAnz. 200
  • Flipchart-BlöckeAnz. 6
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • MüllbeutelhalterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Räume zuerst fest. Plane für jeden Vortrag ausreichend Wechselzeit ein und bestätige die Referenten erst, wenn Uhrzeit, Raum und technische Anforderungen geklärt sind.
  • Fordere Präsentationen spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival an. Prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop und teste Projektor, Bildschirm, HDMI-Kabel, Adapter, Klicker und Mikrofon vor Beginn.
  • Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend ab. Erfasse Ernährungswünsche einige Tage vorher, drucke die Teilnehmerliste und bereite Namensschilder so vor, dass die Registrierung 30 Minuten vor dem ersten Programmpunkt öffnen kann.
  • Schicke Programm, Parkinformationen und Anreisehinweise spätestens 2 Tage vor dem Termin. Wegweiser und Raumschilder sollten bereits fertig sein, bevor Tische, Stühle und der Registrierungstisch aufgebaut werden.
  • Kühle Getränke rechtzeitig und portioniere Snacks und Catering erst nach der erwarteten Teilnehmerzahl. Stelle Wasserkannen, wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller und Besteck an die vorgesehenen Buffet- und Stehtische.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wissensfestival planen?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für ein größeres Festival mit mehreren Räumen sind 3 bis 6 Monate realistischer, damit Zusagen, Technik und Anmeldung rechtzeitig stehen.
Wann sollte die Anmeldung für ein Wissensfestival starten?
Starte die Anmeldung etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Beende sie spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit du Teilnehmerliste, Namensschilder, Sitzordnung und Cateringmengen vorbereiten kannst.
Wann müssen Referenten ihre Präsentationen abgeben?
Bitte um die Dateien spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Festival. So bleibt mindestens ein Arbeitstag, um Präsentationen zu öffnen, Bildschirme und Projektoren zu testen und fehlende Adapter oder Kabel zu organisieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 2 Stunden für das Öffnen der Location, die Raumkontrolle, Tische, Stühle, Technik, Beschilderung und Registrierung ein. Bei mehreren Vortragsräumen oder umfangreicher Audiotechnik solltest du 3 Stunden Vorlauf einplanen.

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