Organiser un Festival des connaissances sans rien oublier

Un Festival des connaissances demande surtout de synchroniser le programme, les intervenants, les inscriptions et la logistique sur place. Commence par bloquer la date et les salles, puis avance vers les confirmations, la communication et le suivi des participants. Les derniers jours servent aux présentations, badges, panneaux, restauration et tests techniques. Cette checklist regroupe les 65 tâches et 56 éléments à prévoir dans l’ordre où ils deviennent utiles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Rassembler les informations sur les intervenants
Paramétrer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Envoyer le programme aux intervenants
Rassembler les présentations
Vérifier les présentations
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Créer les panneaux de route et de salle
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Portionner le catering
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les présentations
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Veiller au planning
Soutenir les présentations
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Récupérer la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Animer le cocktail networking
2 personnes
Animer la clôture et les adieux
2 personnes
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Renvoyer les présentations
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 12
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Clickersqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 24
Brochures du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 20
Porte-noms des intervenantsqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Blocs pour chevaletqté 6
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque les salles avant d’annoncer le programme : vérifie la capacité de chaque espace, la disposition des chaises et la présence d’un écran, d’un projecteur et des câbles nécessaires.
Demande les informations aux intervenants dès leur confirmation : titre de l’intervention, courte biographie, besoins techniques et présentation. Fixe une date limite de réception, idéalement 7 jours avant l’événement.
Ne laisse pas les inscriptions au dernier moment : active le formulaire au moins 3 semaines avant, puis relance les inscrits pour recueillir les besoins alimentaires et envoyer les informations de parking.
Prépare les badges, la liste des participants et les panneaux de direction la veille. Imprime une liste supplémentaire pour l’accueil et garde quelques badges vierges pour les changements de dernière minute.
Teste le matériel avant l’ouverture des portes : chaque ordinateur, écran, projecteur, microphone sans fil, adaptateur HDMI et rallonge doit être vérifié dans la salle où il sera utilisé. Refroidis les boissons et portionne le catering avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Festival des connaissances ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse environ 3 semaines pour les inscriptions et au moins 7 jours pour récupérer et vérifier les présentations des intervenants.
Quand faut-il envoyer les invitations au Festival des connaissances ?: Envoie-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont fixés, généralement 3 semaines avant l’événement. Prévois une relance 7 à 10 jours plus tard.
Quand préparer les badges et les panneaux de salle ?: Prépare les badges et imprime la liste des participants la veille, après la dernière mise à jour des inscriptions. Installe les panneaux de route et de salle le jour même, avant l’ouverture du lieu.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Fais un test complet au moins 2 heures avant l’accueil du public. Vérifie chaque présentation, projecteur, écran, microphone, câble HDMI, adaptateur, multiprise et rallonge dans sa salle d’utilisation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.