Wat heb je nodig voor een kennisfestival?

Voor een kennisfestival heb je meer nodig dan koffie en een projector. De boodschappen hangen samen met het aantal deelnemers, de duur van het programma en het aantal zalen. Reken vooraf per persoon, leg techniek per zaal apart en zorg dat registratie, catering en bewegwijzering direct klaarstaan. Vooral HDMI-adapters, verlengsnoeren, naamkaartjes en extra drinkglazen worden vaak pas op de ochtend zelf gemist.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 180
Registratietafel
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 12
Sprekersstoelenaantal 6

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Projectorenaantal 3
Projectieschermenaantal 3
HDMI-kabelsaantal 6
HDMI-adaptersaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Clickersaantal 3
Powerbanksaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 180
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Koffiekannenaantal 8
Theepottenaantal 4
Serveerschalenaantal 18
Serveertangenaantal 12
Waterkannenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Opslagbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 200
Badgehoudersaantal 200
Tafelkledenaantal 24
Programmafoldersaantal 200
Pijlbordjesaantal 20
Naambordjes sprekersaantal 8
Stiftenaantal 12
Pennenaantal 220
Notitieblokkenaantal 200
Flip-overblokkenaantal 6
Plakbandaantal 8
Touwaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalzakhoudersaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Halfvolle koffiemelk - 4 flessen
- Suiker - 3 kilogram
- Zoetjes - 3 doosjes
- Cola - 12 flessen
- Cola Zero - 12 flessen
- Sinas - 8 flessen
- Tonic - 6 flessen
- Bitter lemon - 6 flessen
- Bruisend mineraalwater - 36 flessen
- Plat mineraalwater - 36 flessen
- Appelsap - 8 pakken
- Sinaasappelsap - 8 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Citroenen - 3 kilogram
- Limoenen - 2 kilogram
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 4 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Bleekselderij - 2 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 5 kilogram
- Bananen - 4 kilogram
- Mandarijnen - 4 kilogram
- Volkorenbrood - 16 broden
- Witte broodjes - 180 stuks
- Volkoren broodjes - 120 stuks
- Mini-wraps - 120 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Hummus - 5 kilogram
- Roomkaas - 4 kilogram
- Jonge kaas - 5 kilogram
- Oude kaas - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 4 kilogram
- Achterham - 3 kilogram
- Gerookte kip - 3 kilogram
- Avocado's - 30 stuks
- Rucola - 2 kilogram
- Sla - 12 kroppen
- Pesto - 3 potten
- Mayonaise - 2 liter
- Mosterd - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Olijfolie - 2 liter
- Balsamicoazijn - 1 liter
- Zout - 1 kilogram
- Zwarte peper - 250 gram
- Paprikapoeder - 250 gram
- Knoflookpoeder - 150 gram
- Italiaanse kruiden - 150 gram
- Falafel - 5 kilogram
- Kipfilet - 6 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Pestosaus - 4 kilogram
- Pastasaladegroenten - 8 kilogram
- Feta - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Stokbroden - 20 stuks
- Soep - 25 liter
- Croutons - 2 kilogram
- Yoghurt - 8 kilogram
- Granola - 4 kilogram
- Honing - 2 kilogram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Gemengde noten - 4 kilogram
- Rijstwafels - 8 pakken
- Koekjes - 10 pakken
- Brownies - 180 stuks
- Vegan brownies - 40 stuks
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- Vegan beleg - 3 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Schoonmaakdoekjes - 8 pakken
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletreiniger - 4 flessen

Tips

Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Neem voor een programma van 4 uur dus 5 tot 6 drinkmomenten per deelnemer als uitgangspunt, naast koffie en thee.
Plan per 25 deelnemers minimaal 1 registratiemedewerker en leg deelnemerslijst, naamkaartjes en pennen op dezelfde tafel. Print de lijst uiterlijk de dag ervoor, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
Maak voor elke zaal een aparte techniektas met laptop, clicker, HDMI-kabel, passende adapter en verlengsnoer. Neem per zaal minstens 1 reserve-adapter en 1 extra verlengsnoer mee.
Zet bij catering ongeveer 1,5 tot 2 hapjes per persoon per pauze klaar en houd dieetwensen apart herkenbaar. Plaats buffettafels, serveerschalen en serveertangen minstens 30 minuten voor de eerste pauze.
Test beeld en geluid in elke zaal voordat sprekers arriveren. Controleer ook de microfoons, projectoren, luidsprekers en stroompunten; een kabel die 10 meter te kort is, los je op de dag zelf moeilijk op.

Veelgestelde vragen

Hoeveel drank heb ik nodig voor een kennisfestival?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna 1 per uur. Voor een festival van 4 uur komt dat neer op ongeveer 5 tot 6 drankjes per deelnemer, exclusief koffie en thee.
Hoeveel hapjes moet ik kopen voor een kennisfestival?: Voor een korte pauze reken je op 1,5 tot 2 hapjes per persoon. Bij twee pauzes van 30 minuten zijn 3 tot 4 hapjes per deelnemer een bruikbaar uitgangspunt; koop extra als de catering de lunch vervangt.
Welke techniek heb ik per zaal nodig?: Voor iedere zaal heb je minimaal een laptop, beeldscherm of projector, projectiescherm, HDMI-kabel, HDMI-adapter, clicker en stroomvoorziening nodig. Leg per zaal bovendien 1 reserve-adapter en 1 extra verlengsnoer klaar.
Wanneer moet ik de spullen voor een kennisfestival klaarzetten?: Zet meubilair en registratiebenodigdheden minstens 60 minuten voor opening klaar. Test beeld en geluid per zaal uiterlijk 30 minuten voordat de eerste spreker begint en koel dranken minimaal 2 uur vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.