Qué necesitas para organizar un Festival del conocimiento

Un Festival del conocimiento combina ponencias, salas de trabajo, registro y pausas con café, así que la compra debe cubrir tanto la parte técnica como la atención a los asistentes. Necesitarás soluciones para proyectar presentaciones, amplificar las voces y conectar equipos distintos. También conviene prever vajilla reutilizable, agua, café y material para identificar y orientar a las personas. Usa esta lista junto con el número de inscritos, ponentes y salas para ajustar las cantidades.

Organiza este evento gratis con Lizzt

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 180
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 12
Sillas para ponentescant. 6

Equipo

Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyectorescant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Cables HDMIcant. 6
Adaptadores HDMIcant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Clicscant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 180
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Jarras de cafécant. 8
Teterascant. 4
Bandejas de servircant. 18
Pinzas de servircant. 12
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Jarras medidorascant. 3
Cajas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 200
Portabadgescant. 200
Mantelescant. 24
Folletos del programacant. 200
Carteles de flechascant. 20
Carteles con nombres de los ponentescant. 8
Rotuladorescant. 12
Bolígrafoscant. 220
Bloc de notascant. 200
Bloc de rotafoliocant. 6
Cinta adhesivacant. 8
Cuerdacant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 4 cajas
- Té de hierbas - 3 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche semidesnatada para café - 4 botellas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 3 cajitas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Tónica - 6 botellas
- Bitter lemon - 6 botellas
- Agua mineral con gas - 36 botellas
- Agua mineral sin gas - 36 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Zumo de naranja - 8 paquetes
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Limones - 3 kilogramos
- Limones verdes - 2 kilogramos
- Pepinos - 12 unidades
- Tomates cherry - 4 kilogramos
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Pimientos - 3 kilogramo
- Apio blanco - 2 kilogram
- Uvas - 5 kilogramos
- Manzanas - 5 kilogramos
- Plátanos - 4 kilogramos
- Mandarinas - 4 kilogramo
- Pan integral - 16 panes
- Panecillos blancos - 180 unidades
- Panecillos integrales - 120 unidades
- Mini wraps - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Hummus - 5 kilogram
- Queso crema - 4 kilogram
- Queso joven - 5 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogram
- Brie - 2 kilogramos
- Filete de pollo en lonchas - 4 kilogramos
- Jamón cocido - 3 kilogramo
- Pollo ahumado - 3 kilogram
- Aguacates - 30 unidades
- Rúcula - 2 kilogramos
- Lechuga - 12 unidades
- Pesto - 3 tarros
- Mayonesa - 2 liter
- Mostaza - 2 litros
- Kétchup - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 150 gramos
- Hierbas italianas - 150 gram
- Falafel - 5 kilogram
- Pechuga de pollo - 6 kilogram
- Pasta - 8 kilogramos
- Salsa pesto - 4 kilogramos
- Verduras para ensalada de pasta - 8 kilogram
- Feta - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Barras de pan - 20 unidades
- Sopa - 25 litros
- Picatostes - 2 kilogramo
- Yogur - 8 kilogramo
- Granola - 4 kilogramo
- Miel - 2 kilogramos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Tortitas de arroz - 8 paquetes
- Galletas - 10 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Brownies veganos - 40 unidades
- Bocadillos sin gluten - 20 unidades
- Galletas sin gluten - 4 paquetes
- Acompañamiento vegano - 3 kilogram
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón líquido de manos - 8 botellas
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Toallitas de limpieza - 8 paquetes
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas

Consejos

Calcula una silla por asistente y añade entre un 5 % y un 10 % extra; para los ponentes reserva además una silla por persona en cada sala que utilices.
Prepara al menos un cable HDMI, un adaptador y un alargador por puesto de presentación, más un 20 % de repuestos para conexiones incompatibles o cables que no alcancen.
Para una pausa de café, calcula dos vasos o tazas por persona si dura hasta una hora; lleva también jarras de agua y vajilla suficiente para el catering.
Deja listos los micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y clics antes de abrir el recinto. Comprueba cada proyector y pantalla con las presentaciones reales, no solo con una pantalla de inicio.
Compra o reserva las bebidas y los aperitivos como mínimo 24 horas antes, y enfría las bebidas en neveras portátiles con varias horas de margen para que estén listas al comenzar el registro.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un Festival del conocimiento?: Calcula una silla por persona inscrita y añade un margen del 5 % al 10 %. En una sala para 80 asistentes, prepara entre 84 y 88 sillas, además de las destinadas a los ponentes.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Para una pausa de hasta una hora, calcula dos vasos o tazas por persona. Para 100 asistentes, serían 200 unidades, más un pequeño margen si habrá café, agua y otras bebidas durante varias sesiones.
¿Cuándo debo preparar el material técnico?: Reúne cables, adaptadores, regletas, alargadores, proyectores y micrófonos al menos un día antes. Haz una prueba completa en cada sala entre 60 y 90 minutos antes de que lleguen los asistentes.
¿Cuánta bebida debo comprar para el evento?: Como referencia, calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y después una bebida por persona cada dos horas. Ajusta la cantidad según la duración, el clima y si también servirás café y agua.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.