Que faut-il prévoir pour un festival des connaissances ?

Un festival des connaissances demande plus qu’un programme et quelques intervenants. Il faut équiper les salles, accueillir les participants, servir les boissons et gérer les présentations sans chercher un câble au dernier moment. Cette liste vous aide à préparer les achats et le matériel à emporter, en tenant compte des espaces d’accueil, des conférences et des pauses. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, puis prévoyez une petite réserve pour les imprévus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 180
Table d'inscription
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 12
Chaises des intervenantsqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 3
Écrans de projectionqté 3
Câbles HDMIqté 6
Adaptateurs HDMIqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Clickersqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Pichets à caféqté 8
Théièresqté 4
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Verres doseursqté 3
Bacs de rangementqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 200
Porte-badgesqté 200
Nappesqté 24
Brochures du programmeqté 200
Panneaux de directionqté 20
Porte-noms des intervenantsqté 8
Marqueursqté 12
Stylosqté 220
Blocs-notesqté 200
Blocs pour chevaletqté 6
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait pour café demi-écrémé - 4 bouteilles
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 3 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 36 bouteilles
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Citrons - 3 kilogrammes
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Céleri branche - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Mandarines - 4 kilogrammes
- Pains complets - 16 pains
- Petits pains blancs - 180 pièces
- Petits pains complets - 120 pièces
- Mini-wraps - 120 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Houmous - 5 kilogrammes
- Fromage frais - 4 kilogrammes
- Fromage jeune - 5 kilogrammes
- Fromage vieux - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 4 kilogram
- Jambon arrière - 3 kilogram
- Poulet fumé - 3 kilogrammes
- Avocats - 30 pièces
- Roquette - 2 kilogram
- Salade - 12 laitues
- Pesto - 3 pots
- Mayonnaise - 2 litres
- Moutarde - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 liter
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d’ail - 150 gram
- Herbes italiennes - 150 grammes
- Falafel - 5 kilogrammes
- Filet de poulet - 6 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Pesto - 4 kilogrammes
- Légumes pour salade de pâtes - 8 kilogrammes
- Feta - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Soupe - 25 litres
- Croûtons - 2 kilogrammes
- Yaourt - 8 kilogram
- Granola - 4 kilogrammes
- Miel - 2 kilogramme
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Noix mélangées - 4 kilogrammes
- Galettes de riz - 8 paquets
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Brownies véganes - 40 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Garniture vegan - 3 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Lingettes nettoyantes - 8 paquets
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez deux à trois verres réutilisables par personne pour la journée, surtout si les participants circulent entre plusieurs salles. Ajoutez des carafes d’eau et des glacières pour garder les boissons fraîches.
Pour chaque salle équipée, préparez au moins un câble HDMI, un adaptateur compatible et une rallonge. Gardez un jeu d’adaptateurs et deux câbles de secours à la table d’inscription.
Comptez une chaise par participant assis, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les intervenants, les accompagnateurs et les changements de salle. Réservez aussi des chaises spécifiques pour les intervenants.
Pour une pause café, prévoyez au minimum une tasse, une assiette et un couvert par personne, avec 10 % supplémentaire. Les pinces de service et les plateaux sont souvent oubliés alors qu’ils sont indispensables pour le buffet.
Chargez les batteries externes et testez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, microphones et haut-parleurs la veille. Rassemblez les présentations dans un même dossier au moins 24 heures avant le festival.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un festival des connaissances ?: Comptez deux à trois verres réutilisables par participant pour une journée complète. Ajoutez environ 10 % de réserve si les participants changent souvent de salle ou si le lavage sur place n’est pas possible.
Combien de temps avant faut-il acheter les boissons et le catering ?: Achetez les boissons non périssables et la vaisselle trois à cinq jours avant. Refroidissez les boissons la veille et préparez les aliments le jour même, selon les indications de conservation.
Quel matériel prévoir pour les présentations des intervenants ?: Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur ou un écran, un câble HDMI, un adaptateur et une rallonge par espace de présentation. Demandez les fichiers au moins 24 heures avant et testez chaque présentation avant l’ouverture.
Combien de chaises et de tables faut-il prévoir ?: Prévoyez une chaise par participant attendu, plus 5 à 10 % de marge. Pour les tables, comptez au minimum une table d’inscription, des tables de buffet et une table adaptée à l’équipement de présentation dans chaque salle concernée.

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