Boodschappenlijst voor een kennisbijeenkomst

Voor een kennisbijeenkomst heb je meer nodig dan stoelen en koffie. De presentatie moet op verschillende laptops kunnen werken, deelnemers moeten elkaar snel herkennen en kabels mogen geen struikelpunt worden. Gebruik de lijst hieronder als basis voor techniek, zaalindeling, servies en presentatiehulpmiddelen. Stem aantallen af op het aantal deelnemers, sprekers en tafels. Controleer uiterlijk één werkdag vooraf of alle aansluitingen, presentaties en materialen compleet zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 60
Tafelsaantal 10
Tafelkleedaantal 10
Kledingrek

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Presentatieklikker
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapteraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 6
Flipchartsaantal 4
Whiteboard
Wandklok

Servies

Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Decoratie

Naamkaartjeshoudersaantal 60
Tafelnummerkaartenaantal 10
Routebordenaantal 8
Pennenaantal 60

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Dweilset

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Theezakjes - 100 stuks
- Volle melk - 8 liter
- Havermelk - 4 liter
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 1 doosje
- Mineraalwater plat - 50 flessen
- Mineraalwater bruisend - 40 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinaasappelsap - 8 liter
- Appelsap - 6 liter
- Witte afbakbroodjes - 70 stuks
- Volkoren afbakbroodjes - 40 stuks
- Roomboter - 1 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Achterham - 2 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 1 kilogram
- Kropsla - 8 kroppen
- Tomaten - 4 kilogram
- Komkommers - 8 stuks
- Paprika's - 3 kilogram
- Rode ui - 1 kilogram
- Mayonaise - 1 pot
- Mosterd - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Groentesoep - 12 liter
- Tomatensoep - 8 liter
- Soepstengels - 6 pakken
- Appels - 50 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 5 kilogram
- Mandarijnen - 50 stuks
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Zoutjesmix - 4 zakken
- Volkorenkoekjes - 8 pakken
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Pure chocoladerepen - 20 stuks
- Vegetarische belegplakken - 2 kilogram
- Glutenvrije broodjes - 10 stuks
- Veganistische broodjes - 10 stuks
- Servetten - 150 stuks
- Papieren bekers - 100 stuks
- Papieren soepkommen - 70 stuks
- Afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Sponsjes - 6 stuks
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Handzeep - 4 flacons
- Desinfecterende doekjes - 4 verpakkingen

Tips

Reken voor water op ongeveer 0,5 liter per deelnemer voor een bijeenkomst van een halve dag. Zet daarnaast per koffiemoment één koffiekopje en één waterglas per aanwezige klaar, plus ongeveer 10% reserve.
Controleer de laptop, beamer, het projectiescherm en de presentatieklikker minstens één dag vooraf samen. Neem voor HDMI minimaal één passende adapter mee; presentatoren gebruiken vaak een andere aansluiting dan je verwacht.
Leg per deelnemer een naamkaartje klaar en neem ongeveer 10% extra kaartjes mee. Dat vangt last-minute aanmeldingen en verkeerd gespelde namen op zonder dat je tijdens de ontvangst moet improviseren.
Gebruik per tafel een tafelnummerkaart en wijs vooraf aan waar deelnemers kunnen zitten. Voor een zaal met zes tafels heb je dus zes tafelnummerkaarten nodig; houd de indeling ook zichtbaar in het draaiboek.
Maak kabels langs looproutes vast met kabelgoten en plan minimaal twee stekkerdozen en twee verlengkabels als startpunt voor de presentatietechniek. Test daarna op locatie of de kabels lang genoeg zijn en geen doorgang blokkeren.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een kennisbijeenkomst?: Neem in elk geval stoelen, tafels, een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, HDMI-kabel en passende adapter mee. Voor ontvangst en catering heb je ook naamkaartjes, koffiekopjes, waterglazen, borden, bestek en serveermateriaal nodig.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een kennisbijeenkomst?: Voorzie één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en organisator die tijdens het programma aanwezig is. Zet daarnaast 5 tot 10% extra stoelen klaar als de ruimte dat toelaat, zodat late aanmeldingen geen nieuwe zaalindeling vereisen.
Hoeveel water en koffie moet ik inkopen voor een kennisbijeenkomst?: Reken voor een bijeenkomst van een halve dag op ongeveer 0,5 liter water per persoon en één koffiekopje per koffiemoment. Koop of bereid 10% extra voor; bij 40 deelnemers betekent dat circa 22 liter water en 44 kopjes per koffieronde.
Wanneer moet ik de techniek voor een kennisbijeenkomst controleren?: Controleer alle techniek uiterlijk één werkdag vooraf en test op locatie nogmaals vóór binnenkomst van de deelnemers. Reserveer daarvoor minstens 45 minuten, inclusief het aansluiten van laptop, beamer, microfoons en presentaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.