Que prévoir pour une réunion d’information ?

Une réunion d’information demande surtout du matériel fiable pour accueillir les participants, présenter le programme et assurer les échanges. Prévoyez les équipements de projection et de sonorisation, mais aussi les câbles, adaptateurs et multiprises souvent oubliés. La vaisselle, les boissons, les supports de présentation et les éléments d’orientation doivent être disponibles avant l’arrivée du public. Cette liste rassemble les achats et le matériel à apporter pour préparer la salle sans courir au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 10
Nappeqté 10
Portant à vêtements

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Cliqueur de présentation
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 6
Goulottes de câblesqté 6
Paperboardsqté 4
Tableau blanc
Horloge murale

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Porte-nomsqté 60
Cartes de numéros de tableqté 10
Panneaux de directionqté 8
Stylosqté 60

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Aspirateur
Kit de lavage

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Lait entier - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau minérale plate - 50 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Petits pains blancs à cuire - 70 pièces
- Petits pains complets à cuire - 40 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Laitue iceberg - 8 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignon rouge - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Soupe de légumes - 12 liter
- Soupe de tomates - 8 litres
- Bâtonnets apéritifs - 6 paquets
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 50 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Biscuits complets - 8 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Barres de chocolat noir - 20 pièces
- Tranches de garniture végétarienne - 2 kilogrammes
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Sandwichs vegan - 10 pièces
- Serviettes - 150 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bols à soupe en papier - 70 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants ou les inscriptions de dernière minute.
Comptez un verre et une tasse par personne, plus 10 % de réserve. Pour l’eau, prévoyez environ 50 cl par participant sur une réunion d’une demi-journée.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et l’adaptateur au moins 24 heures avant. Gardez un second adaptateur compatible si plusieurs ordinateurs doivent être utilisés.
Prévoyez une multiprise et une rallonge pour chaque zone technique, avec environ 20 % de prises libres. Les goulottes de câbles évitent les passages dangereux entre les tables et l’écran.
Imprimez les programmes, la liste des participants, les badges et les panneaux de direction la veille. Préparez quelques exemplaires vierges supplémentaires pour les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une réunion d’information ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 40 inscrits, installez donc 42 à 44 chaises si la salle le permet.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour une réunion ?: Comptez un verre, une tasse, une assiette et un couvert par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 30 participants, prévoyez environ 33 unités de chaque élément utilisé.
Quand préparer le matériel de présentation ?: Rassemblez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les câbles et les adaptateurs au moins 24 heures avant. Faites un test complet dans la salle le jour précédent, y compris le son et les microphones.
Combien de boissons prévoir pour une réunion d’information ?: Pour une réunion d’une demi-journée, prévoyez environ 50 cl d’eau par participant, plus deux boissons chaudes par personne. Ajoutez 10 % si la réunion dure plus de trois heures ou si la salle est chaude.

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