Was du für eine Wissensveranstaltung brauchst
Für eine Wissensveranstaltung brauchst du mehr als Beamer und Stühle: Technik, Beschilderung, Unterlagen, Geschirr und Verpflegung müssen am Veranstaltungstag griffbereit sein. Plane die Mengen nach der Zahl der angemeldeten Personen und halte Ersatz für typische Engpässe bereit. Besonders häufig fehlen passende HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, Namensschildhalter oder genügend Wassergläser. Die vollständige Liste hilft dir, Einkauf, Mietmaterial und Aufbau rechtzeitig zu koordinieren.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 60
- TischeAnz. 10
- TischdeckeAnz. 10
- Kleiderständer
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- Präsentationsklicker
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- Mikrofonständer
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 6
- FlipchartsAnz. 4
- Whiteboard
- Wanduhr
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- WassergläserAnz. 60
- TellerAnz. 60
- BestecksetsAnz. 60
- KaffeekannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 8
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 60
- TischnummernkartenAnz. 10
- WegweiserAnz. 8
- StifteAnz. 60
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- Staubsauger
- Wischset
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 2 Kilogramm
- Teebeutel - 100 Stück
- Vollmilch - 8 liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstoff - 1 Packung
- Stilles Mineralwasser - 50 Flaschen
- Sprudelwasser - 40 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 8 Liter
- Apfelsaft - 6 Liter
- Weiße Aufbackbrötchen - 70 Stück
- Vollkorn-Aufbackbrötchen - 40 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 3 Kilogramm
- Schinken vom Hinterteil - 2 kilogram
- Hähnchenbrustaufschnitt - 2 Kilogramm
- Hummus - 2 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Kopfsalat - 8 Köpfe
- Tomaten - 4 Kilogramm
- Gurken - 8 Stück
- Paprika - 3 Kilogramm
- Rote Zwiebel - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 1 Glas
- Senf - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Gemüsesuppe - 12 Liter
- Tomatensuppe - 8 Liter
- Suppenstangen - 6 Packungen
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Trauben - 5 Kilogramm
- Mandarinen - 50 Stück
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Knabbermix - 4 Tüten
- Vollkornkekse - 8 Packungen
- Butterkekse - 6 Packungen
- Zartbitterschokoriegel - 20 Stück
- Vegetarische Belagsscheiben - 2 Kilogramm
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Vegane Brötchen - 10 Stück
- Servietten - 150 Stück
- Pappbecher - 100 Stück
- Papier- Suppenschalen - 70 Stück
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Desinfektionstücher - 4 Packungen
Tipps
- Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Wasserglas und einen Teller ein; bei einer Veranstaltung über mehrere Stunden sind zusätzliche Gläser für den Wechsel sinnvoll.
- Prüfe Beamer, Laptop, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel und passende Adapter mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam. Ein Adapter pro Anschlussart und ein Ersatzkabel verhindern Verzögerungen beim ersten Vortrag.
- Rechne bei Kaffee und Wasser mit einer Kaffeekanne beziehungsweise Wasserkaraffe pro etwa 10 bis 12 Personen. Stelle zusätzlich Servierschalen, Servierlöffel und Serviertabletts bereit, damit das Catering nicht nur in Verpackungen herumsteht.
- Bereite Namensschilder und Namensschildhalter spätestens am Vortag vor. Lege etwa 10 Prozent mehr Halter und leere Namensschilder zurück, falls sich Teilnehmende kurzfristig anmelden oder ein Schild verloren geht.
- Sichere Kabel mit Kabelkanälen und plane Verlängerungskabel für jeden Technikbereich ein. Teste Lautsprecher, Funkmikrofone und Mikrofonständer vor dem Einlass, nicht erst während der Begrüßung.
Häufige Fragen
- Wie viele Stühle brauche ich für eine Wissensveranstaltung?
- Plane einen Stuhl pro bestätigter Anmeldung und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 80 Teilnehmenden sind das 84 bis 88 Stühle, sofern die Raumaufteilung es zulässt.
- Wie viel Wasser und Kaffee brauche ich pro Person?
- Kalkuliere für eine Veranstaltung von drei bis vier Stunden etwa 1 bis 1,5 Liter Wasser pro Person. Für Kaffee reichen meist 2 bis 3 Tassen pro Person, bei einem frühen Beginn eher mehr.
- Welche Technik muss ich für Vorträge spätestens prüfen?
- Prüfe Beamer, Leinwand, Laptop, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel, Adapter, Lautsprecher und Mikrofone mindestens 24 Stunden vor Beginn. Lade Präsentationen spätestens am Vortag und teste die Dateien auf dem eingesetzten Laptop.
- Wann sollte ich Namensschilder und Programmhefte vorbereiten?
- Bereite Namensschilder, Programmhefte, Ablaufplan und Teilnehmerliste spätestens am Vortag vor. Halte am Veranstaltungstag mindestens 10 Prozent zusätzliche Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
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