Qué necesitas para organizar un encuentro de conocimiento

Un encuentro de conocimiento necesita más que una sala y un programa. Esta lista reúne el material que suele faltar a última hora: cables, adaptadores, micrófonos, identificadores, vajilla y elementos para orientar a los asistentes. Calcula las cantidades según el número de participantes y comprueba la parte técnica al menos un día antes. Así podrás recibir a ponentes, servir café y agua y mantener las presentaciones sin interrupciones.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 60
Mesascant. 10
Mantelcant. 10
Perchero

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Clic de presentación
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 6
Canaletas para cablescant. 6
Rotafolioscant. 4
Pizarra blanca
Reloj de pared

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 6

Decoración

Portanombrescant. 60
Tarjetas con números de mesacant. 10
Señales de rutacant. 8
Bolígrafoscant. 60

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3

Limpieza

Papeleracant. 6
Aspiradora
Juego de fregona

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Leche entera - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua mineral sin gas - 50 botellas
- Agua mineral con gas - 40 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Panecillos blancos para hornear - 70 unidades
- Panecillos integrales para hornear - 40 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Queso joven - 3 kilogramos
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Fiambre de pechuga de pollo - 2 kilogramo
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 1 kilogramo
- Lechuga iceberg - 8 unidades
- Tomates - 4 kilogramos
- Pepinos - 8 unidades
- Pimientos - 3 kilogramo
- Cebolla roja - 1 kilogramo
- Mayonesa - 1 bote
- Mostaza - 2 frascos
- Ketchup - 2 botellas
- Sopa de verduras - 12 litros
- Sopa de tomate - 8 litros
- Palitos de pan - 6 paquetes
- Manzanas - 50 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 5 kilogramos
- Mandarinas - 50 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Mix de aperitivos salados - 4 bolsas
- Galletas integrales - 8 paquetes
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Barras de chocolate negro - 20 unidades
- Lonchas vegetales para sándwich - 2 kilogram
- Panecillos sin gluten - 10 unidades
- Bocadillos veganos - 10 unidades
- Servilletas - 150 unidades
- Vasos de papel - 100 unidades
- Tazones de sopa de papel - 70 unidades
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Esponjas - 6 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes

Consejos

Calcula una silla por participante y añade entre un 5 y un 10 % extra si esperas incorporaciones o cambios de última hora. Reserva también mesas suficientes para el catering, el registro y los materiales.
Para cada presentación, comprueba con 24 horas de antelación el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI y el adaptador correspondiente. Lleva un adaptador adicional si pueden conectarse equipos distintos.
Prepara un identificador para cada persona inscrita y entre 5 y 10 tarjetas en blanco para sustituciones o asistentes registrados el mismo día. Los portanombres deben estar listos antes de abrir la recepción.
Calcula al menos un vaso y una taza por persona, más un 10 % de margen. Coloca jarras de agua y café cerca de la sala, pero evita dejar cables de alargadores en las zonas de paso.
Imprime el programa, la lista de participantes y las señales de ruta como mínimo el día anterior. Lleva varias copias adicionales del programa y coloca el reloj visible para ayudar a los ponentes a respetar sus tiempos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para un encuentro de conocimiento?: Prepara una silla por cada participante confirmado y añade un margen del 5 al 10 %. Para 50 asistentes, por ejemplo, calcula entre 53 y 55 sillas.
¿Qué material técnico debo llevar para las presentaciones?: Como base necesitas portátil, proyector, pantalla, clic de presentación, cable HDMI y el adaptador adecuado. Comprueba todo al menos 24 horas antes y lleva regletas, alargadores y canaletas para ordenar los cables.
¿Cuántos vasos y tazas hacen falta por persona?: Calcula un vaso y una taza por asistente, con un 10 % adicional para reposición. Para 40 personas, prepara al menos 44 vasos y 44 tazas, además de jarras de agua y café.
¿Cuándo debo preparar los identificadores y el programa?: Ten los identificadores, el programa y la lista de participantes impresos como mínimo el día anterior. Prepara entre 5 y 10 identificadores en blanco para cambios o inscripciones de última hora.

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