Zo organiseer je een kattenbeurs zonder last-minute chaos

Begin met datum, locatie en een indeling waarin bezoekers, standhouders en kattenverblijven logisch samenkomen. Benader daarna standhouders en publiceer het inschrijfformulier, zodat je op tijd weet hoeveel tafels en voorzieningen nodig zijn. Werk vervolgens entree, programma, dierenwelzijnsregels en catering uit. De laatste week draait vooral om bevestigingen, bewegwijzering, betaalmiddelen en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zaalindeling uitwerken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Inschrijfformulier publiceren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Promotie op sociale media plaatsen
7
Posters verspreiden
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Standplaatsen toewijzen
2 personen
10
Deelnemers bevestigen
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Catering reserveren
13
Betaalwijze voor entree bepalen
2 personen
14
Entreeprijzen communiceren
15
Plattegrond voor bezoekers maken
16
Programma samenstellen
2 personen
17
Dierenwelzijnsregels opstellen
2 personen
18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
19
Vrijwilligers indelen
2 personen
20
Contactlijst afdrukken
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Standbordjes maken
2 personen
23
Bewegwijzering afdrukken
24
Prijskaarten voorbereiden
2 personen
25
Betaalkassa voorbereiden
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Materialen controleren
2 personen
28
Houdbaarheden controleren
29
Kattenverblijven reinigen
3 personen
30
Dozen en materialen klaarzetten
2 personen

Event

31
Zaal openen
2 personen
32
Vloer en entrees controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
3 personen
35
Kattenverblijven plaatsen
4 personen
36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Standhouders registreren
2 personen
38
Katten veilig plaatsen
4 personen
39
Kattenverblijven inspecteren
2 personen
40
Catering klaarzetten
3 personen
41
Entreebalie inrichten
2 personen
42
Garderobe inrichten
2 personen
43
Muziek en microfoon testen
2 personen
44
Briefing entreevrijwilligers
3 personen
45
Briefing standhouders
2 personen
46
Deuren openen
4 personen
47
Entreekaarten controleren
3 personen
48
Bezoekers informeren
2 personen
49
Standhouders ondersteunen
2 personen
50
Kattenverblijven controleren
3 personen
51
Hygiëne rond katten bewaken
2 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
57
Programmaonderdelen aankondigen
58
Laatste bezoekers waarschuwen
2 personen
59
Bezoekers laten vertrekken
3 personen
60
Katten veilig uitladen
4 personen

Nazorg

61
Kassa afsluiten
2 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
65
Kattenverblijven reinigen
3 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Zaal schoonmaken
4 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
73
Betaalgegevens verwerken
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Kassa-tafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Kattenbenchtafelsaantal 12
Kattenverblijvenaantal 40
Vouwkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Herbruikbare waterglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadstationsaantal 2
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Rekenmachinesaantal 2
Powerbanksaantal 4

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveerschalenaantal 10
Serveerschalen met dekselaantal 6
Opscheptangenaantal 6
Koelelementenaantal 12
Voedselbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 24
Kattenthema-vlaggenaantal 6
Bannersaantal 8
Kattenbeeldjesaantal 12
Fotowand
Kaarthoudersaantal 30
Plantdecoratieaantal 10
Naamkaartjesaantal 120
Standnummerkaartenaantal 50
Wegwijzerbordenaantal 18
Programmabordenaantal 4
Informatiebordenaantal 12
Klembordenaantal 12
Informatiefoldersaantal 400
Bezoekersflyersaantal 500
Polsbandjesaantal 500
Garderobenummersaantal 200
Laminator
Lamineerhoezenaantal 100
Plakbandaantal 8
Papiertapeaantal 6
Schaaraantal 6
Stiftenaantal 24

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Bureaulampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Desinfectiesprayaantal 6
Handdesinfectiestationsaantal 6
Poepzakdispensersaantal 6
Kattenbakkenaantal 40
Afvalbakkenaantal 10
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Waarschuwingsbordenaantal 4
Schoenhoesjesaantal 200

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de zaalindeling vast voordat je standhouders definitief bevestigt. Reserveer ruimte voor looproutes, de kassa, garderoberekken, kattenbenchtafels en een aparte plek voor kattenverblijven; een te volle opstelling wordt op de beursdag lastig bij te sturen.
Stuur deelnemersinformatie niet pas vlak voor de beurs. Bevestig standplaats, opbouwtijd, dierenwelzijnsregels, meegebrachte materialen en contactgegevens uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat vragen nog kunnen worden opgelost.
Regel entree en betalingen als één proces. Bepaal vooraf of je contant, met betaalterminals of beide werkt, communiceer de entreeprijzen op uitnodigingen en sociale media en test de kassa-tafel en betaalterminals vóór opening.
Plan vrijwilligers per tijdsblok in plaats van alleen per taak. Zorg bij de start minimaal voor bezetting bij entree, informatiepunt en zaalbegeleiding; leg de contactlijst afgedrukt klaar voor het geval telefoons niet bereikbaar zijn.
Controleer techniek en catering de dag vóór de beurs. Test geluidsset, draadloze microfoons, verlenghaspels en stekkerdozen, vul oplaadstations en zet koffieapparaten, waterkokers, herbruikbare kopjes en glazen klaar voordat standhouders arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kattenbeurs organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur enkele maanden vooraf vast, zodat je standhouders en promotie tijdig kunt regelen. Verstuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de beurs en controleer de zaal en techniek de dag ervoor.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een kattenbeurs?: Dat hangt af van het aantal standhouders, maar plan naast elke stand ook vrije loopruimte, een kassa, garderobe en plaatsen voor kattenbenchtafels en kattenverblijven. Maak de plattegrond eerst op schaal en wijs pas daarna de standplaatsen toe.
Wanneer moet ik standhouders voor een kattenbeurs benaderen?: Benader standhouders direct nadat datum en locatie zijn vastgelegd. Geef inschrijvingen een duidelijke sluitingsdatum en bevestig de definitieve standplaats uiterlijk 7 dagen voor het evenement.
Wat moet ik regelen voor kattenwelzijn op een kattenbeurs?: Leg de dierenwelzijnsregels vóór de inschrijving schriftelijk vast en stuur ze met de deelnemersinformatie mee. Beschrijf minimaal verzorging, rust, toezicht, verblijf en wat deelnemers moeten doen bij ziekte of stress; wijs op de dag zelf iemand aan voor vragen hierover.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.