Eine Katzenausstellung Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Katzenausstellung laufen Tierwohl, Ausstellerorganisation und Besucherbetrieb gleichzeitig. Beginne deshalb mit Datum und Ort, bevor du Anmeldungen öffnest: Raumgröße, Käfigplätze, Stromanschlüsse und Wege bestimmen fast alle späteren Entscheidungen. Danach folgen Aussteller, Anmeldung, Programm und Einlass. Plane die letzten Tage vor allem für Bestätigungen, Beschilderung, Helferzuweisung und die Kontrolle von Käfigtischen, Katzenunterkünften und Kassenstation ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Raumaufteilung ausarbeiten
2 Personen
- 3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular veröffentlichen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Werbung in sozialen Medien posten
- 7
Poster verteilen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 9
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 10
Teilnehmer bestätigen
2 Personen
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Catering reservieren
- 13
Zahlungsweise für den Eintritt festlegen
2 Personen
- 14
Eintrittspreise kommunizieren
- 15
Besucherplan erstellen
- 16
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 17
Tierschutzregeln aufstellen
2 Personen
- 18
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
- 19
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 20
Kontaktliste ausdrucken
- 21
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 22
Standschilder erstellen
2 Personen
- 23
Beschilderung drucken
- 24
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
- 25
Kassenstation vorbereiten
2 Personen
- 26
Einkaufen gehen
2 Personen
- 27
Materialien prüfen
2 Personen
- 28
Mindesthaltbarkeiten prüfen
- 29
Katzenunterkünfte reinigen
3 Personen
- 30
Kartons und Materialien bereitstellen
2 Personen
Event
- 31
Saal öffnen
2 Personen
- 32
Boden und Eingänge kontrollieren
2 Personen
- 33
Tische aufstellen
4 Personen
- 34
Stühle aufstellen
3 Personen
- 35
Katzenunterkünfte aufstellen
4 Personen
- 36
Aussteller empfangen
3 Personen
- 37
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 38
Katzen sicher platzieren
4 Personen
- 39
Katzenunterkünfte inspizieren
2 Personen
- 40
Catering bereitstellen
3 Personen
- 41
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 42
Garderobe einrichten
2 Personen
- 43
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 44
Briefing für Einlasshelfer
3 Personen
- 45
Aussteller briefing geben
2 Personen
- 46
Türen öffnen
4 Personen
- 47
Eintrittskarten prüfen
3 Personen
- 48
Besucher informieren
2 Personen
- 49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 50
Katzengehege kontrollieren
3 Personen
- 51
Hygiene rund um Katzen überwachen
2 Personen
- 52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 53
Snacks servieren
2 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 55
Mülleimer leeren
2 Personen
- 56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 57
Programmpunkte ankündigen
- 58
Letzte Besucher warnen
2 Personen
- 59
Besucher hinauslassen
3 Personen
- 60
Katzen sicher ausladen
4 Personen
Nachbereitung
- 61
Kasse abschließen
2 Personen
- 62
Geräte ausschalten
2 Personen
- 63
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 64
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 65
Katzenunterkünfte reinigen
3 Personen
- 66
Abfall sammeln
3 Personen
- 67
Saal reinigen
4 Personen
- 68
Dekoration entfernen
2 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
- 70
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 71
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 72
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 73
Zahlungsdaten verarbeiten
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 24
- StühleAnz. 80
- KassentischAnz. 2
- GarderobenständerAnz. 2
- KatzenkäfigtischeAnz. 12
- KatzenunterkünfteAnz. 40
- FaltkistenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
- Wiederverwendbare WassergläserAnz. 80
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierlöffelAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- KartenterminalsAnz. 2
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadestationenAnz. 2
- KassenAnz. 2
- GeldkassettenAnz. 2
- TaschenrechnerAnz. 2
- PowerbanksAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 2
- ServierschalenAnz. 10
- Servierplatten mit DeckelAnz. 6
- ServierzangenAnz. 6
- KühlelementeAnz. 12
- LebensmittelboxenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- Katzenmotiv-FlaggenAnz. 6
- BannerAnz. 8
- KatzenfigurenAnz. 12
- Fotowand
- KartenhalterAnz. 30
- PflanzendekorationAnz. 10
- NamensschilderAnz. 120
- StandnummernkartenAnz. 50
- Wegweiser-SchilderAnz. 18
- ProgrammschilderAnz. 4
- InfotafelnAnz. 12
- KlemmbretterAnz. 12
- InformationsbroschürenAnz. 400
- BesucherflyerAnz. 500
- ArmbänderAnz. 500
- GarderobennummernAnz. 200
- Laminiergerät
- LaminierhüllenAnz. 100
- KlebebandAnz. 8
- PapierklebebandAnz. 6
- SchereAnz. 6
- StifteAnz. 24
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 8
Reinigung
- BesenAnz. 3
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 24
- DesinfektionssprayAnz. 6
- HanddesinfektionsstationenAnz. 6
- KotbeutelspenderAnz. 6
- KatzenklosAnz. 40
- AbfallbehälterAnz. 10
- HandfegerAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WarnschilderAnz. 4
- SchuhüberzieherAnz. 200
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Raumaufteilung fest, bevor du Standplätze vergibst. Zeichne Käfigtische, Besuchergänge, Catering, Kasse und Ausgänge ein und rechne pro Aussteller mit dem tatsächlich benötigten Platz statt nur mit der Tischbreite.
- Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Teilnahmebedingungen und Tierschutzregeln fertig sind. Schicke bestätigten Teilnehmern spätestens 7 Tage vor der Ausstellung Anreise-, Aufbau-, Fütterungs- und Kontaktinformationen.
- Plane die Kasse für zwei Abläufe: Einlass und bargeldlose Zahlung. Teste Kartenterminals, Ladestationen und Verlängerungskabel am Vortag und drucke eine Kontaktliste sowie Namens- und Standschilder als Reserve aus.
- Bestelle Catering nicht nur nach der erwarteten Besucherzahl. Rechne Helfer und Aussteller separat ein, erfasse Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher und stelle Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Thermoskannen sowie wiederverwendbares Geschirr bereit.
- Teile Freiwillige in feste Schichten ein und besetze Einlass, Kasse, Ausstellerbereich, Programm und Tierwohlkontrolle gleichzeitig. Gib jeder Schicht eine erreichbare Kontaktperson und kontrolliere vor Öffnung Käfige, Beschilderung, Mikrofone und die Soundanlage.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Katzenausstellung organisieren?
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Raumaufteilung. Für Anmeldungen, Werbung, Catering und Helfer bleiben dann mehrere Wochen, statt alles in den letzten 14 Tagen zu bündeln.
- Wie viele Katzenkäfigplätze brauche ich für eine Katzenausstellung?
- Plane zunächst nach den bestätigten Anmeldungen und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserveplätze frei. Prüfe außerdem, ob Wege, Fluchtwege und Besucherflächen trotz der Käfigtische mindestens 1,2 Meter breit bleiben.
- Wann müssen Teilnehmer einer Katzenausstellung ihre Informationen bekommen?
- Versende die endgültige Teilnehmerinformation spätestens 7 Tage vor dem Termin. Sie sollte Standplatz, Aufbauzeit, Einlass, Tierschutzregeln, Ansprechpartner und Hinweise zu Fütterung oder besonderen Ernährungswünschen enthalten.
- Wie viele Helfer braucht eine Katzenausstellung?
- Für jede gleichzeitig geöffnete Funktion sollte mindestens eine Person eingeplant sein: Einlass, Kasse, Ausstellerbereich, Programm und Tierwohlkontrolle ergeben mindestens 5 Einsatzpositionen pro Schicht. Plane zusätzlich 1 bis 2 Springer ein, damit Pausen und Ausfälle abgedeckt sind.
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